Waar vind je het
Relaties → Klanten. Vink klanten aan in het overzicht; bovenaan verschijnt dan een balk met acties.
Eén klant op inactief zetten
- Open de klant via Relaties → Klanten.
- Klik in het blok Klantgegevens op het veld Actief en zet het uit.
Of klik op Bewerken, zet op het tabblad Instellingen het vinkje Actief uit en klik op Opslaan.
Meerdere klanten tegelijk aanpassen
- Ga naar Relaties → Klanten.
- Vink de klanten aan die je wilt aanpassen. Met Selecteer alles vink je alle klanten op de pagina aan.
- Bovenaan verschijnt een balk. Kies een actie:
- Activeren: de klanten worden weer actief.
- Deactiveren: de klanten worden inactief.
- Als prospect: de klanten worden als prospect gemarkeerd.
- Geen prospect: de prospect-markering wordt weggehaald.
- Verwijderen: de klanten worden verwijderd.
- Met Annuleren sluit je de balk zonder iets te wijzigen.
Wat is het verschil tussen deactiveren en verwijderen?
- Deactiveren gebruik je voor klanten met wie je niet meer werkt, maar van wie je de geschiedenis wilt bewaren. Bijvoorbeeld een klant die zijn woning heeft verkocht. De klant verdwijnt uit het standaardoverzicht, maar blijft vindbaar via het filter Inactief of Alle, met alle offertes, werkbonnen en facturen.
- Verwijderen gebruik je voor klanten die er niet hadden moeten staan, bijvoorbeeld een dubbel aangemaakte klant of een testklant.
Goed om te weten
- Gebruik bij twijfel liever Deactiveren dan Verwijderen.
- Inactieve klanten zie je terug via het filterpaneel. Zie Klanten zoeken en filteren.
- De acties Als prospect en Geen prospect zie je alleen als jullie met prospects werken.
- Je hebt het recht om klanten te bewerken nodig voor deze acties.
- Gebruiken jullie een boekhoudkoppeling, dan worden geactiveerde of gedeactiveerde klanten daar ook bijgewerkt.
- Vraagt een klant welke gegevens je bewaart, of wil hij dat je ze verwijdert (AVG)? Dat regelt een beheerder onder Instellingen → Organisatie → Beveiliging & privacy, in het blok Gegevens van een klant, met Gegevens downloaden of Gegevens verwijderen. Facturen en offertes met een nummer blijven daarbij staan, omdat je die wettelijk moet bewaren. Zie Beveiligingsinstellingen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een gedeactiveerde klant weer actief maken?
Ja. Zet in het filterpaneel Status op Inactief, vink de klant aan en kies Activeren.
Ik zie de balk met acties niet. Waarom?
De balk verschijnt pas als je minstens één klant hebt aangevinkt. Krijg je na het kiezen van een actie de melding dat je geen toegang hebt, dan mis je het recht om klanten te bewerken. Vraag het je beheerder.
Kan ik een klant met facturen verwijderen?
Twijfel je, zet de klant dan op inactief. Zo blijven de facturen netjes aan de klant gekoppeld.