Privacyverklaring

Appficient
De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk
KvK: 91801621
BTW: NL004916018B36
E-mail: info@appficient.nl
Telefoon: 085 401 7314

Voor alle vragen over privacy en persoonsgegevens: legal@appficient.nl

Deze privacyverklaring is gericht aan iedereen (klant of niet) die op de een of andere manier persoonsgegevens met ons deelt (hierna: "je", "jij" en "jou"). We willen jou in heldere taal vertellen welke informatie we van jou verzamelen, waarom we dat doen en wat er met die gegevens gebeurt. Niet alleen omdat we daar wettelijk toe verplicht zijn op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar vooral omdat we transparantie en privacy belangrijk vinden.

We streven ernaar om de regels rond gegevensbescherming uit de Europese en Nederlandse wetgeving zo goed mogelijk na te leven. Daarom bieden we jou steeds de mogelijkheid om deze privacyverklaring te raadplegen voordat je persoonlijke informatie met ons deelt. Zo weet je precies wat je mag verwachten en kun je een weloverwogen beslissing nemen.

Heb je suggesties over hoe we ons privacybeleid kunnen verbeteren? Laat het ons weten via legal@appficient.nl.

Voordat we in detail treden, is er een belangrijk onderscheid dat je moet kennen:

1. Gegevens over jou. Denk aan je naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens en factuurgegevens. Voor deze gegevens is Appficient de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarom en hoe deze gegevens verwerkt worden. Daarover gaat deze privacyverklaring.

2. Gegevens die jij in jouw Appficient-omgeving zet. Denk aan de gegevens van jouw eigen klanten, contactpersonen, offertes, facturen en projecten. Voor deze gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Appficient slechts de verwerker: wij verwerken deze gegevens uitsluitend in jouw opdracht, om de software te laten werken. We gebruiken deze gegevens nooit voor eigen doeleinden en verkopen ze nooit aan derden. De afspraken hierover zijn vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de overeenkomst die je met ons sluit. Vragen hierover? Mail naar legal@appficient.nl.

Medewerkers van Appficient kijken nooit rechtstreeks in jouw omgeving, behalve wanneer jij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft (bijvoorbeeld bij een supportvraag) of wanneer dit technisch noodzakelijk is om een probleem of veiligheidsincident te onderzoeken.

Ik heb een betaald abonnement op Appficient.

Met "klant" bedoelen we de ondernemer of wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming die de overeenkomst (softwarelicentie) met Appficient aangaat of onderhoudt.

Wat weet Appficient over mij?

Wanneer je een betaald account hebt, verzamelen wij in ieder geval de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• Bedrijfs- en facturatieadres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• KvK- en btw-nummer van je onderneming
• De logingegevens gekoppeld aan jouw account (wachtwoorden worden altijd versleuteld opgeslagen)
• IP-adres en daaraan gekoppelde algemene locatiegegevens (land en regio, geen exact adres)
• Informatie over het gebruik dat je maakt van de software (bijvoorbeeld tijdstip van in- en uitloggen en welke modules je het meest gebruikt)
• Alle andere persoonsgegevens die je vrijwillig met ons deelt (bijvoorbeeld tijdens correspondentie met Appficient)

Wat doet Appficient met mijn informatie?

Als klant hebben we jouw persoonsgegevens in de eerste plaats nodig om jouw klantaccount en omgeving aan te maken en de overeenkomst uit te voeren. Verder gebruiken we je gegevens om jouw vragen gericht en snel te beantwoorden, om je facturen correct op te stellen en toe te sturen, en om eventuele betalingsproblemen op te volgen.

We monitoren het gebruik van de software om deze te verbeteren. In de meeste gevallen gebruiken we deze data alleen geaggregeerd en anoniem, voor gebruiksonderzoek en statistische analyse. Af en toe kijken we op individueel niveau mee, bijvoorbeeld om te zien of je alles uit de software haalt en of we je ergens bij kunnen helpen.

Jouw account blijft altijd persoonlijk en vertrouwelijk. Zolang je jouw inloggegevens met niemand deelt, kun alleen jij in jouw account. Wij bewaren wachtwoorden uitsluitend versleuteld (gehasht).

Als klant ontvang je van ons e-mails die je helpen om de software goed te gebruiken, zoals onboarding-mails in je eerste periode en productupdates wanneer we nieuwe functies lanceren. Je kunt je e-mailvoorkeuren op elk moment aanpassen en je voor commerciële mailings uitschrijven.

Overzicht (juridisch)

Ik gebruik Appficient via het account van mijn werkgever of opdrachtgever, maar betaal zelf geen facturen.

Met "gebruiker" bedoelen we de persoon (bijvoorbeeld een werknemer, buitendienstmedewerker of freelancer) die in opdracht van een klant met Appficient werkt.

Wat weet Appficient over mij?

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Eventueel je telefoonnummer en functie, als de klant of jijzelf die invult
• De logingegevens gekoppeld aan jouw gebruikersprofiel (wachtwoorden worden altijd versleuteld opgeslagen)
• IP-adres en daaraan gekoppelde algemene locatiegegevens (land en regio, geen exact adres)
• Informatie over het gebruik dat je maakt van de software
• Alle andere persoonsgegevens die je vrijwillig met ons deelt

Wat doet Appficient met mijn informatie?

We gebruiken jouw gegevens in de eerste plaats om jouw persoonlijke gebruikersaccount aan te maken onder het klantaccount van jouw werkgever of opdrachtgever, en om jouw vragen te kunnen beantwoorden. Welke onderdelen van de software jij kunt gebruiken, bepaalt de beheerder van de omgeving waarin je werkt.

Ook jouw gebruik van de software wordt gemonitord om de software te verbeteren, vrijwel altijd geaggregeerd en anoniem. Jouw gebruikersaccount blijft altijd persoonlijk en vertrouwelijk.

Overzicht (juridisch)

Ik heb of had een gratis proefaccount op Appficient.

Wat weet Appficient over mij?

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Eventueel je telefoonnummer, als je dat invult
• De logingegevens gekoppeld aan jouw account (versleuteld opgeslagen)
• IP-adres en daaraan gekoppelde algemene locatiegegevens
• Informatie over het gebruik dat je maakt van de software tijdens de proefperiode
• Alle andere persoonsgegevens die je vrijwillig met ons deelt

Wat doet Appficient met mijn informatie?

Wie een gratis proefaccount aanmaakt, geeft daarbij bepaalde persoonlijke informatie op. Die gebruiken we in de eerste plaats om jouw registratie te voltooien en je proefomgeving aan te maken.

Tijdens je proefperiode kunnen we je mailen of bellen om je op weg te helpen en je te helpen inschatten of Appficient bij jouw bedrijf past. Je kunt daarbij altijd aangeven dat je geen interesse (meer) hebt. Dat noteren we en daar houden we ons aan.

Stap je na de proefperiode niet over naar een betaald abonnement, dan verwijderen we jouw proefomgeving en de daarin opgeslagen gegevens. Jouw contactgegevens bewaren we daarna nog maximaal twee jaar. Zo kunnen we bijvoorbeeld voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van de proefperiode door telkens opnieuw gratis accounts aan te maken, en kunnen we je op een later moment nog eens benaderen als je hebt aangegeven daar prijs op te stellen. Je kunt je van commerciële mailings altijd uitschrijven.

Overzicht (juridisch)

Ik was klant, maar ben het niet meer.

Wanneer je jouw abonnement beëindigt, verwijderen we jouw contactgegevens uit onze marketinglijsten, zodat je geen commerciële mails meer van ons ontvangt.

Jouw omgeving en de daarin opgeslagen gegevens bewaren we na beëindiging nog maximaal 90 dagen. Zo heb je de tijd om jouw data te exporteren of om terug te komen op je beslissing. Daarna worden jouw omgeving en persoonsgegevens definitief verwijderd.

We bewaren daarna nog wel: de facturen die we voor jou hebben opgemaakt (daartoe zijn we wettelijk verplicht, minimaal zeven jaar), bepaalde algemene bedrijfsinformatie en de reden van je vertrek, zodat we je goed van dienst kunnen zijn als je later vragen hebt of opnieuw klant wordt, en geanonimiseerde gebruiksdata voor statistische analyse.

Ik heb de website bezocht, het contactformulier ingevuld, gemaild of gebeld.

Wat weet Appficient over mij?

Zolang je via de website geen persoonlijke informatie achterlaat, weten we niet wie je bent. Je bepaalt dus zelf wat Appficient over jou weet. Neem je contact met ons op via het contactformulier, per e-mail of telefonisch, dan verwerken we in ieder geval:

• De contactgegevens die je zelf opgeeft (zoals je naam, e-mailadres of telefoonnummer)
• De inhoud van jouw bericht en onze correspondentie

Let op: wees voorzichtig met het meesturen van bijlagen met gevoelige informatie (bijvoorbeeld gegevens van jouw eigen klanten).

Wat doet Appficient met mijn informatie?

Wanneer je ons een bericht stuurt, is het logisch dat we jou een antwoord sturen. We bewaren de correspondentie zodat we je bij toekomstige vragen gerichter kunnen helpen. We zetten je gegevens in dat geval niet op onze marketinglijsten. Je hoeft dus geen marketingmails of verkooptelefoontjes te vrezen, tenzij je ons natuurlijk juist benadert omdat je interesse hebt in Appficient.

Overzicht (juridisch)

Nieuwsbrief

Ik heb me ingeschreven voor updates van Appficient.

Schrijf je je in voor onze nieuwsbrief of updates, dan verwerken we je naam en e-mailadres om je die mails te kunnen sturen. Dit doen we op basis van jouw toestemming. Onderaan elke mail vind je een link waarmee je je direct kunt uitschrijven.

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor onze eigen bedrijfsvoering. Daarbij maken we gebruik van een aantal zorgvuldig geselecteerde externe partijen (verwerkers). Zij mogen jouw persoonsgegevens alleen volgens onze instructies verwerken en nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken. Met al deze partijen hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten.

Concreet werken we met de volgende categorieën verwerkers:

• Hosting en infrastructuur: TransIP (onderdeel van team.blue) voor de hosting van onze applicatie en databases, en Amazon Web Services (S3) voor de opslag van bestanden en back-ups.
• Betalingen: Mollie verwerkt de betalingen van jouw facturen. Mollie verwerkt jouw betaalgegevens uitsluitend om de betaling goed af te handelen. Wij hebben zelf geen toegang tot jouw volledige bankgegevens.
• E-mailverzending: SendGrid voor het versturen van systeemmails en andere e-mails vanuit het platform.
• Inloggen en koppelingen: Google en Microsoft, bijvoorbeeld wanneer je ervoor kiest om in te loggen met je Google- of Microsoft-account of wanneer je jouw agenda of e-mail koppelt. Deze koppelingen werken alleen als jij ze zelf activeert.
• AI-diensten: voor de AI-functies van Appficient (waaronder AppPilot) maken we gebruik van externe AI-leveranciers. Zie de sectie "AppPilot en AI" hieronder.
• Analyse: diensten die ons helpen het gebruik van onze website en software te analyseren, waar mogelijk op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau.

Daarnaast kun je als klant zelf koppelingen activeren met externe diensten, bijvoorbeeld met je boekhoudpakket. In dat geval bepaal jij welke gegevens er worden uitgewisseld; die uitwisseling gebeurt op jouw initiatief en onder jouw verantwoordelijkheid.

Jouw persoonsgegevens worden nooit verkocht of doorgegeven aan derde partijen die deze voor hun eigen doeleinden willen gebruiken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of jij ons daarvoor vooraf expliciete toestemming geeft.

Tot slot is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens moeten delen:

• Met de bevoegde autoriteiten, wanneer wij hiertoe verplicht zijn op grond van de wet of in het kader van een (toekomstige) gerechtelijke procedure, en ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;
• Wanneer (nagenoeg) al onze activiteiten worden overgenomen door een derde partij, in welk geval jouw persoonsgegevens onderdeel kunnen zijn van de overgedragen activa. Uiteraard gelden ook dan de regels van deze privacyverklaring.

AppPilot is de automatiserings- en AI-laag van Appficient. Met AppPilot kun je werkstromen automatiseren en laat je AI meewerken aan bijvoorbeeld conceptreacties op tickets en conceptoffertes.

Wat betekent dat voor jouw gegevens?

• Wanneer je een AI-functie gebruikt, worden alleen de gegevens verwerkt die nodig zijn om die specifieke taak uit te voeren (bijvoorbeeld de inhoud van het ticket waarop een conceptreactie wordt geschreven).
• Voor het genereren van AI-output maken we gebruik van externe AI-leveranciers. Met deze leveranciers hebben we afspraken gemaakt: jouw gegevens worden uitsluitend gebruikt om de gevraagde output te genereren en niet om de AI-modellen van die leveranciers te trainen.
• Leer- en verbetermechanismen binnen AppPilot (bijvoorbeeld het leren van jouw correcties) blijven strikt binnen jouw eigen omgeving. Gegevens uit jouw omgeving worden nooit gebruikt om AppPilot voor andere klanten te verbeteren.
• AI-output wordt standaard als concept ter goedkeuring voorgelegd. Automatisch versturen gebeurt alleen als jij dat zelf instelt, binnen de ingebouwde veiligheidsgrenzen.
• Jij bepaalt zelf voor welke onderdelen van jouw omgeving AppPilot actief is.

Fair use policy AppPilot

AppPilot wordt aangeboden tegen een vast bedrag per organisatie. Daar hoort een fair use policy bij, zodat het gebruik voor iedereen betaalbaar en betrouwbaar blijft:

• AppPilot is bedoeld voor normaal zakelijk gebruik binnen jouw eigen organisatie en jouw eigen Appficient-omgeving.
• Als fair use grens geldt een maximum van 500 AI-calls per organisatie per maand. Voor vrijwel alle organisaties is dit ruim voldoende voor normaal gebruik. Kom je structureel boven deze grens uit, dan nemen we contact met je op om samen naar een passende oplossing te kijken.
• Het is niet toegestaan om AppPilot in te zetten voor doeleinden buiten jouw eigen bedrijfsvoering, zoals het doorverkopen van AI-capaciteit, het geautomatiseerd massaal genereren van content voor derden, of het versturen van ongevraagde bulkberichten (spam).
• Blijft het gebruik na overleg structureel boven de fair use grens, dan kunnen we het AI-gebruik binnen jouw omgeving tijdelijk beperken of aanvullende afspraken met je maken.
• Bij misbruik (zoals spam, pogingen om beveiligingsmaatregelen te omzeilen of gebruik in strijd met de wet) kunnen we AppPilot voor jouw omgeving direct beperken of uitschakelen.

Onze applicatie en databases worden gehost binnen de Europese Unie. Sommige van onze leveranciers (zoals SendGrid, Google, Microsoft en Amazon Web Services) zijn Amerikaanse bedrijven. Doorgifte van persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte vindt uitsluitend plaats onder een van de volgende voorwaarden:

• Het land van bestemming biedt volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau, of de partij is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework;
• We hebben met de partij in kwestie de nodige contractuele afspraken gemaakt op basis van de door de Europese Commissie gepubliceerde modelcontractbepalingen (standard contractual clauses).

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het risico op ongeoorloofde toegang tot en verlies, misbruik of wijziging van jouw persoonsgegevens tot een minimum te beperken. Denk aan versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing), strikte toegangscontrole en regelmatige back-ups.

Toch is het belangrijk om te weten dat geen enkele methode van gegevensoverdracht of -opslag via internet honderd procent veilig is. De veiligheid van jouw account hangt ook af van hoe goed jij jouw inloggegevens geheim houdt. Wij zullen je nooit vragen om jouw wachtwoord door te geven. Stel je vast dat iemand anders ongeoorloofd toegang heeft tot jouw account, wijzig dan direct je wachtwoord en neem contact met ons op via legal@appficient.nl.

Tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist of rechtvaardigt, bewaren wij jouw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven. De belangrijkste termijnen op een rij:

Worden jouw persoonsgegevens door Appficient verwerkt, dan heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over jou bewaren. We bezorgen je graag een duidelijk en volledig overzicht.
• Recht op rectificatie, aanvulling of update van jouw persoonsgegevens. Ben je gebruiker van de software, dan kun je veel gegevens zelf aanpassen in jouw account.
• Recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens (het recht om vergeten te worden). Houd er rekening mee dat bepaalde diensten daarna mogelijk niet meer geleverd kunnen worden, en dat een wettelijke verplichting (zoals de bewaarplicht voor facturen) verwijdering van bepaalde gegevens in de weg kan staan.
• Recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens.
• Recht om jouw toestemming in te trekken, wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.
• Recht op overdraagbaarheid: je kunt jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen. Als klant kun je bovendien op elk moment jouw data uit Appficient exporteren.
• Recht van bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, in het bijzonder tegen het gebruik van jouw gegevens voor direct marketing.

Je kunt jouw privacyrechten kosteloos uitoefenen door contact met ons op te nemen via legal@appficient.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek. Om te voorkomen dat we persoonlijke informatie aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we je vragen om eerst jouw identiteit te bevestigen.

Onze website en software maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website en software goed te laten werken, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden. Daarnaast kunnen we analytische cookies gebruiken om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt, zodat we die kunnen verbeteren.

Meer details staan in onze cookieverklaring.

We passen deze privacyverklaring aan wanneer er iets wezenlijks verandert in de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan. De actuele versie vind je altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we onze klanten actief.

Onze website kan links bevatten naar andere websites. Wanneer je op zo'n link klikt, verlaat je onze website. Wij hebben geen controle over hoe deze externe websites met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees daarom altijd de privacyverklaring van de website die je bezoekt.

Heb je opmerkingen of klachten over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, meld dit dan eerst aan ons via legal@appficient.nl. Zo kunnen we samen tot een oplossing komen.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Nog vragen? Stuur een mail naar legal@appficient.nl. We nemen graag de tijd om jouw vragen over privacy te beantwoorden.