Waar vind je het
Instellingen → Organisatie → Huisstijl → open een huisstijl → onderdeel Email sjablonen.
Zo werkt het
Elke huisstijl heeft een eigen set e-mailteksten:
- Versturen van de factuur
- Versturen van de eerste herinnering
- Versturen van de tweede herinnering
- Versturen van de aanmaning
- Versturen van een offerte
- Versturen van de eerste offerte herinnering
- Versturen van een credit factuur
Een e-mailtekst aanpassen
- Open de huisstijl via Instellingen → Huisstijl.
- Klik onder Email sjablonen op de e-mail die je wilt aanpassen, bijvoorbeeld Versturen van de factuur.
- Pas het Onderwerp aan, bijvoorbeeld
Factuur @factuur_nummer van Jansen Installatietechniek. - Pas het Bericht aan.
- Voeg gegevens toe met Vervangcodes: klik op een code om hem op de plek van je cursor te zetten, of typ
@in de tekst en kies een code uit de lijst. Met Zoek vervangcodes vind je snel de juiste code. - Klik op Opslaan.
Vanaf nu gebruikt Appficient deze tekst als je een document met deze huisstijl verstuurt. De vervangcodes worden dan gevuld met de gegevens van de klant en het document.
Veelgebruikte vervangcodes
@klant_aanhef: de aanhef van de klant@klant_voornaamen@klant_achternaam@klant_bedrijfsnaam@factuur_nummeren@offerte_nummer@factuur_vervaldatum: de vervaldatum van de factuur@offerte_vervaldatum: tot wanneer de offerte geldig is@factuur_short_url: een link waarmee de klant de factuur bekijkt en betaalt@offerte_short_url: een link naar de offerte
De volledige lijst zie je in het venster bij Vervangcodes.
Hulp bij het schrijven
- Genereren: klik op Genereren en beschrijf eventueel de toon of inhoud, bijvoorbeeld "kort en vriendelijk". Klik in het venster Genereer met AI op Genereren. Er wordt een voorstel voor de tekst gemaakt dat je daarna nog kunt aanpassen.
- Converteer bestaande mail: plak een mail die je nu al gebruikt bij Bestaande e-mail en klik op Omzetten. Je eigen tekst wordt dan omgezet naar een sjabloon.
Bekijken hoe het eruitziet
- Klik naast een e-mail op Preview om die ene mail te bekijken.
- Klik onder E-mailopmaak op Preview alle e-mails om alle mails van deze huisstijl te zien zoals de klant ze ontvangt.
Goed om te weten
- Gebruik je meerdere huisstijlen, dan pas je de teksten per huisstijl aan.
- De vormgeving rondom de tekst, zoals kopregel, kleuren en voettekst, stel je in bij de e-mailopmaak. Zie De vormgeving van e-mails aanpassen.
- Wanneer herinneringen automatisch worden verstuurd, stel je in bij Instellingen → Facturen. Zie Instellingen voor facturen.
- Controleer na een wijziging altijd even de Preview, zodat je ziet of de vervangcodes goed worden gevuld.
Zie je dit onderdeel niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Kan ik de tekst nog aanpassen vlak voordat ik een factuur verstuur?
Ja. Het sjabloon is de standaardtekst. Bij het versturen kun je de tekst voor die ene mail nog aanpassen.
Hoe zet ik een betaallink in de factuurmail?
Gebruik de vervangcode @factuur_short_url. De klant krijgt dan een link om de factuur te bekijken en te betalen.
Waarom staat er @klant_aanhef in de mail in plaats van 'Beste meneer Jansen'?
Waarschijnlijk is de code verkeerd getypt, bijvoorbeeld met een spatie erin. Voeg de code opnieuw toe via de lijst Vervangcodes.