Wat kun je ermee
Via Instellingen richt je Appficient in voor jouw bedrijf. Denk aan je bedrijfsgegevens en logo, de opmaak van facturen en offertes, de nummering van documenten, btw-codes, betaaltermijnen en de afzender van je e-mails. Daarnaast stel je er je eigen gegevens in, zoals je naam, taal en profielfoto.
Een installatiebedrijf vult bijvoorbeeld eenmalig de bedrijfsgegevens en het IBAN in, kiest een huisstijl met logo en zet de factuurnummering op F.{year}.{number}. Daarna komt dat vanzelf goed op elke factuur, offerte en werkbon.
Waar vind je het
Klik links onderin het menu op Instellingen. Je eigen profiel open je ook via het gebruikersmenu in de bovenbalk en dan Mijn profiel.
Belangrijke begrippen
- Persoonlijk: instellingen die alleen voor jou gelden, zoals Profiel, Mijn meldingen, Agenda-koppelingen, Mijn mailbox en Mijn handtekening. Deze ziet iedere gebruiker.
- Omgeving: instellingen die voor het hele bedrijf gelden, zoals Bedrijfsgegevens, Huisstijl en Facturen. De meeste daarvan zijn alleen zichtbaar voor beheerders.
- Categorie: een groep instellingen, zoals Organisatie, Financieel, Documenten en e-mail, Facturen, Verkoop en Relaties.
- Tegels en Lijst: twee weergaven van het overzicht. Rechtsboven wissel je tussen beide.
Zo is het menu opgebouwd
Het overzicht toont eerst het blok Persoonlijk en daarna het blok Omgeving. Binnen Omgeving staan de categorieën. De algemene instellingen die niet bij één onderdeel horen, vind je vooral hier:
- Organisatie → Bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN.
- Organisatie → Huisstijl: logo, kleuren, PDF-ontwerp en e-mailteksten.
- Financieel → Btw en valuta: datumnotatie en of je prijzen inclusief of exclusief btw invoert.
- Financieel → Boekhouding: boekjaar, btw-codes, omzetgroepen, kostengroepen en kostenplaatsen.
- Documenten en e-mail → E-mailsjablonen: de vormgeving van e-mails.
- Documenten en e-mail → Verzendinstellingen: afzender, mailprovider en eigen domein.
- Documenten en e-mail → E-mailhandtekeningen: handtekeningen per medewerker.
Instellingen die bij één onderdeel horen, staan bij dat onderdeel. Bijvoorbeeld Facturen, Offertes, Werkbonnen, Klanten of Tickets. Die worden uitgelegd in de artikelen van dat onderdeel.
Open je een instelling, dan zie je links een zijmenu met alle categorieën en een zoekveld. Zo spring je snel naar een andere instelling. Wijzigingen bewaar je met Opslaan in de balk rechtsonder. Die knop wordt actief zodra je iets hebt aangepast.
Wie ziet welke instellingen
- Iedere gebruiker ziet het blok Persoonlijk.
- Instellingen in het blok Omgeving zijn meestal alleen voor beheerders.
- Een instelling verschijnt alleen als jullie het bijbehorende onderdeel gebruiken. Zonder werkbonnen zie je bijvoorbeeld geen Werkbonnen.
Zie je dit onderdeel niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Artikelen in dit onderdeel
- Een instelling snel vinden
- Je bedrijfsgegevens invullen
- Werken met meerdere administraties
- Een huisstijl instellen
- Het PDF-ontwerp van facturen, offertes en werkbonnen aanpassen
- De nummering van documenten instellen
- Btw-codes en standaard btw-tarief beheren
- Boekjaar, omzetgroepen en kostenplaatsen instellen
- Betaaltermijn en vervaltermijn instellen
- Datumnotatie en prijzen incl. of excl. btw
- Afzender en mailprovider instellen
- E-mails versturen vanaf je eigen domein
- De teksten van e-mails aanpassen
- De vormgeving van e-mails aanpassen
- E-mailhandtekeningen instellen
- Je profiel bijwerken
- De taal van Appficient wijzigen
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik maar een paar instellingen?
De meeste bedrijfsinstellingen zijn alleen voor beheerders. Als gewone gebruiker zie je vooral je persoonlijke instellingen.
Gelden de instellingen voor al mijn administraties?
Nee. Bedrijfsinstellingen gelden per omgeving. Werk je met meerdere omgevingen, dan stel je ze per omgeving in. Je persoonlijke instellingen, zoals je naam en taal, horen bij jou.
Waar vind ik de instellingen voor facturen of werkbonnen?
Bij de categorie van dat onderdeel, bijvoorbeeld Instellingen → Facturen of Instellingen → Werkbonnen. Zie ook Instellingen voor facturen en Instellingen voor werkbonnen.