Waar vind je het
Verkoop → Offertes → open de offerte → knop met de twee pijlen (Offerte omzetten) in de balk bovenaan.
Zo werkt het
- Open de offerte, bijvoorbeeld een offerte die op Akkoord staat.
- Klik in de balk bovenaan op de knop met de twee pijlen. Het venster Omzetten naar... opent.
- Kies wat je wilt maken:
- Factuur: een conceptfactuur met dezelfde klant en regels.
- Werkbon: een werkbon om het werk in te plannen en uit te voeren.
- Project: een project met taken uit de offerteregels.
- Abonnement: een abonnement voor periodieke facturatie, bijvoorbeeld een onderhoudscontract.
- Offerte: een kopie van de offerte.
- Vink eventueel Open in nieuw tabblad aan.
- Klik op Omzetten.
Appficient maakt het nieuwe document aan en opent het. Factuur, werkbon, abonnement en kopie-offerte beginnen als concept, zodat je ze nog kunt controleren.
Omzetten naar een project
Kies je Project, dan opent het venster Offerte omzetten naar project:
- Vul de Projectnaam in.
- Vink de regels aan die als taak in het project moeten komen. Met Titels omzetten naar fases worden je kopregels fases in het project.
- Klik op Omzetten naar project.
De volledige offerte wordt aan het project gekoppeld. Is een offerte al omgezet naar een project, dan zie je dat in het venster.
Goed om te weten
- Je ziet alleen de keuzes waarvoor je rechten hebt. Een keuze met een slotje zit niet in jullie abonnement of je mist de rechten.
- De offerte zelf blijft gewoon bestaan. Zet hem op Akkoord als dat nog niet is gebeurd, zodat je overzicht klopt.
- Wil je het offertebedrag in delen factureren, gebruik dan deelfacturen. Zie Een offerte in delen factureren.
- Bij sommige bedrijven is ook Opdrachtbevestiging beschikbaar. Zie Een opdrachtbevestiging maken.
- Controleer na het omzetten altijd de regels, datums en btw voordat je de factuur genereert.
Voorbeeld
De klant heeft de offerte voor een nieuwe cv-ketel online ondertekend. Je zet de offerte om naar een Werkbon en plant de monteur in. Na de installatie maak je van de werkbon de factuur. Zo komt het materiaal dat de monteur extra heeft gebruikt ook op de factuur.
Veelgestelde vragen
Moet de offerte eerst op Akkoord staan voordat ik hem omzet?
Nee, dat is niet nodig. Het is wel handig, zodat je in het overzicht ziet welke offertes zijn geaccepteerd.
Ik zie de keuze Werkbon of Project niet. Hoe kan dat?
Je hebt geen rechten voor dat onderdeel of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Worden de producten en prijzen overgenomen?
Ja. De regels van de offerte komen in het nieuwe document. Je kunt ze daar nog aanpassen.