Waar vind je het
AppPilot → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, bij de sjablonen voor offertes.
Zo werkt het
Stap 1: eerste herinnering
- Ga naar AppPilot → Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering.
- Kies Stuur een opvolgmail als een offerte te lang stil blijft en klik op Starten.
- Vul bij Dagen in na hoeveel dagen stilte de klant een herinnering krijgt. Vijf dagen geeft de klant genoeg tijd zonder te lang te wachten.
- Klik op Starten. De automatisering staat aan en opent in de builder.
De automatisering gebruikt het startmoment Offerte blijft stil: de klant laat na verzending te lang niets horen. Bij Alleen als staat dat het bedrag groter moet zijn dan 0. De klant krijgt een mail met als onderwerp "Herinnering offerte" en het offertenummer, met de vraag of hij nog vragen heeft of iets wil aanpassen.
Stap 2: tweede, iets dringendere herinnering (optioneel)
- Start ook Herinner opnieuw als er nog geen reactie is.
- Kies een groter aantal dagen dan bij de eerste herinnering, bijvoorbeeld twaalf.
De klant krijgt dan een tweede mail met de vraag of de offerte nog relevant is.
Stap 3: herinnering voordat de offerte verloopt (optioneel)
Bij installatiebedrijven staat ook Stuur een opvolgmail voordat een offerte verloopt klaar. Een paar dagen voor het einde van de geldigheid staat een opvolgmail klaar, bijvoorbeeld "Uw offerte verloopt binnenkort".
De tekst aanpassen
- Open de automatisering en klik op de stap E-mail versturen.
- Pas Onderwerp en E-mailbericht aan. Gebruik tags voor de klantnaam en het offertenummer.
- Klik op Voorbeeld bekijken om te zien hoe de klant de mail ziet.
- Klik op Opslaan in het paneel.
Voorbeeldtekst voor een warmtepompofferte: "Beste {klantnaam}, onlangs stuurden we je offerte {offertenummer} voor de warmtepomp. Heb je nog vragen over het rendement of de subsidie? Bel of mail ons gerust, dan lopen we hem samen door."
Tips
- Liever bellen bij grote offertes? Voeg een voorwaarde toe op het bedrag en een stap Taak aanmaken voor de verkoper, zoals "Bel klant over offerte". Zo mail je kleine offertes en bel je grote.
- Combineer mail en taak. Combineer de tweede herinnering met een telefonische opvolgtaak voor het beste resultaat.
- Offerte geaccepteerd? Gebruik daarna Plan de uitvoering in na een akkoord: de klant krijgt een bevestiging en jij een taak om het werk in te plannen.
Goed om te weten
- In de modus Slim wacht elke opvolgmail op jouw goedkeuring. Je vindt ze in AppPilot → Goedkeuringen. Na een aantal keer ongewijzigd goedkeuren stelt AppPilot voor om de mail zelfstandig te versturen.
- Mailen buiten kantooruren voorkom je met een stap Wachten met Alleen doortellen tijdens werkdagen en kantooruren.
- Een offerte die al is geaccepteerd of gearchiveerd, valt niet onder Offerte blijft stil.
Veelgestelde vragen
Krijgt de klant meerdere herinneringen voor dezelfde offerte?
Alleen als je meerdere automatiseringen gebruikt, zoals een eerste en een tweede herinnering. Dezelfde automatisering start voor dezelfde situatie niet twee keer.
Kan ik de herinnering alleen sturen voor offertes boven een bepaald bedrag?
Ja. Pas in het blok Alleen als de voorwaarde op het bedrag aan, bijvoorbeeld is groter dan 1000.
Ziet de klant dat de mail automatisch is verstuurd?
Nee. De klant krijgt een gewone mail van jouw bedrijf.