Waar vind je het
Facturatie → Servicecontracten, knop Abonnement rechtsboven.
Zo werkt het
- Ga naar Facturatie → Servicecontracten en klik rechtsboven op Abonnement.
- Kies in het venster Nieuwe abonnement bij Klant een bestaande klant, of klik op Nieuwe klant +.
- Kies eventueel een Sjabloon en klik op Aanmaken. Het abonnement opent als concept.
- Vul bovenaan een titel in, bijvoorbeeld "Onderhoudscontract warmtepomp".
- Stel het schema in:
- Frequentie: een aantal en een eenheid, bijvoorbeeld 1 Jaar of 3 Maanden.
- Factuurdag: Als startdatum, of een vaste dag zoals de 1e van de maand. Bij een wekelijks abonnement kies je een weekdag, bij een jaarlijks abonnement een dag en maand.
- Startdatum: de dag waarop het abonnement ingaat.
- Einddatum: laat leeg als het abonnement moet doorlopen.
- Voeg de regels toe die elke periode op de factuur moeten komen, met Rij +. Bijvoorbeeld "Jaarlijks onderhoud warmtepomp".
- Controleer onder het schema de Volgende factuurdatum en de Facturatieperiode.
- Stel in het zijpaneel in of de factuur automatisch moet worden verstuurd (Genereer en verstuur) en of hij moet worden geïncasseerd (Factuur incasseren).
- Klik onderaan rechts op Abonnement genereren.
Het abonnement krijgt een abonnementsnummer en staat op het tabblad Actief. Op de volgende factuurdatum maakt Appficient de eerste factuur.
Goed om te weten
- Zolang je het concept niet genereert, worden er geen facturen gemaakt.
- Staat er Vul termijn en startdatum in, dan kan Appficient nog geen factuurdatum berekenen. Vul de Frequentie en de Startdatum in.
- In de titel en de regels kun je variabelen zoals @periode en @jaar gebruiken. Die worden op elke factuur vervangen door de juiste periode. Zie De periode in de factuurtekst zetten.
- Zet je een onderhoudscontract over dat al liep? Gebruik dan Wijzigen naast de volgende factuurdatum en vul Periode vanaf in. Zie Een abonnement activeren.
- Je kunt ook een geaccepteerde offerte omzetten naar een abonnement, of een abonnement laten aanmaken vanuit een factuurregel. Zie Een abonnement maken vanuit een factuurregel.
Voorbeeld
Je sluit met een klant een onderhoudscontract af voor zijn warmtepomp, per jaar te factureren vanaf 1 november. Je kiest Frequentie 1 Jaar, Factuurdag Als startdatum, Startdatum 1 november en laat de Einddatum leeg. Als titel gebruik je "Onderhoudscontract warmtepomp @jaar".
Veelgestelde vragen
Wanneer komt de eerste factuur?
Op de datum die bij Volgende factuurdatum staat. Die zie je onder het schema in het abonnement.
Kan ik een abonnement maken zonder einddatum?
Ja. Laat Einddatum leeg. Het abonnement loopt dan door tot je het beëindigt.
Kan ik een abonnement maken vanuit een offerte?
Ja. Open de offerte, klik op de knop met de twee pijlen en kies Abonnement. Zie Een offerte omzetten naar factuur, werkbon, project of abonnement.