Waar vind je het
Relaties → Klanten, open de klant en kies het tabblad Taken. Rechtsboven staat Taak toevoegen.
Zo werkt het
- Open de klant via Relaties → Klanten.
- Klik op het tabblad Taken.
- Klik rechtsboven op Taak toevoegen. Het venster Taak toevoegen opent.
- Kies bovenaan het tabblad Taak, Afspraak of Call.
- Vul bij Onderwerp kort in waar het om gaat, bijvoorbeeld "Terugbellen over offerte warmtepomp".
- Kies een Status.
- Controleer de Klant; die is al ingevuld. Koppel eventueel een Project of Ticket.
- Kies de Medewerker(s) die de taak uitvoeren.
- Plan in:
- Bij een Taak kies je bij Planning: Niet inplannen (de taak staat alleen in de takenlijst), Later inplannen (de taak komt bij Te plannen, om later in de agenda te zetten) of Direct inplannen (vul Datum, Van en Tot in, of vink Hele dag aan). Bij Niet inplannen en Later inplannen vul je de Duur in uren in, bijvoorbeeld 1:30; bij Direct inplannen volgt de duur uit Van en Tot. Een Opleverdatum kun je altijd invullen.
- Bij een Afspraak vul je de Datum, Van en Tot in.
- Bij een Call vul je de Datum en Van in. Een call duurt altijd 15 minuten.
- Controleer bij Locatie waar de taak plaatsvindt, bijvoorbeeld de locatie van de klant, of voer een andere locatie in.
- Klik op Opslaan.
De taak staat nu op het tabblad Taken van de klant. Het getal achter het tabblad laat zien hoeveel taken er zijn.
Welke soort kies je?
- Taak: iets wat gedaan moet worden, zoals "Materiaal bestellen voor vervanging cv-ketel".
- Afspraak: een moment met de klant, zoals een opname op locatie voor een offerte.
- Call: een telefoongesprek, zoals terugbellen over een storing. Een call voltooi je door de status Voltooid te kiezen; daarna leg je het Gespreksresultaat vast. Zie Een call voltooien en vastleggen.
Activiteiten bij een taak
Open een bestaande taak en klap Activiteiten bij deze taak open. Typ bij Activiteit toevoegen een korte update, bijvoorbeeld "Onderdeel besteld, levering donderdag", en klik op Toevoegen. Zo ziet iedereen die de taak opent de voortgang.
Goed om te weten
- Je kunt een taak ook aanmaken vanuit een deal. Dan heet het Opvolging. Zie Opvolging plannen bij een deal.
- De statussen in de keuzelijst stelt je beheerder in. Zie Instellingen voor CRM.
- Ingeplande taken en afspraken zie je ook in de agenda van de planning. Gebruik je een agenda-koppeling, dan verschijnen ze ook in je eigen agenda.
- Een afspraak of call heeft één planmoment in de agenda. Dat volgt de status van de afspraak of call: voltooi je de afspraak, dan is het planmoment ook voltooid.
- Zie je het tabblad Taken niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Kan ik een taak aan een collega geven?
Ja. Kies de collega bij Medewerker(s). Je kunt ook meerdere medewerkers kiezen.
Hoe voltooi ik een taak?
Open de taak en kies de status Voltooid (of de status die bij jullie als voltooid telt). Bij een call vraagt Appficient daarna om het Gespreksresultaat.
Moet ik een taak altijd inplannen?
Nee. Kies Niet inplannen als de taak alleen een herinnering is zonder vast moment.