Privacyverklaring AI-assistent & Google Workspace

The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs adheres to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Appficient gebruikt gegevens die via Google Workspace API's worden verkregen uitsluitend voor het aanbieden van functionaliteiten waar de gebruiker zelf om vraagt, zoals het synchroniseren van agenda's en taken. Google-gebruikersgegevens worden niet gebruikt voor het ontwikkelen, verbeteren of trainen van algemene AI- of machinelearningmodellen, zowel niet door Appficient als door derden.

Wanneer je Google Calendar of Google Tasks aan Appficient koppelt, vragen we alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn om deze koppelingen te laten werken:

• Agenda's (alleen-lezen) — zodat je kunt kiezen welke agenda je met Appficient wilt synchroniseren.
• Agenda-afspraken — om afspraken tussen Appficient en Google Calendar te synchroniseren.
• Taken — om taken tussen Appficient en Google Tasks te synchroniseren.
• E-mailadres — om vast te stellen welk Google-account aan Appficient is gekoppeld.

Appficient vraagt geen toegang tot Gmail, Google Drive, Google Contacten of Google Photos.

• Het synchroniseren van gekoppelde afspraken en taken tussen Google en Appficient.
• Het weergeven van je planning binnen Appficient.
• Het beheren van je Google-koppeling, bijvoorbeeld voor het verbinden, verbreken of opnieuw autoriseren van je account.

Gegevens die we via Google Workspace ontvangen, worden niet gebruikt voor:

• advertenties, profilering of remarketing;
• verkoop of doorverkoop van gegevens aan derden;
• het trainen, ontwikkelen of verbeteren van algemene AI- of machinelearningmodellen;
• andere doeleinden dan de functionaliteiten waarvoor de gebruiker de koppeling heeft geactiveerd.

Google OAuth-tokens en volledige of onbewerkte API-responses van Google Calendar en Google Tasks worden niet doorgestuurd naar OpenAI of andere AI-diensten.

Wanneer je de AI-assistent expliciet een vraag stelt over je planning, bijvoorbeeld "Wat staat er morgen op mijn agenda?", kan een beperkte hoeveelheid relevante planningsinformatie uit Appficient naar OpenAI worden gestuurd. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om de titel, het tijdstip en de duur van een afspraak.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt om de door jou gestelde vraag te beantwoorden. Ze worden niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van algemene AI-modellen. Appficient stuurt geen volledige agenda's of grote hoeveelheden Google-agendagegevens naar AI-diensten.

De AI-assistent is een geïntegreerde assistent binnen Appficient die je helpt bij het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden. Je kunt de assistent bijvoorbeeld vragen om een factuur voor te bereiden, klantgegevens te wijzigen, informatie op te zoeken of naar een bepaalde pagina binnen Appficient te gaan.

De AI helpt bij het begrijpen en verwerken van je opdracht. Het daadwerkelijk opslaan, wijzigen of verwijderen van gegevens vindt plaats binnen de systemen van Appficient en wordt uitgevoerd met inachtneming van de rechten en instellingen van jouw omgeving.

Om je verzoek goed te kunnen begrijpen en beantwoorden, kan Appficient een beperkte hoeveelheid relevante informatie naar OpenAI sturen. Afhankelijk van de functie kan dit bestaan uit:

• recente berichten uit het gesprek met de AI-assistent (maximaal circa 30 berichten);
• door jou opgeslagen LEARNED-regels, met een beperkte lengte;
• in specifieke situaties de naam en het adres van één klant, bijvoorbeeld wanneer je de assistent gebruikt vanaf een klantpagina;
• bij een expliciete vraag over je planning: beperkte planningsinformatie, zoals titel, tijdstip en duur.

We hanteren hierbij het principe van dataminimalisatie: alleen gegevens die nodig zijn om de gevraagde functie uit te voeren, worden verwerkt. We sturen geen volledige klantbestanden, volledige administraties of andere bulkgegevens naar OpenAI.

Appficient gebruikt gegevens uit gesprekken, bedrijfsgegevens en Google Workspace-gegevens niet voor het trainen of verbeteren van algemene AI-modellen.

Voor onze AI-functionaliteiten maken we gebruik van de commerciële API van OpenAI. Gegevens die via deze API worden verwerkt, worden volgens de voorwaarden voor de OpenAI API niet standaard gebruikt om de algemene modellen van OpenAI te trainen.

Bedrijfs- en persoonsgegevens die binnen Appficient worden opgeslagen, blijven gekoppeld aan jouw eigen omgeving (tenant). Gesprekken met de AI-assistent kunnen per omgeving en gebruiker worden opgeslagen om gesprekscontext en de werking van de assistent mogelijk te maken.

• De AI-assistent krijgt alleen de informatie die nodig is om de gevraagde taak uit te voeren.
• Voordat een actie binnen Appficient wordt uitgevoerd, controleert het systeem of de gebruiker en de betreffende omgeving hiervoor over de juiste rechten beschikken.
• Het accepteren van de voorwaarden voor het gebruik van de AI-assistent vindt plaats per Appficient-omgeving.

Appficient biedt ook AI-functies voor tickets, zoals het samenvatten van een ticket of het opstellen van een conceptantwoord. Voor het gebruik van deze functies is toestemming binnen de betreffende Appficient-omgeving vereist.

Waar mogelijk worden persoonsgegevens in ticketinhoud, zoals e-mailadressen, telefoonnummers en IBAN-nummers, geanonimiseerd voordat de inhoud naar OpenAI wordt verzonden.

Voor bepaalde AI-functionaliteiten maakt Appficient gebruik van OpenAI via de commerciële API. OpenAI kan daarbij optreden als subverwerker. Appficient maakt passende afspraken over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens en beperkt de hoeveelheid gegevens die naar OpenAI wordt verzonden tot wat noodzakelijk is voor de betreffende functionaliteit.

Je hebt, voor zover van toepassing, recht op inzage in je persoonsgegevens en op rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking daarvan.

Heb je vragen over de verwerking van gegevens door onze AI-functionaliteiten of Google-koppelingen? Neem dan contact op met de beheerder van jouw Appficient-omgeving of stuur een e-mail naar info@appficient.nl.

Je kunt de Google-koppeling op ieder moment verbreken via Instellingen → Agenda-koppelingen in Appficient. Je kunt de toegang van Appficient tot je Google-account daarnaast intrekken via de beveiligingsinstellingen van je Google-account.

The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs adheres to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Appficient uses Google Workspace data only to provide user-requested calendar and task synchronization features. We do not use Google Workspace user data to develop, improve, or train generalized or foundational AI/ML models.

Google data: Appficient only requests access to the Google data required for its Calendar and Tasks integrations, including calendar lists (read-only), calendar events, tasks and the user's email address. Appficient does not request access to Gmail, Google Drive, Google Contacts or Google Photos.

AI processing: Appficient uses OpenAI through its commercial API for certain AI-powered features. Google OAuth tokens and raw Google API responses are not sent to OpenAI. When a user explicitly asks the AI assistant about their schedule, limited information required to answer the request, such as an appointment title, time and duration, may be processed through the OpenAI API. This processing is performed solely to provide the requested functionality and is not used by Appficient to train generalized AI/ML models.

Contact: info@appficient.nl