Waar vind je het
- Aanzetten (beheerder): Instellingen → Offertes, optie Offerte online laten accepteren.
- Voor de klant: de knop in de offertemail of de online pagina van de offerte.
Zo werkt het
Eenmalig aanzetten
- Ga naar Instellingen → Offertes.
- Vink Offerte online laten accepteren aan.
- Klik rechtsonder op Opslaan.
Wat de klant doet
- De klant opent de offertemail en klikt op de knop om de offerte online te bekijken.
- Op de online pagina ziet de klant de offerte, het Offertebedrag en de knoppen Bekijk offerte en Download offerte.
- Onder Offerte accepteren klikt de klant op Offerte ondertekenen.
- De klant zet zijn handtekening op de plek die in de offerte is aangegeven.
- De klant vult Voornaam, Achternaam en E-mailadres in en vinkt aan dat hij akkoord gaat met de algemene voorwaarden.
- De klant klikt op Offerte accepteren.
De klant ziet daarna Offerte ondertekend. In Appficient gebeurt het volgende:
- de offerte gaat naar Akkoord en krijgt het label Ondertekend;
- de verantwoordelijke medewerker krijgt een melding Offerte geaccepteerd;
- de ondertekening komt in de activiteiten van de offerte;
- de PDF wordt opnieuw gemaakt, met de handtekening erin.
Goed om te weten
- Online ondertekenen kan alleen bij een gegenereerde offerte. Een concept of een offerte die al op Akkoord staat, kan de klant niet meer ondertekenen.
- Bij het ondertekenen worden naam, e-mailadres, IP-adres, apparaatgegevens en het tijdstip vastgelegd als bewijs. De klant ziet dat vooraf in het scherm.
- Een ondertekende offerte kun je niet meer ontgrendelen of wijzigen.
- Wie de melding krijgt, hangt af van de Verantwoordelijke medewerker van de offerte en van de meldingsinstellingen.
- Staat online accepteren uit, dan leg je het akkoord zelf vast. Zie Statussen van een offerte.
- Waar de handtekening op de PDF komt, bepaal je in het PDF-ontwerp. Zie Het PDF-ontwerp van facturen, offertes en werkbonnen aanpassen.
Veelgestelde vragen
Is een online handtekening rechtsgeldig?
De klant gaat bij het ondertekenen akkoord met een rechtsgeldige, bindende overeenkomst. Appficient legt de gegevens van de ondertekening vast als bewijs.
De klant ziet geen knop om te ondertekenen. Hoe kan dat?
Controleer of Offerte online laten accepteren aanstaat, of de offerte is gegenereerd en of hij niet al op Akkoord staat.
Wat doe ik nadat de klant heeft getekend?
Zet de offerte om naar een werkbon om het werk in te plannen, of naar een factuur. Zie Een offerte omzetten naar factuur, werkbon, project of abonnement.
Kan de klant ook afwijzen via de online pagina?
Nee. Hoort de klant af te zien van de offerte, dan zet je hem zelf op Afgewezen.