Planningssoftware voor installateurs.
Komt er een storing tussendoor, dan zie je op het planbord meteen welke monteur nog ruimte heeft. Hij krijgt de klus met adres en klantgeschiedenis op zijn telefoon.
Wat is planningssoftware voor installateurs?
Met planningssoftware bepaal je welke monteur wanneer welke klus doet: storingen, onderhoudsbeurten en installaties. In Appficient is die planning geen losse agenda. Elke klus en elke taak hangt aan een klant of project, dus offerte, werkbon en factuur gebruiken dezelfde gegevens. Appficient is Nederlandse bedrijfssoftware voor installatiebedrijven, met klanten, offertes, facturen, projecten, werkbonnen en planning in één omgeving.
De dag van je monteur, op zijn telefoon
Monteursplanning per week op één planbord
Waar een gedeelde agenda tekortschiet
Een gedeelde agenda vertelt je wanneer iemand ergens moet zijn. Niet bij welke klant de klus hoort, wat er de vorige keer is gedaan of dat de offerte al getekend is. Dat zoek je er apart bij, in je mail of in een map. In Appficient staat het bij de klus zelf, zodat de monteur weet wat hij aantreft voordat hij aanbelt.
Wat je per klus of taak vastlegt
- Omschrijving, datum en deadline
- De monteur of collega die het oppakt, en de prioriteit
- De klant of het project waar het bij hoort
- Of het nog openstaat of klaar is, met de historie bij de klant
Van whiteboard en groepsapp naar één planning
Veel installatiebedrijven plannen met een whiteboard op kantoor, een gedeelde agenda en een groepsapp. Dat gaat goed tot er een spoedklus tussendoor komt of een monteur ziek is. Dan zit de planning in één hoofd.
| Los plannen |  |
|
|---|---|---|
| Taken | Planning op een whiteboard of in een gedeelde agenda | Planbord per monteur, ook op zijn telefoon |
| Klant of project | Adres en klus doorgeven via de groepsapp | Adres, klant en eerder werk staan bij de klus |
| Teamplanning | Onderhoudsbeurten bijhouden in een Excel-lijst | Een terugkerende taak zet onderhoud vanzelf weer op de planning |
| Historie | Na de klus uren en materiaal overtypen voor de factuur | De werkbon wordt een conceptfactuur met dezelfde uren en materialen |
Van storingsmelding tot factuur
Zo loopt een storing door Appficient, van het telefoontje van de klant tot de factuur.
- 1
Melding vastleggen
Een klant meldt een storing aan de cv-ketel. Je legt de melding vast als klantvraag bij die klant en ziet direct wat er eerder op dat adres is gedaan.
- 2
Inplannen
Zet de klus met datum en monteur op het planbord. Je ziet meteen wie er die dag nog ruimte heeft.
- 3
Uitvoeren
De monteur ziet de klus op zijn telefoon, met adres en klantgeschiedenis. Uren, materiaal en foto's boekt hij op de werkbon.
- 4
Factureren
Is de werkbon afgerond, dan staat de conceptfactuur klaar. Jij controleert hem en verstuurt.
Waar een goede monteursplanning op draait
Eén eigenaar. Elke klus en taak staat op naam van één monteur of collega. Niemand denkt dat een ander het al oppakt.
Deadline. Je ziet taken met een deadline aankomen, ook het werk op kantoor zoals een offerte nabellen of materiaal bestellen.
Context. Bij de klus staan klant, adres en eerder werk. De monteur hoeft niet eerst kantoor te bellen.
Terugkerend. Onderhoud dat elk jaar of kwartaal terugkomt, staat vanzelf weer op de planning.
Veelgestelde vragen over planningssoftware
Kan ik storingen en onderhoud per monteur plannen?
Ja. Op het planbord zet je elke klus op een dag en bij een monteur. Je bekijkt de planning per persoon of voor het hele team, ook klussen die meerdere dagen duren.
Wat ziet mijn monteur op zijn telefoon?
Zijn eigen dag: de afspraken met adres, de klantgeschiedenis en zijn openstaande taken. Daar vult hij ook zijn werkbon in. Offertes en facturen blijven voor monteurs afgeschermd.
Werkt de planning samen met Google Calendar of Outlook?
Ja. Je koppelt de planning met Google Calendar of Microsoft Outlook via de instellingen bij de planning-agenda. Zo staan de afspraken uit Appficient ook in de agenda die je monteur al gebruikt.
Kan terugkerend onderhoud vanzelf op de planning komen?
Ja. Voor werk dat elk jaar of kwartaal terugkomt, zoals het onderhoud van een cv-ketel of warmtepomp, maak je een terugkerende taak. Die verschijnt vanzelf weer op de planning, gekoppeld aan de klant. Wil je dat onderhoud ook periodiek factureren, kijk dan bij servicecontracten.
Waar komt een storingsmelding terecht?
Als klantvraag bij de juiste klant, met wat er eerder op dat adres is gedaan. Van daaruit zet je de klus met datum en monteur op de planning. Meer hierover lees je bij storingsmeldingen als klantvragen.
Wat gebeurt er na de klus?
De monteur rondt zijn werkbon af en de conceptfactuur staat klaar met dezelfde uren en materialen. Hoe dat werkt, zie je bij de werkbon app.
Kan ik ook taken voor kantoor plannen?
Ja. Naast klussen plan je ook taken zoals een offerte nabellen of materiaal bestellen. Elke taak krijgt een verantwoordelijke, een deadline en een prioriteit, en hangt aan een klant of project als dat nodig is.
Is planningssoftware handig voor een klein installatiebedrijf?
Ja. Met twee of drie monteurs zit de planning vaak in één hoofd. Is die persoon ziek of op vakantie, dan staat in Appficient nog steeds wie waarheen gaat en wat er bij de klant speelt. In het pakket Team zitten twee monteurs inbegrepen, in Bedrijf tien. Zie de tarieven.