Waar vind je het
- Handmatig: open de factuur → Verstuur (het papieren vliegtuigje) bovenaan.
- Automatisch (beheerder): Instellingen → Facturen, kaart Herinneringen.
- Pauzeren: zijpaneel van de factuur → Herinneringen.
Zo werkt het
Automatische herinneringen instellen (beheerder)
- Ga naar Instellingen → Facturen.
- Vink onder Herinneringen de optie Automatische herinneringen aan.
- Vul in hoeveel dagen na de vervaldatum Appficient moet versturen: Verstuur 1e herinnering, Verstuur 2e herinnering en Verstuur aanmaning. Bijvoorbeeld 7, 14 en 28 dagen.
- Vul bij Herinneringen aanmaken vanaf een datum in. Onbetaalde facturen van vóór die datum krijgen geen automatische herinnering.
- Klik rechtsonder op Opslaan.
Vanaf nu krijgen klanten met een onbetaalde factuur op de ingestelde dagen automatisch een mail.
Zelf een herinnering sturen
- Open de factuur.
- Klik in de balk bovenaan op Verstuur.
- Kies bovenaan 1e herinnering, 2e herinnering of Aanmaning.
- Controleer de ontvanger, het Onderwerp en het Bericht.
- Klik op Verstuur.
Herinneringen pauzeren voor één factuur
- Open de factuur.
- Vink in het zijpaneel onder Herinneringen de optie Pauzeer herinneringen aan.
Gebruik dit bijvoorbeeld als je een betalingsregeling met de klant hebt afgesproken. Zet het vinkje weer uit om de herinneringen te hervatten.
Goed om te weten
- In het overzicht krijgt de factuur het label 1e herinnering, 2e herinnering of Aanmaning. In het zijpaneel staan de verstuurde mails onder Communicatie.
- Een betaalde factuur krijgt geen herinneringen. Het blok Herinneringen in het zijpaneel verdwijnt dan.
- Staan herinneringen per e-mail voor een klant uit, dan krijg je een melding als je een herinnering wilt versturen. Zet de optie dan eerst aan bij de klant.
- De teksten van de herinneringen pas je aan in de e-mailsjablonen. Zie De teksten van e-mails aanpassen.
- Zie je de instelling Automatische herinneringen niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Voorbeeld
Een klant heeft de factuur voor het onderhoud van zijn warmtepomp na 14 dagen nog niet betaald. Een week na de vervaldatum gaat automatisch de 1e herinnering de deur uit. De klant belt en vraagt om uitstel tot het einde van de maand. Je vinkt Pauzeer herinneringen aan, zodat hij in de tussentijd geen 2e herinnering krijgt.
Veelgestelde vragen
Waarom heeft mijn klant geen herinnering gekregen?
Controleer of Automatische herinneringen aanstaat, of de factuur niet is gepauzeerd en of de factuur van na de datum bij Herinneringen aanmaken vanaf is.
Kan ik een herinnering eerder versturen dan gepland?
Ja. Verstuur hem zelf via Verstuur en kies de juiste herinnering.
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
De 1e en 2e herinnering zijn vriendelijke betalingsherinneringen. De aanmaning is de laatste mail in de reeks.