Waar vind je het
Facturatie → Servicecontracten → open het abonnement → zijpaneel → Generatie.
Zo werkt het
Wat er op de factuurdatum gebeurt
Een actief abonnement maakt op de Volgende factuurdatum automatisch een factuur:
- Appficient maakt een factuur met de regels van het abonnement.
- De factuur wordt meteen definitief, met een factuurnummer en een PDF.
- Afhankelijk van je instellingen wordt de factuur gemaild, krijgt hij een betaallink of wordt de incasso ingepland.
- De Volgende factuurdatum van het abonnement schuift door naar de volgende periode.
De nieuwe factuur vind je bij Facturatie → Facturen en in het abonnement op het tabblad Facturen.
De factuur automatisch laten versturen
- Open het abonnement. Is het actief, klik dan eerst op Bewerken.
- Vink in het zijpaneel onder Generatie de optie Genereer en verstuur aan.
- Controleer naar welk e-mailadres de factuur gaat. Dat staat onder het vinkje.
- Klik op Abonnement genereren of Activeren.
Vanaf nu wordt elke factuur van dit abonnement direct na het maken naar de klant gemaild.
Goed om te weten
- Heeft de klant geen e-mailadres, dan zie je de melding dat je dat eerst moet invullen. Pas het aan bij de klant.
- Staat Genereer en verstuur uit, dan wordt de factuur wel gemaakt, maar niet gemaild. Verstuur hem dan zelf. Zie Een factuur versturen.
- Staat in Instellingen → Facturen de optie Automatisch betalingen aanmaken aan, dan krijgt de factuur een betaallink.
- Wil je dat het bedrag automatisch wordt afgeschreven? Zie Automatische incasso met een SEPA-machtiging.
- Hebben meerdere abonnementen van dezelfde klant dezelfde factuurdatum, dan kunnen ze op één factuur komen. Dat stel je in bij Instellingen voor abonnementen.
- Alleen actieve abonnementen maken facturen. Gepauzeerde, beëindigde en gearchiveerde abonnementen niet.
- Gewone herinneringen gelden ook voor facturen van abonnementen. Zie Herinneringen en aanmaningen.
Voorbeeld
Je hebt 40 onderhoudscontracten voor cv-ketels die per kwartaal worden gefactureerd, allemaal met Genereer en verstuur aan. Op de eerste dag van het kwartaal maakt Appficient de facturen en mailt ze naar de klanten. Jij controleert alleen nog de openstaande facturen.
Veelgestelde vragen
Is de factuur van een abonnement een concept?
Nee. Een abonnement maakt meteen een definitieve factuur met factuurnummer.
Waar zie ik welke facturen een abonnement heeft gemaakt?
Open het abonnement en klik bovenaan op het tabblad Facturen.
De factuur is gemaakt maar niet verstuurd. Hoe kan dat?
Controleer of Genereer en verstuur aanstaat en of de klant een e-mailadres heeft.