Waar vind je het
Facturatie → Facturen → open de factuur → knop met het papieren vliegtuigje (Verstuur) in de balk bovenaan.
Zo werkt het
- Open de factuur. Zorg dat hij is gegenereerd en een factuurnummer heeft.
- Klik in de balk bovenaan op Verstuur (het papieren vliegtuigje). Het venster Factuur versturen opent.
- Laat bovenaan Factuur versturen geselecteerd.
- Controleer bij Aan het e-mailadres. Voeg eventueel een adres toe of klik op Cc toevoegen.
- Controleer het Onderwerp en het Bericht.
- Onder Bijlagen staat de factuur als PDF. Met Bijlage toevoegen voeg je nog een bestand toe, bijvoorbeeld een werkbon of foto's.
- Bekijk rechts het Voorbeeld van de mail.
- Klik op Verstuur.
De klant krijgt de mail met de PDF en een knop om de factuur online te bekijken (en te betalen, als er een betaallink is). De factuur krijgt in het overzicht het label Verstuurd. In het zijpaneel zie je de mail onder Communicatie.
Wat de klant online ziet
Via de knop in de mail opent de klant de online versie van de factuur. Daar kan de klant:
- de factuur bekijken en downloaden als PDF;
- de factuur downloaden als UBL-bestand, voor zijn eigen boekhouding;
- online betalen, als er een betaallink is (zie Je klant online laten betalen);
- het bedrag, het kenmerk en het rekeningnummer zien om zelf over te maken.
Je opent deze online versie zelf met de knop met de schakel (PDF bekijken) bovenaan de factuur.
Goed om te weten
- De knop Verstuur zie je alleen bij een gegenereerde factuur die nog niet volledig is betaald, en als je rechten hebt om te versturen.
- Heb je online betalen ingesteld maar is er voor deze factuur nog geen betaallink? Dan zie je een waarschuwing dat je de mail zonder online betaling verstuurt.
- Heb je deze mail al eerder verstuurd, dan meldt het venster dat deze e-mail al is verstuurd.
- De standaardtekst pas je aan via de link e-mailsjablonen onder het bericht. Zie De teksten van e-mails aanpassen.
- De afzender stel je in bij Afzender en mailprovider instellen.
- Met Extra documenten in het zijpaneel voeg je PDF's toe die achter de factuur in dezelfde PDF komen.
- Wil je facturen als e-factuur via Peppol versturen? Kijk bij Instellingen → E-facturatie.
Veelgestelde vragen
Hoe zie ik of de klant de factuur heeft ontvangen?
Kijk in het zijpaneel onder Communicatie. Daar zie je labels als Afgeleverd, Geopend, Geklikt of Gebounced.
Kan ik de PDF ook downloaden?
Ja. Open het tabblad Bekijk factuur en klik op Downloaden.
Waarom zie ik de knop Verstuur niet?
De factuur is nog een concept of al volledig betaald. Genereer de factuur eerst. Zie Een conceptfactuur definitief maken.
Kan ik de factuur automatisch laten versturen?
Ja. Zie Een factuur automatisch laten genereren en versturen.