Elke storing vastgelegd. Niets blijft liggen.
Een klant mailt dat de groep in de keuken steeds uitvalt. Dat komt binnen als klantvraag bij die klant, met een eigenaar, een status en de historie erbij. Heeft het spoed, dan zet AppPilot het bovenaan.
Eén vraag, één eigenaar.
Een systeem voor klantvragen helpt je zien wat openstaat, wie ermee bezig is en welke klant erbij hoort. Zo voorkom je dubbel antwoorden of vergeten vragen.
Van mailbox naar klantvraag.
Waar mailboxen tekortschieten.
Een mailbox laat zien wat binnenkomt, maar niet altijd wie iets oppakt of wat de status is. Appficient maakt van klantvragen werk dat je kunt verdelen en afronden.
Wat je duidelijk maakt
- Welke klantvraag openstaat en wie eigenaar is
- Welke status een klantvraag heeft: open, wachtend of opgelost
- Welke communicatie en notities bij de vraag horen
- Welke klantinformatie relevant is tijdens het beantwoorden
Open een klantvraag en zie meteen de klantgegevens, eerdere documenten en notities. Je hoeft de klant niet opnieuw hetzelfde verhaal te laten vertellen.
Van mailbox naar klantvraag.
In een mailbox lijkt alles urgent. Met klantvragen maak je verschil tussen nieuw, in behandeling, wachtend en opgelost.
| Mailbox |  |
|
|---|---|---|
| Binnenkomst | Vragen verspreid over meerdere mailboxen | Klantvragen in één overzicht |
| Eigenaar | Onduidelijk wie antwoordt | Klantvraag met eigenaar en status |
| Klanthistorie | Klanthistorie apart opzoeken | Klantgegevens zichtbaar bij de vraag |
| Oplossing | Oplossing verdwijnt in mailthread | Antwoorden en notities blijven bij de klantvraag |
Van vraag naar oplossing.
Elke klantvraag krijgt een plek en een volgende stap.
- 1
Vraag vastleggen
Maak een klantvraag aan of zet een binnengekomen mail om.
- 2
Toewijzen
Kies wie de klantvraag oppakt en welke prioriteit die heeft.
- 3
Beantwoorden
Leg reactie, notities en vervolgactie vast bij de klantvraag.
- 4
Afsluiten
Markeer de vraag als opgelost, met historie bij de klant.
Wat een systeem voor klantvragen concreet oplost.
Eigenaar. Elke klantvraag heeft een eigenaar, dus niemand denkt dat een collega het al heeft opgepakt.
Status. Je ziet of een vraag open, wachtend of opgelost is, zonder je mailbox door te spitten.
Historie. Eerdere vragen staan bij de klant en de klantvraag, dus je hoeft niets twee keer uit te leggen.
Overzicht. Geen vraag blijft zonder plek liggen, ook niet als het druk is of iemand vrij is.
Veelgestelde vragen
Kunnen klantvragen aan klanten worden gekoppeld?
Ja. Klantvragen kunnen aan klantgegevens hangen, zodat je historie en documenten erbij ziet.
Kan ik klantvragen toewijzen aan collega’s?
Ja. Je kunt klantvragen toewijzen, zodat duidelijk is wie ermee bezig is.
Kan ik statussen gebruiken?
Ja. Je werkt met statussen zoals open, in behandeling, wachtend en opgelost.
Is dit hetzelfde als een gedeelde mailbox?
Nee. Een klantvraag heeft een eigenaar, status en historie. Dat maakt opvolging duidelijker dan alleen mail.
Kunnen klanten zelf vragen indienen?
Dat kan via het klantportaal, als je dat gebruikt. Ingediende vragen komen dan in het overzicht van klantvragen.