Waar vind je het
Instellingen → Organisatie → Huisstijl → open een huisstijl → onderdeel PDF layouts.
Zo werkt het
Elke huisstijl heeft een eigen PDF-sjabloon voor Facturen, Offertes en, als jullie werkbonnen gebruiken, Werkbonnen. Het sjabloon bepaalt hoe het document eruitziet als je klant het opent of afdrukt.
Een sjabloon toevoegen
- Open de huisstijl via Instellingen → Huisstijl.
- Klik onder PDF layouts op een regel zoals Geen factuursjabloon – klik om toe te voegen.
- Kies in het venster Sjabloon toevoegen:
- Applicatie standaard gebruiken om te starten met het standaardontwerp van Appficient, of
- Templates om een van de kant-en-klare ontwerpen te kiezen.
- Het sjabloon verschijnt in de lijst onder PDF layouts.
Een sjabloon aanpassen in de PDF-bouwer
- Klik onder PDF layouts op het sjabloon dat je wilt aanpassen. De PDF-bouwer opent.
- Het sjabloon bestaat uit blokken. Onder Blokken → Elementen vind je onder meer Tekstblok, Logo, Afbeelding, Regels, Totalen, QR-betaalcode, Ondertekening en Foto's. Sleep een blok naar de plek op de pagina waar je het wilt hebben.
- Klik op een blok om het te bewerken. Met Dupliceren maak je een kopie. Bij Zichtbaarheid kies je bij Toon dit blok… wanneer het blok verschijnt, bijvoorbeeld Altijd, Op factuur met betaallink of Op betaalde factuur.
- Met Ongedaan en Opnieuw draai je een stap terug of voer je hem opnieuw uit.
- Onder Documentinstellingen bepaal je de opmaak van het hele document: Lettertype, Tekstkleur, Accentkleur, Vulkleur en de bovenmarge van de eerste en de volgende pagina's. Met Herstel zet je de marges terug.
- Wil je eigen briefpapier gebruiken, sleep dan een PDF naar Briefpapier. Voor de volgende pagina's gebruik je Briefpapier vervolgpagina's.
- Zet eventueel Voettekst tonen en Voorblad inschakelen aan. Bij Voorblad tonen als kies je wanneer het voorblad meekomt.
- Klik op Bekijk als PDF om het resultaat als PDF te zien.
Je wijzigingen worden direct bewaard. Lukt dat niet, dan zie je een melding.
Controleren met een voorbeeld
- Zet in de PDF-bouwer Voorbeeldweergave aan.
- Kies bij Voorbeeldfactuur een bestaande factuur.
- Je ziet het sjabloon zoals het er met die factuur uitziet. Blokken die bij die factuur niet van toepassing zijn, worden dan verborgen.
Met Voorbeeld bovenaan de pagina bekijk je ook hoe het document eruitziet in bepaalde situaties, zoals Factuur met betaallink, Betaalde factuur, Getekend of Met foto's.
Goed om te weten
- De PDF-bouwer werkt alleen op een desktop of laptop. Op een telefoon of tablet zie je de melding Desktop vereist.
- Met Zichtbaarheid kun je een blok alleen laten verschijnen als het van toepassing is, bijvoorbeeld een QR-betaalcode alleen Op factuur met betaallink of een blok met foto's alleen Als er foto's op de PDF staan.
- De PDF-bouwer is nog in ontwikkeling. Wil je een volledig eigen ontwerp, dan kun je via Contacteer onze helpdesk vragen of het voor je kan worden samengesteld.
- Je logo stel je in bij de huisstijl. Je bedrijfsgegevens komen uit Bedrijfsgegevens. Zie Een huisstijl instellen en Je bedrijfsgegevens invullen.
- Met de knop Verwijder sjabloon naast een sjabloon haal je het uit de huisstijl.
Zie je dit onderdeel niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik geen werkbonsjabloon toevoegen?
De regel Werkbonnen verschijnt alleen als jullie werkbonnen gebruiken.
Kan ik het sjabloon op mijn tablet aanpassen?
Nee, het aanpassen van een factuur- of offertesjabloon kan alleen op een desktop of laptop.
Hoe zie ik hoe een echte factuur eruitziet?
Zet in de PDF-bouwer Voorbeeldweergave aan en kies een Voorbeeldfactuur.
Ik heb het sjabloon verpest. Kan ik opnieuw beginnen?
Verwijder het sjabloon en voeg het opnieuw toe met Applicatie standaard gebruiken of een van de Templates.