Waar vind je het
Relaties → Klanten, knop Nieuwe klant rechtsboven.
Zo werkt het
- Ga naar Relaties → Klanten.
- Klik rechtsboven op Nieuwe klant. Het venster Klant aanmaken opent.
- Kies op het tabblad Algemeen bij Type voor Particulier of Bedrijf.
- Vul Voornaam en Achternaam in.
- Bij een bedrijf vul je ook Bedrijfsnaam, Rechtsvorm, KvK-nummer, BTW-nummer en eventueel Website in. Tip: begin met de bedrijfsnaam te typen en kies het bedrijf uit de lijst, dan vult Appficient adres en KvK-nummer voor je in. Zie Bedrijfsgegevens automatisch invullen via KvK.
- Vul Adres, Postcode, Plaats en Land in.
- Vul E-mailadres en Telefoonnummer in. Facturen en offertes gaan standaard naar dit e-mailadres.
- Vul op het tabblad Financieel eventueel IBAN, Ten name van en BIC code in.
- Controleer op het tabblad Instellingen de Betaaltermijn, Vervaltermijn, Standaard omzetgroep en de Brief/mail aanhef.
- Klik op Aanmaken.
De klant staat nu in het overzicht en krijgt automatisch een klantnummer volgens de nummering uit de instellingen.
Het tabblad Instellingen
- Status: met Actief bepaal je of de klant in het standaardoverzicht staat.
- Prospect of Lead-status: geef aan dat het (nog) geen vaste klant is. Zie Werken met prospects.
- Betaaltermijn en Vervaltermijn: in dagen. Deze zijn vooraf ingevuld met de standaardwaarden.
- Afwijkend e-mail facturen en Afwijkend e-mail herinneringen: vul een ander adres in als facturen of herinneringen niet naar het algemene e-mailadres moeten. Bijvoorbeeld de financiële administratie van een woningcorporatie.
- Brief/mail aanhef: de aanhef in brieven, e-mails, facturen, offertes en werkbonnen. Eindig bij voorkeur met een komma.
Goed om te weten
- Je kunt ook een klant aanmaken vanuit andere schermen, bijvoorbeeld bij het maken van een offerte, factuur, taak of deal. Daar zie je dan een knop zoals Nieuwe klant of een plusje naast het klantveld.
- Zoek eerst of de klant al bestaat. Zo voorkom je dubbele klanten. Zie Klanten zoeken en filteren.
- Contactpersonen en extra adressen voeg je toe op de klantkaart nadat je de klant hebt aangemaakt.
- Gebruiken jullie een koppeling met een boekhoudpakket, dan wordt een nieuwe of gewijzigde klant daar ook naartoe gestuurd.
Veelgestelde vragen
Moet ik voor een particulier een bedrijfsnaam invullen?
Nee. Kies bij Type voor Particulier. De velden voor bedrijfsgegevens zijn dan niet nodig.
Kan ik het klantnummer zelf kiezen?
Het klantnummer wordt automatisch gemaakt op basis van de instellingen. De opbouw stelt je beheerder in onder Instellingen → Relaties → Klanten.
De klant wil facturen op een ander e-mailadres. Wat doe ik?
Vul op het tabblad Instellingen het veld Afwijkend e-mail facturen in.