Waar vind je het
- Instellen (beheerder): Instellingen → Facturen, kaart Betalingen.
- Machtiging van de klant: open de klant via Relaties → Klanten → blok Incasso.
- Per abonnement: zijpaneel → Incasso → Factuur incasseren.
Zo werkt het
1. Incasso instellen (beheerder)
- Koppel een betaalprovider die incasso ondersteunt bij Instellingen → Apps en integraties.
- Ga naar Instellingen → Facturen en kies bij Incassoprovider de provider, of Gelijk aan betaalprovider.
- Vink Incasso automatisch starten aan als incasso's vanzelf moeten starten.
- Vul bij Vooraankondiging incasso in hoeveel dagen na de factuurdatum wordt afgeschreven. Standaard is dit 14 dagen.
- Klik rechtsonder op Opslaan.
2. Een machtiging van de klant regelen
Er zijn twee manieren:
Via de eerste factuur. De klant betaalt een factuur één keer online met iDEAL en geeft daarbij in één keer toestemming voor automatische incasso. Op de online factuur staat dan Betaal … en machtig. Volgende facturen worden daarna automatisch afgeschreven.
Via een verificatie bij de klant.
- Open de klant via Relaties → Klanten.
- Zet bij Incasso de schakelaar aan.
- Klik op Machtiging aanmaken.
- Stuur de link naar de klant met Link per e-mail sturen, of kopieer hem met Link kopiëren.
- De klant tekent de machtiging met een betaling van € 0,01.
Is de machtiging rond, dan staat bij de klant Gemachtigd.
3. Incasso aanzetten op het abonnement
- Open het abonnement. Is het actief, klik dan eerst op Bewerken.
- Vink in het zijpaneel onder Incasso de optie Factuur incasseren aan.
- Klik op Abonnement genereren of Activeren.
Elke factuur die het abonnement maakt, wordt nu geïncasseerd. Staat Incasso automatisch starten uit, dan zie je bij het abonnement een uitleg: je start de incasso dan zelf met Incasso uitvoeren op elke factuur.
Goed om te weten
- Volgens de SEPA-regels moet je klant minimaal 14 dagen vooraf worden geïnformeerd, tenzij je schriftelijk iets anders hebt afgesproken. De factuurmail vermeldt de afschrijfdatum.
- De klant kan een incasso binnen 8 weken terugboeken of de machtiging intrekken.
- Moet de klant opnieuw machtigen, bijvoorbeeld bij een nieuw rekeningnummer? Klik bij de klant op Machtiging resetten. De klant moet daarna opnieuw verifiëren.
- Ontbreekt er iets, dan zie je in het zijpaneel wat er nog moet gebeuren, zoals Kies eerst een klant om te kunnen incasseren of Incasso staat uit in je factuurinstellingen.
Voorbeeld
Je biedt een onderhoudscontract voor warmtepompen aan, maandelijks te betalen. Bij een nieuwe klant zet je Factuur incasseren aan op het abonnement. De klant betaalt de eerste maandfactuur via iDEAL en machtigt daarbij. Vanaf de tweede maand wordt het bedrag automatisch afgeschreven.
Veelgestelde vragen
Heeft de klant een apart formulier nodig voor de machtiging?
Nee. De klant machtigt door één keer online te betalen, of via de verificatielink met een betaling van € 0,01.
Hoe zie ik of een klant een machtiging heeft?
Open de klant. Bij Incasso staat Gemachtigd als de machtiging rond is.
Wat als een incasso mislukt?
De factuur blijft openstaan. In het venster Betalingen voor factuur zie je de status, bijvoorbeeld Mislukt of Gestorneerd. Volg de factuur dan op zoals elke openstaande factuur.