Facturen versturen en je geld binnenhalen.
Werk afgerond, factuur verstuurd, en dan wachten. In Appficient maak je facturen vanuit je offerte of werkbon en stuur je ze met een betaallink mee. Per factuur zie je of die nog openstaat of al betaald is, zonder je boekhouding te openen. Herinneringen en incasso stel je één keer in.
Weten welke factuur nog openstaat.
Met een factuur breng je geld in rekening bij je klant. Pas met een factuurnummer is het een definitieve factuur. Een pro forma factuur is een voorlopige versie zonder nummer, bijvoorbeeld om een bedrag vooraf te laten zien. In Appficient staan al je facturen onder Facturatie → Facturen, in de tabbladen Concept, Openstaand, Betaald en Alle. Zo zie je direct wat nog binnen moet komen.
Betaallink mee, status erbij.
Waar factureren foutgevoelig wordt.
Als je facturen los maakt, controleer je dezelfde gegevens telkens opnieuw. Appficient gebruikt klantgegevens, offertes en servicecontracten als basis. Nummering, incasso, betaaltermijn en herinneringen leg je één keer vast in de instellingen voor facturen.
Wat je beter bijhoudt
- Facturen maken vanuit klantgegevens, offerte, order of servicecontract
- Btw, factuurnummer en betalingstermijn op dezelfde plek controleren
- Openstaande facturen en herinneringen terugvinden per klant
- Omzet en openstaande posten meenemen in het dashboard
Logo, regels, btw, totaalbedrag en betalingstermijn staan netjes op de factuur. Met een betaallink maak je betalen makkelijker voor de klant.
Van werk naar factuur.
Een losse factuurtool maakt een document. Appficient laat ook zien waar die factuur vandaan komt en wat ermee gebeurt.
| Losse factuur |  |
|
|---|---|---|
| Factuur maken | Klantgegevens opnieuw invullen | Factuur maken vanuit klantgegevens of offerte |
| Openstaand | Openstaande posten apart bijhouden | Openstaande facturen zichtbaar per klant en in dashboard |
| Herinneringen | Herinneringen handmatig onthouden | Herinneringen vanuit dezelfde factuur opvolgen |
| Koppeling | Factuur staat los van project of servicecontract | Factuur blijft gekoppeld aan de bron |
Van akkoord naar betaalde factuur.
De factuur ontstaat uit je bestaande werk, niet uit een leeg document.
- 1
Bron kiezen
Gebruik een klant, offerte, order, project of servicecontract als basis.
- 2
Regels controleren
Controleer omschrijving, btw, bedrag en betalingstermijn. Met Factuur genereren krijgt hij zijn factuurnummer.
- 3
Factuur versturen
Stuur de factuur met je huisstijl en eventueel een betaallink.
- 4
Betaling opvolgen
Zie in het tabblad Openstaand wat nog niet betaald is. Herinneringen en incasso lopen volgens je instellingen.
Wat je minder handmatig doet.
Offerte. Een akkoorde offerte wordt de basis voor de factuur, dus je typt bedragen en regels niet nog een keer over.
Betaallink. Je stuurt een betaallink mee in dezelfde stap, zodat klanten sneller en makkelijker betalen.
Openstaand. Je ziet welke facturen nog openstaan zonder daarvoor een aparte lijst bij te houden.
Herinnering. Een herinnering volg je op vanuit de factuur zelf, niet vanuit je geheugen.
Wat AppPilot na de klus klaarzet.
Na een getekende offerte of een afgeronde werkbon bouw je de factuur niet zelf op. AppPilot zet hem klaar met dezelfde regels en een betaallink. Per taak kies je of je hem eerst nakijkt of dat hij direct de deur uitgaat.
Wat er klaarstaat
- Factuur, project en bevestiging na een getekende offerte
- Conceptfactuur met dezelfde uren en materialen na de werkbon
- Herinnering als een factuur te lang openstaat
- Mails alleen op werkdagen binnen kantooruren
Veelgestelde vragen
Kan ik een storing direct op locatie factureren?
Ja. Je maakt de factuur op je telefoon met de uren en materialen van de werkbon en verstuurt hem voordat je wegrijdt.
Komen de regels van de werkbon op de factuur?
Ja. Zodra de werkbon is afgerond, staat de conceptfactuur klaar met dezelfde uren en materialen. Je typt niets over en vergeet geen voorrijkosten.
Kan ik een betaallink meesturen?
Ja. Je stuurt een betaallink mee, zodat de klant direct online betaalt, bijvoorbeeld met iDEAL.
Gaan herinneringen automatisch?
Ja, als je dat instelt. Blijft een factuur te lang openstaan, dan loopt de herinnering vanzelf mee. Je hoeft geen lijst bij te houden.
Zie ik welke facturen nog openstaan?
Ja. Openstaande facturen staan in één overzicht, met de status per factuur.
Is Appficient boekhoudsoftware?
Nee. Appficient regelt alles van offerte tot betaling. Je boekhouding en aangifte doe je nog steeds met je boekhouder of je boekhoudpakket.
Kan ik servicecontracten periodiek factureren?
Ja. Een contract leg je vast als servicecontract per maand, kwartaal of jaar, en de factuur wordt op tijd klaargezet. Zie servicecontracten factureren.
Kan ik mijn oude facturen meenemen?
Ja. Bestaande facturen en openstaande posten kun je importeren, zodat je blijft zien wat je eerder verstuurde en wat er nog binnen moet komen.