Waar vind je het
Instellingen → Offertes. Je vindt deze instelling in de categorie Verkoop.
Zie je dit onderdeel niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Zo werkt het
- Ga naar Instellingen en open Offertes.
- Pas onder Offerte-instellingen aan wat je wilt wijzigen (zie hieronder).
- Voeg eventueel onder Standaard documenten een PDF toe.
- Klik rechtsonder op Opslaan.
De wijzigingen gelden voor offertes die je daarna maakt of verstuurt.
De instellingen
Offerte online laten accepteren
Zet je dit aan, dan kan je klant een gegenereerde offerte online bekijken, accepteren en ondertekenen. Op de online pagina van de offerte verschijnt dan de knop Offerte ondertekenen. Na ondertekening staat de offerte in Appficient op Akkoord. Staat de instelling uit, dan leg je het akkoord zelf vast in de offerte.
Lees meer in Een offerte online laten accepteren en ondertekenen.
Deelfactuur direct genereren na aanmaken
Deze instelling hoort bij deelfacturen. Staat hij aan, dan maakt Appficient bij het opslaan van de deelfacturen meteen een conceptfactuur aan. Staat hij uit, dan wordt de conceptfactuur pas gemaakt als je bij een deelfactuur in het zijpaneel op Klaarzetten klikt.
Lees meer in Een offerte in delen factureren.
Formaat en Lengte offertenummer
Hier bepaal je hoe het offertenummer eruitziet, bijvoorbeeld O.{year}.{number}, en uit hoeveel cijfers het volgnummer bestaat. Hoe je een nummerformaat opbouwt, lees je in De nummering van documenten instellen.
Vervaltermijn
Het aantal dagen dat een offerte geldig is. Appficient vult hiermee het veld Aantal dagen geldig van een nieuwe offerte, en daarmee de Vervaldatum. Staat er niets, dan geldt 30 dagen. In een offerte kun je de termijn per keer aanpassen.
Standaard documenten
Hier voeg je PDF-bestanden toe die bij elke offerte worden gevoegd, zoals je algemene voorwaarden of een productblad van een warmtepomp. Ze worden samengevoegd tot één PDF met de offerte. Sleep een PDF naar het vak of klik om een bestand te kiezen.
In een losse offerte kun je daarnaast nog Extra documenten toevoegen. Die gelden alleen voor die ene offerte.
Goed om te weten
- Algemene instellingen die ook voor offertes gelden, zoals bedrijfsgegevens, huisstijl, PDF-ontwerp, btw en de teksten van je e-mails, staan in de map instellingen. Zie Instellingen in Appficient.
- De afzender van offertemails stel je in bij Instellingen → Verzendinstellingen.
- De vervaltermijn kan ook per klant verschillen. Lees daarover in Betaaltermijn en vervaltermijn instellen.
Veelgestelde vragen
Waarom ziet mijn klant geen knop om te ondertekenen?
Controleer of Offerte online laten accepteren aanstaat en of de offerte is gegenereerd. Een concept of een offerte die al op Akkoord staat, kan niet online worden ondertekend.
Kan ik mijn algemene voorwaarden automatisch meesturen?
Ja. Voeg ze toe onder Standaard documenten. Ze worden dan bij elke offerte in dezelfde PDF meegestuurd.
Geldt een nieuwe vervaltermijn ook voor offertes die al bestaan?
Nee. Bestaande offertes houden hun eigen vervaldatum.