Waar vind je het
- Planning → Agenda of de teamplanning: knop Nieuwe taak rechtsboven.
- Planning → Taken: knop Nieuwe taak rechtsboven.
- In een project: tabblad Taken → Taak toevoegen.
Zo werkt het
- Klik op Nieuwe taak. Het venster Taak toevoegen opent.
- Kies bovenaan het tabblad Taak, Afspraak of Call.
- Vul het Onderwerp in, bijvoorbeeld "Storing warmtepomp verhelpen".
- Kies de Status.
- Kies de Klant. Bestaat de klant nog niet, klik dan rechts boven het veld op Nieuwe klant.
- Koppel eventueel een Project en, als dat bij jullie beschikbaar is, een Ticket.
- Kies de Medewerker(s) via Medewerker toevoegen….
- Heeft het project fases, kies dan de Fase.
- Plan de taak in. Hoe dat gaat, hangt af van de soort. Zie hieronder.
- Vul zo nodig de Locatie in als het werkadres afwijkt van het adres van de klant.
- Klik op Opslaan.
Inplannen bij een taak
Kies bij Planning hoe je wilt inplannen:
- Niet inplannen: de taak komt niet in de agenda.
- Later inplannen: de taak komt in het paneel Te plannen, zodat je hem later naar de agenda sleept.
- Direct inplannen: vul de Datum, Van en Tot in. Appficient rekent de duur uit en toont die naast Tot, bijvoorbeeld "1:30 uur". Vink Hele dag aan voor werk zonder vaste tijd; Van en Tot verdwijnen dan.
Bij Niet inplannen en Later inplannen vul je de Duur in uren in, bijvoorbeeld 1:30. Bij Direct inplannen verdwijnt dat veld, want de duur volgt dan uit Van en Tot. Een Opleverdatum kun je in alle gevallen invullen.
Inplannen bij een afspraak of call
- Een Afspraak heeft altijd een Datum, Van en Tot.
- Een Call heeft een Datum en Van. Een call duurt altijd 15 minuten.
Een bestaande taak inplannen
Maak je een taak vanuit de agenda, dan zie je de link Bestaande taak inplannen?. Daarmee zoek je een taak die al bestaat (Zoek op onderwerp…) en plan je die in, in plaats van een nieuwe taak te maken.
Activiteiten bij een taak
Na het opslaan kun je bij Activiteiten bij deze taak korte notities toevoegen met Activiteit toevoegen en Toevoegen. Handig om bij te houden wat er al is gebeurd, zoals "Klant gebeld, onderdeel besteld".
Goed om te weten
- Pas je Van aan, dan schuift Tot mee, zodat de duur gelijk blijft. Ligt Tot vóór Van, dan loopt het planmoment door over middernacht.
- Heeft een taak meerdere planmomenten, dan zie je in het venster de lijst Planmomenten in plaats van de datumvelden. Klik op een regel om dat planmoment te openen. Zo'n taak kan geen afspraak of call worden; die tabbladen zijn dan uitgeschakeld.
- Een afspraak en een call hebben precies één planmoment. Dat planmoment volgt de status van de afspraak of call: is de afspraak voltooid, dan is het planmoment ook voltooid.
- De duur van een taak wordt gebruikt voor de geplande uren in een project.
- Een taak met een opleverdatum in het verleden die nog niet klaar is, staat in het takenoverzicht bij Te laat.
- Een werkbon plan je het snelst in met Inplannen op de werkbon zelf. Zie Een werkbon inplannen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Later inplannen en Niet inplannen?
Bij Later inplannen komt de taak in het paneel Te plannen, zodat hij niet wordt vergeten. Bij Niet inplannen is het alleen een taak in de lijst.
Kan ik een taak aan meerdere monteurs geven?
Ja. Voeg bij Medewerker(s) meerdere medewerkers toe.
Waar vind ik mijn taak terug?
In Planning → Taken, en als hij is ingepland ook in de agenda.