Waar vind je het
AppPilot → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, het sjabloon Bied jaarlijks onderhoud aan.
Zo werkt het
Variant 1: jaarlijks onderhoud aanbieden (sjabloon)
Dit sjabloon nodigt klanten uit waar je lange tijd niets van hebt gehoord.
- Ga naar AppPilot → Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering.
- Zoek Bied jaarlijks onderhoud aan en klik op het info-icoon om te lezen wat het doet.
- Klik op Starten.
- Vul bij Dagen in na hoeveel dagen zonder contact de klant een uitnodiging krijgt. Het sjabloon gaat uit van bijna een jaar.
- Klik in het venster op Starten. De automatisering staat aan en opent in de builder.
- Klik op de stap E-mail versturen en pas de tekst aan naar jullie stijl. Standaard luidt het onderwerp "Tijd voor onderhoud?" en vraagt de mail of de klant een afspraak voor onderhoud of een controle wil inplannen.
- Klik op Opslaan in het paneel.
Hoe het werkt: de automatisering start als er het ingestelde aantal dagen geen factuur, ticket, mail of notitie bij een klant is geweest. De klant krijgt dan een vriendelijke mail. In de modus Slim keur je elke mail eerst goed.
Variant 2: onderhoudscontract loopt af
Werk je met onderhoudscontracten als terugkerend abonnement? Bouw dan een eigen automatisering:
- Klik op Nieuwe automatisering → Eigen automatisering bouwen.
- Noem hem bijvoorbeeld "Onderhoudscontract verlengen" en klik op Volgende.
- Kies de trigger Abonnement loopt af en klik op Naar de automatisering.
- Stel in het blok Wanneer de Drempel in: hoeveel dagen voor het einde AppPilot moet starten.
- Voeg met Actie toevoegen een Taak aanmaken toe, bijvoorbeeld "Bel klant over verlenging onderhoudscontract", met een deadline.
- Voeg eventueel een E-mail versturen naar de klant toe met een voorstel om te verlengen.
- Zet de automatisering aan op het tabblad Instellingen.
Tips
- Combineer met een plantaak. Voeg na de mail een Taak aanmaken toe voor de planner, bijvoorbeeld "Onderhoud inplannen" met de tag voor de klantnaam erachter. Zo valt niemand tussen wal en schip als de klant reageert.
- Nabellen. Zet na de mail een stap Wachten van bijvoorbeeld 14 dagen en daarna een Taak aanmaken om de klant na te bellen.
- Najaar is drukte. Onderhoud vóór de winter voorkomt storingen en spoedklussen in de koude maanden.
- Persoonlijke toon. Gebruik tags zoals de klantnaam en laat de schrijfstijl analyseren in het inwerkgesprek, zodat de mail klinkt als jullie.
Goed om te weten
- De uitnodiging kijkt naar activiteit bij de klant, niet naar de datum van het laatste onderhoud. Heb je een klant regelmatig gesproken over iets anders, dan krijgt hij nog geen uitnodiging.
- Bij een installatiebedrijf kan de bibliotheek nog meer onderhoudsgerichte sjablonen tonen. Kijk bij Nieuwe automatisering wat er voor jullie klaarstaat.
- De mail gaat naar de klant, dus in de modus Slim wacht hij op goedkeuring. Je ziet hem in AppPilot → Goedkeuringen.
Veelgestelde vragen
Kan ik bepaalde klanten uitsluiten?
Ja. Voeg in het blok Alleen als een voorwaarde toe, bijvoorbeeld op een veld van de klant.
Kan de klant direct online een afspraak kiezen?
De mail vraagt de klant om te reageren. Zet in de tekst gerust een link of telefoonnummer om een afspraak te maken.