Waar vind je het
De status staat naast het werkbonnummer bovenaan de werkbon. In het overzicht Werkbonnen filter je met de tabbladen op status.
De statussen
Concept
Een werkbon zonder nummer. Dit komt alleen voor bij werkbonnen die nog niet zijn geopend, bijvoorbeeld als een werkbon automatisch is klaargezet. Zodra je de werkbon opent, krijgt hij een nummer en wordt hij Open. Concepten kun je in het tabblad Concept aanvinken en verwijderen met Verwijder concept.
Open
De werkbon heeft een nummer en het werk is nog bezig of moet nog gebeuren. In deze status kun je:
- uren, materiaal, kilometers, beschrijving en foto's toevoegen en wijzigen;
- de werkbon inplannen;
- de werkbon laten ondertekenen;
- de werkbon voltooien via Controleren en ondertekenen.
Naast de status zie je soms extra informatie, zoals de datum en de verantwoordelijke medewerker, of ondertekenlink verstuurd met de vervaldatum, of ondertekenlink verlopen.
Voltooid
De werkbon is voltooid en vergrendeld. Je ziet een slotje naast de status en de tekst Deze werkbon is vergrendeld. Wijzigingen alleen via een correctiewerkbon. In deze status kun je:
- de werkbon versturen naar de klant;
- de werkbon factureren met Factureren;
- een correctiewerkbon maken.
Is de werkbon door de klant ondertekend, dan staat naast de status getekend door klant met de datum.
Gefactureerd
De regels van de werkbon staan op een factuur. Op de werkbon zie je in het paneel rechts de Facturatiestatus: Gefactureerd of Deels gefactureerd. In het overzicht staat de werkbon in het tabblad Gefactureerd.
Archief
Gearchiveerde werkbonnen staan in het tabblad Archief. Je archiveert werkbonnen door ze in het overzicht aan te vinken en op Archiveren te klikken. Zo houd je de andere tabbladen overzichtelijk.
Hoe een werkbon van status verandert
- Een nieuwe werkbon is direct Open zodra je hem opent.
- Na Bevestigen en voltooien, of zodra alle vereiste handtekeningen zijn gezet, wordt hij Voltooid.
- Zet je de werkbon op een factuur, dan wordt hij Gefactureerd of Deels gefactureerd.
Terug van Voltooid naar Open kan niet. Gebruik daarvoor een correctiewerkbon.
Goed om te weten
- De tabbladen tonen werkbonnen binnen het boekjaar dat je in het filterpaneel hebt gekozen. Zie je een oude werkbon niet, pas dan het Boekjaar aan.
- Archiveren is alleen bedoeld om je overzicht op te ruimen. Een gearchiveerde werkbon open je nog steeds via het tabblad Archief.
- Een werkbon die automatisch wordt voltooid na ondertekenen, krijgt dezelfde vergrendeling als bij handmatig voltooien.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Voltooid en Gefactureerd?
Voltooid betekent dat het werk klaar en vastgelegd is. Gefactureerd betekent dat de werkbonregels ook op een factuur staan.
Kan ik een voltooide werkbon weer openzetten?
Nee. Maak een correctiewerkbon. Zie Een correctiewerkbon maken.
Waarom staat een werkbon in Concept?
Die werkbon is nog nooit geopend en heeft daardoor nog geen nummer. Open hem om hem een nummer te geven.