Privacyverklaring

Appficient, gevestigd aan De Nieuwe Erven 3 te Cuijk, KvK-nummer 91801621, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven. Vragen over privacy kun je stellen via support@appficient.nl.

Belangrijk onderscheid: voor de gegevens die jij als klant zelf in de software zet (je relaties, offertes, facturen, medewerkers, klantvragen) ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt hoofdstuk 5 en de verwerkersovereenkomst, niet de rest van deze verklaring.

Welke gegevens we van je hebben hangt af van je relatie met ons:

• Bezoeker van de website: je bekijkt appficient.nl, vult een formulier in of gebruikt de chat.
• Proefaccount: je hebt een omgeving aangemaakt en probeert de software uit.
• Klant: je hebt een betaald abonnement en betaalt de facturen.
• Gebruiker: je werkt met de software onder de omgeving van een klant (bijvoorbeeld als medewerker) en betaalt zelf niets.
• Contactpersoon van een klant: je staat in de administratie van een Appficient-klant, bijvoorbeeld als relatie die een factuur van hen ontvangt. Dan verwerken wij je gegevens alleen in opdracht van die klant (hoofdstuk 5).
• Leverancier of partner: je werkt met ons samen of levert diensten aan ons.

Bezoeker van de website

Op de website gebruiken we, alleen na jouw toestemming via de cookiebanner, meet- en advertentiecookies van advertentie- en analyseplatforms (zoekmachine-, social media- en AI-advertentienetwerken). Daarmee meten we welke campagnes bezoekers opleveren en kunnen we je later advertenties tonen. Weiger je deze cookies, dan werkt de website gewoon; alleen functionele cookies blijven dan actief. Welke cookies precies worden geplaatst en hoe lang ze bewaard blijven, staat in de cookieverklaring op de website.

Proefaccount

Klant

Alles wat onder proefaccount staat, plus:

Wij zien zelf geen volledige kaart- of bankgegevens; die verwerkt de betaaldienstverlener rechtstreeks.

Gebruiker onder een klantomgeving

Je werkgever (de klant) bepaalt als beheerder wie toegang heeft en kan je account verwijderen. Vragen over gegevens die je werkgever in de software over jou vastlegt (uren, verlof, salaris) stel je aan je werkgever.

Leverancier of partner

Contactgegevens, functie en correspondentie, om de samenwerking uit te voeren en te administreren. Grondslag: uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Servicemails horen bij het gebruik van de software en kun je niet uitzetten: registratie, proefperiode, facturen, betalingen, beveiliging, storingen en notificaties die je zelf in de software instelt.

Tips, updates en aanbiedingen sturen we omdat je een proefaccount of abonnement hebt. Elke mail bevat een afmeldlink; afmelden kan ook in de instellingen van de software. Afmelden heeft geen gevolgen voor de servicemails. Deze mails worden verzonden vanuit onze eigen e-mailmarketingmodule en via onze e-maildienstverlener.

Telefonisch contact. We bellen niet zomaar iedereen. Als je tijdens de proefperiode een telefoonnummer hebt opgegeven en duidelijke interesse toont (bijvoorbeeld door de software actief te gebruiken of een vraag te stellen), kunnen we je bellen om je verder te helpen. Voor eenmanszaken en ZZP'ers bellen we alleen als je bij registratie hebt aangegeven dat je gebeld mag worden. Geef je aan dat je niet gebeld wilt worden, dan leggen we dat vast en bellen we niet meer.

De relaties, offertes, facturen, projecten, klantvragen, medewerkers en documenten die jij in Appficient beheert zijn jouw gegevens. Daarvoor geldt:

• Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, Appficient is verwerker. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst die je bij het afsluiten van je abonnement accepteert.
• Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de software te leveren, te onderhouden en storingen op te lossen. Medewerkers van Appficient kijken alleen in je omgeving als dat nodig is voor support of beveiliging, of als jij daarom vraagt.
• Wij gebruiken jouw klantdata niet voor eigen marketing en verkopen deze nooit. Wel kunnen we geanonimiseerde, niet-herleidbare statistieken gebruiken om de software te verbeteren.
• AI-functies (zoals de AI-assistent, AppPilot en scan-en-herken van inkoopfacturen) sturen de invoer die jij aanlevert naar onze AI-dienstverleners om een resultaat te genereren. Die dienstverleners mogen jouw gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen. Zie hoofdstuk 6.
• Koppelingen met Google, Microsoft, je boekhoudpakket of andere diensten activeer je zelf. Vanaf dat moment wisselt de software gegevens uit met die partij onder hun voorwaarden.
• Personen die in jouw administratie staan en vragen hebben over hun gegevens, verwijzen wij naar jou. Wij helpen je waar nodig om aan zo'n verzoek te voldoen.

We verkopen nooit persoonsgegevens. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren, en met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst of gelden hun eigen verantwoordelijkheden als verwerkingsverantwoordelijke.

Een actueel overzicht van de partijen die wij per categorie inschakelen (onze subverwerkers) sturen we je op verzoek toe via support@appficient.nl. Klanten ontvangen dit overzicht ook als bijlage bij de verwerkersovereenkomst.

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten als de wet ons daartoe verplicht, en gaan gegevens over op een rechtsopvolger als Appficient wordt overgenomen. In dat laatste geval informeren we je vooraf.

Onze hosting staat in Nederland. Sommige dienstverleners, zoals onze e-mail-, AI- en koppeldiensten, kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Dat gebeurt uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen. Op verzoek geven we je meer informatie over de gebruikte waarborgen.

Als de wet een langere termijn vereist, geldt die termijn.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van wachtwoorden, gescheiden omgevingen per klant, toegangsbeheer, logging en periodieke back-ups. Volledige veiligheid bestaat niet; vermoed je misbruik van je account, wijzig dan direct je wachtwoord en neem contact met ons op. Wij vragen nooit om je wachtwoord.

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming die je hebt gegeven (bijvoorbeeld voor cookies) kun je altijd intrekken.

Veel gegevens kun je zelf aanpassen in je account of omgeving. Voor het overige mail je naar support@appficient.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te mailen vanaf het bij ons bekende e-mailadres.

Sommige gegevens kunnen we niet verwijderen zolang een wettelijke bewaarplicht geldt, zoals facturen. Gaat het om gegevens die een Appficient-klant over jou in de software heeft gezet, dan verwijzen we je naar die klant.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

We passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op appficient.nl. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail of via de software.