Waar vind je het
- Voor jezelf: Mijn profiel, of Instellingen → Persoonlijk → Profiel.
- Voor de omgeving (alleen beheerders): Instellingen → Organisatie → Beveiliging & privacy.
Zo werkt het
In je profiel
In Mijn profiel staan deze blokken:
- Tweestapsverificatie: aanzetten, het Type kiezen (Authenticator-app of E-mail) en met Verbinding verbreken loskoppelen. Hier staat ook de lijst Vertrouwde apparaten. Zie Tweestapsverificatie instellen.
- Herstelcodes: zien hoeveel codes je nog hebt en met Nieuwe codes genereren nieuwe maken. Zie Inloggen met een herstelcode.
- Gekoppelde AI-apps: externe AI-apps die je toegang hebt gegeven tot je gegevens in deze omgeving. Per app zie je het niveau (Alleen lezen, Lezen en schrijven of Lezen, schrijven en versturen) en wanneer de app voor het laatst is gebruikt. Met Koppeling intrekken haal je de toegang weg.
- Ingelogde apparaten: telefoons en tablets met de Appficient-app. Met Apparaat afmelden of Alle apparaten afmelden log je ze uit. Zie Ingelogde apparaten en uitloggen.
Beveiliging & privacy (beheerder)
- Ga naar Instellingen → Organisatie → Beveiliging & privacy.
- Je vindt hier onder meer:
- AI en externe diensten: met AI mag e-mails en tickets van klanten lezen bepaal je of AI samenvattingen, antwoordvoorstellen en offertes voor je klaarzet en of automatiseringen slim mogen reageren. Staat dit uit, dan slaan automatiseringen alle AI-stappen over. Zet je het later uit, dan wordt ook gewist wat AI eerder heeft opgeslagen.
- Bewaartermijnen: na hoeveel Dagen inhoud automatisch wordt verwijderd. Het overzicht van wat er gebeurde blijft bewaard.
- Veiligheidslimieten voor automatiseringen: gaat een automatisering veel vaker af dan normaal, dan wordt hij automatisch gepauzeerd.
- Gegevens van een klant: als een klant wil weten welke gegevens je bewaart of wil dat je ze verwijdert, kies je Gegevens downloaden of Gegevens verwijderen.
- Wie deed wat: een logboek van gebeurtenissen in je omgeving. Filter op Gebeurtenis en Periode en gebruik Exporteren om het logboek op te slaan.
- Klik op Opslaan als je iets hebt gewijzigd.
Goed om te weten
- Facturen en offertes met een nummer moet je wettelijk 7 jaar bewaren. Die blijven staan, ook als je de gegevens van een klant verwijdert.
- Gegevens verwijderen voor een klant kan niet ongedaan worden gemaakt. Je bevestigt door VERWIJDER te typen.
- Externe AI-apps koppel je zelf vanuit die app. Je kiest dan een omgeving en een toegangsniveau en klikt op Toestaan. Daarvoor moet de omgeving de AI-module hebben.
- Instellingen die via de AI-collega zijn aangepast, ziet een beheerder in Instellingen → Gegevens → Wijzigingenlog.
- Zie je Beveiliging & privacy niet? Dan ben je geen beheerder van deze omgeving. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Ik heb ooit een AI-app gekoppeld en wil dat niet meer. Wat doe ik?
Ga naar Mijn profiel → Gekoppelde AI-apps en klik bij de app op Koppeling intrekken.
Waar zie ik wat er in onze omgeving is gebeurd?
Een beheerder vindt dat in Beveiliging & privacy → Wie deed wat, met per regel de datum, wie het deed, wat er gebeurde en waarop.
Een klant vraagt om zijn gegevens. Hoe lever ik die aan?
Zoek de klant bij Gegevens van een klant en kies Gegevens downloaden.