Waar vind je het
Verkoop → Offertes, knop Offerte rechtsboven.
Zo werkt het
- Ga naar Verkoop → Offertes en klik rechtsboven op Offerte.
- Kies in het venster Nieuwe offerte bij Klant een bestaande klant. Is het een nieuwe klant, klik dan op Nieuwe klant +.
- Kies eventueel bij Sjabloon een offertesjabloon. Dan staan de vaste regels en teksten er meteen in.
- Klik op Aanmaken. De offerte opent als concept.
- Vul bovenaan een titel in, bijvoorbeeld "Vervangen cv-ketel".
- Controleer de Offertedatum en de Vervaldatum.
- Voeg regels toe met Rij +. Typ in het veld Regel een omschrijving of een deel van een productnaam en kies het product uit de lijst. Vul Aantal, Stukprijs, Eenheid en BTW in.
- Wil je regels groeperen, bijvoorbeeld "Materiaal" en "Arbeid"? Voeg dan een kopregel toe met Titel +.
- Vul eventueel de Introductie en de Opmerking in. Met de lijstknop ernaast kies je een opgeslagen tekst.
- Klik onderaan rechts op Offerte genereren.
De offerte krijgt nu een offertenummer, wordt vergrendeld en staat op het tabblad Uitstaand. Je kunt hem daarna versturen.
Goed om te weten
- Alles wat je invult, wordt meteen bewaard. Je kunt een concept dus gerust sluiten en later verder gaan.
- Bij het genereren moet de offerte minimaal één regel hebben.
- Wijkt de offertedatum af van vandaag, dan vraagt Appficient of de datum klopt. Je kunt de datum dan nog op vandaag zetten.
- Met het pijltje achter een regel voeg je een uitgebreidere omschrijving toe. Via de knop Tags zet je gegevens als de klantnaam automatisch in de tekst.
- Kies je bij BTW voor verlegd, dan vraagt Appficient om het btw-nummer van de klant. Dat kun je meteen bij de klant opslaan.
- Regels versleep je met het greepje links om de volgorde te wijzigen. Met Start op nieuwe pagina laat je een regel op een nieuwe PDF-pagina beginnen.
- In het zijpaneel rechts kies je onder Geavanceerd de Huisstijl en het Aantal dagen geldig. Onder Algemeen koppel je de offerte aan een Project en voeg je Extra documenten toe, zoals een productblad.
- Op het tabblad Bekijk offerte zie je de PDF zoals de klant hem krijgt.
- Een concept verwijder je via het overzicht: vink de offerte aan op het tabblad Concept en kies Verwijder concept.
Veelgestelde vragen
Kan ik een product uit mijn voorraad op de offerte zetten?
Ja. Typ een deel van de productnaam in het regelveld en kies het product. Prijs, eenheid en btw worden overgenomen. Zie ook Een product gebruiken op een offerte of factuur.
Ik heb de offerte gegenereerd, maar zie nog een fout. Kan ik hem nog wijzigen?
Ja, zolang je hem nog niet hebt verstuurd. Lees hoe in Een offerte aanpassen na het genereren.
Hoe maak ik snel een offerte die ik vaak gebruik, zoals een standaard onderhoudsbeurt?
Maak een sjabloon via Verkoop → Sjablonen en kies dat sjabloon bij het aanmaken van de offerte.
Waar zie ik het totaalbedrag?
Onder de regels staan het Subtotaal, de btw per tarief en het Totaal incl. BTW. Die worden automatisch berekend.