Waar vind je het
Elke soort nummer stel je in bij het bijbehorende onderdeel:
| Nummer | Waar |
|---|---|
| Factuurnummer | Instellingen → Facturen, kaart Factuurnummering |
| Offertenummer | Instellingen → Offertes, kaart Offerte-instellingen |
| Werkbonnummer | Instellingen → Werkbonnen, kaart Werkbonnummering |
| Abonnementsnummer | Instellingen → Abonnementen, kaart Abonnementsnummering |
| Klantnummer | Instellingen → Klanten, kaart Standaarden |
| Leveranciernummer | Instellingen → Leveranciers, kaart Standaarden |
| Projectnummer | Instellingen → Projecten |
Zo werkt het
Een nummerformaat opbouwen
- Open de instelling van het onderdeel, bijvoorbeeld Instellingen → Facturen.
- Vul bij Formaat het formaat in, bijvoorbeeld in het veld Factuur nummer.
- Gebruik vaste tekens en vervangcodes:
{year}: het jaar, bijvoorbeeld 2026{sm-year}: het jaar kort, bijvoorbeeld 26{month}: de maand als cijfer, bijvoorbeeld 10{full_month}: de maand voluit, bijvoorbeeld oktober{day}: de dag als cijfer, bijvoorbeeld 09{full_day}: de dag voluit, bijvoorbeeld maandag{number}: het volgnummer
- Kies bij de lengte (bijvoorbeeld Lengte factuurnummer) hoeveel Cijfers het volgnummer heeft. Bij 5 cijfers wordt nummer 1 weergegeven als 00001.
- Klik rechtsonder op Opslaan.
Voorbeeld: met het formaat F.{year}.{number} en een lengte van 3 cijfers krijg je F.2026.001, F.2026.002, enzovoort. Voor werkbonnen kun je bijvoorbeeld W{sm-year}-{number} gebruiken.
Elk boekjaar opnieuw bij 1 beginnen
- Ga naar Instellingen → Facturen.
- Zet onder Factuurnummering Volgnummer resetten per boekjaar aan.
- Zorg dat het formaat
{year}of{sm-year}bevat. Anders is deze optie niet beschikbaar. - Klik op Opslaan.
Vanaf het nieuwe boekjaar begint het volgnummer van facturen, offertes en werkbonnen weer bij 1. Voor projecten zet je dezelfde optie aan bij Instellingen → Projecten.
Goed om te weten
- Zet het resetten per boekjaar aan vóór 1 januari van het nieuwe jaar.
- Wanneer je boekjaar begint, stel je in bij Instellingen → Boekhouding met Start boekjaar. Zie Boekjaar, omzetgroepen en kostenplaatsen instellen.
- Een factuur of offerte krijgt pas een nummer als je hem definitief maakt (genereert). Een concept heeft nog geen nummer.
- Gebruik een duidelijk voorvoegsel per soort document, zoals F voor factuur, O voor offerte en W voor werkbon. Zo zie je direct waar een nummer bij hoort.
- Wijzig het formaat bij voorkeur niet midden in een jaar. Je boekhouder wil een doorlopende, logische reeks zien.
- De nummering geldt per omgeving.
Zie je dit onderdeel niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik 'Volgnummer resetten per boekjaar' niet aanzetten?
Het formaat moet {year} of {sm-year} bevatten. Anders zou na de reset hetzelfde nummer twee keer kunnen voorkomen.
Mijn conceptfactuur heeft geen nummer. Klopt dat?
Ja. Het nummer wordt toegekend als je de factuur genereert. Daarna kun je hem niet meer aanpassen.
Kan ik de klantnummers ook een eigen formaat geven?
Ja, bij Instellingen → Klanten vul je onder Standaarden het Formaat in en kies je de Vaste lengte klantnummer.