Waar vind je het
Open de werkbon via Werkbonnen en klik op Controleren en ondertekenen in de balk onderaan. Werk je als monteur, gebruik dan Klaar of Voltooien; zie Een werkbon op locatie voltooien.
Zo werkt het
Stap 1: controleren
- Klik onderaan op Controleren en ondertekenen.
- Je ziet een samenvatting met Beschrijving, Uren, Materialen, Reisafstand en Foto's. Dit is wat de klant tekent.
- Klopt er iets niet? Klik bij dat onderdeel op Bewerken. Je gaat terug naar de werkbon, precies naar dat onderdeel.
Stap 2: kiezen hoe je tekent
Onder de samenvatting kies je:
- Hier tekenen: de werkbon-PDF opent op je toestel. Geef je telefoon of tablet aan de klant. Die controleert de werkbon en zet zijn handtekening. Daarna keer je terug naar de werkbon.
- Link versturen: Appficient maakt een ondertekenlink aan. Die deel je met de klant, die op afstand tekent.
- Zonder tekenen: je gaat door naar voltooien zonder handtekening. Dit kan niet als Handtekening verplicht aanstaat.
Ondertekenlink delen op afstand
Na Link versturen staat op de werkbon de kaart Werkbon ondertekenen. Klap Link delen op afstand open voor deze opties:
- Kopieer link: kopieert de link, zodat je hem kunt mailen of appen.
- Nieuwe ondertekenlink: maakt een nieuwe link aan, bijvoorbeeld als de oude is verlopen.
- Link intrekken: de huidige link werkt daarna niet meer.
Je ziet ook Geldig tot en of de link nog geldig is (Link is nog geldig of Link verlopen). Een ondertekenlink is een week geldig.
Wie tekent er?
In de kaart Ondertekeningen zie je per rol de status:
- Opdrachtgever: je klant.
- Opdrachtnemer: jullie bedrijf, meestal de monteur.
Per rol staat Ondertekend met naam, datum en een voorbeeld van de handtekening, of Nog niet ondertekend. Of beide partijen moeten tekenen of alleen de opdrachtgever, stelt je beheerder in. Zie Instellingen voor werkbonnen.
Wat er daarna gebeurt
- Zodra alle vereiste handtekeningen er zijn, wordt de werkbon automatisch Voltooid en vergrendeld. In de statusregel staat dan getekend door klant met de datum.
- De ondertekende versie komt op de werkbon-PDF.
- Zolang nog niet iedereen heeft getekend, blijft de werkbon open.
Goed om te weten
- Je kunt alleen een open werkbon laten ondertekenen. Een voltooide werkbon is vergrendeld.
- Met de knop Laat tekenen in de kaart Werkbon ondertekenen open je het tekenscherm ook direct.
- Werkt jullie organisatie met automatiseringen, dan kan het ondertekenen van een werkbon een flow starten, bijvoorbeeld om de klant een kopie te sturen. Zie AppPilot.
Veelgestelde vragen
De klant is niet thuis. Kan hij later tekenen?
Ja. Kies Link versturen en deel de link met de klant. De link is een week geldig. Daarna maak je een Nieuwe ondertekenlink.
De klant heeft getekend, maar er moet nog iets worden aangepast. Wat nu?
Na volledige ondertekening is de werkbon voltooid en vergrendeld. Maak een correctiewerkbon om de wijziging vast te leggen. Zie Een correctiewerkbon maken.
Waarom kan ik niet voltooien zonder handtekening?
Dan staat Handtekening verplicht aan in de instellingen. De werkbon kan pas worden voltooid als alle vereiste handtekeningen er zijn.