Waar vind je het
Open een automatisering via AppPilot → Automatiseringen en klik in de builder op Actie toevoegen (rechtsboven).
Zo werkt het
- Klik op Actie toevoegen, of op het plusje tussen twee stappen om er een tussen te voegen.
- Het venster Stap toevoegen opent. Zoek een stap, bijvoorbeeld "e-mail", "taak" of "factuur", of blader per categorie.
- Klik op de stap die je wilt. Het instelpaneel opent rechts.
- Vul de velden in. Bij een e-mail kies je bijvoorbeeld de Ontvanger, het Onderwerp en het E-mailbericht.
- Kies bij Goedkeuring of deze stap de goedkeuringsmodus volgt of daarvan afwijkt. Zie hieronder.
- Klik op Opslaan in het paneel. De automatisering wordt direct bewaard.
Je ziet alleen stappen die passen bij het startmoment van de automatisering.
Welke stappen zijn er
Communiceren
- E-mail versturen: een e-mail naar de klant, een medewerker of een eigen adres. Met Voorbeeld bekijken zie je hoe de ontvanger de mail ziet, met de tags ingevuld. Er wordt dan niets verstuurd.
- Melding sturen: een melding in Appficient naar een medewerker of het team.
- Betalingsherinnering versturen: een melding over een openstaande factuur aan de verantwoordelijke collega.
- Opvolgmail naar contactpersoon: een opvolgmail bij een verkoopkans, verstuurd na goedkeuring.
Werk en planning
- Taak aanmaken: een taak met titel, toelichting, eventueel een medewerker en een deadline over een aantal dagen.
- Opvolgtaak inplannen: een opvolgtaak voor de klant met een deadline.
- Project aanmaken: een project vanuit de offerte, verkoopkans of het ticket.
Verkoop en facturatie
- Conceptfactuur maken: een concept op basis van de offerte, het project of de werkbon. Bij een geaccepteerde offerte kies je Concept-factuur of Orderbevestiging.
- Conceptofferte maken: een conceptofferte voor de gekoppelde klant. Die wordt nooit automatisch verstuurd.
- Stappen voor verkoopkansen, zoals Verkoopkans aanmaken, Verkoopkans naar andere fase en Opvolgtaak bij verkoopkans.
- Gegevens aanpassen: velden van bijvoorbeeld de klant, het ticket of de offerte wijzigen.
Tickets
- Ticket toewijzen, Ticketstatus of prioriteit wijzigen, Notitie toevoegen.
AI-stappen (te herkennen aan het label AI)
- Ticket samenvatten, Prioriteit en team bepalen, Taken voorstellen, Antwoord op ticket opstellen, Afzender herkennen, Offerteaanvraag lezen en Klant koppelen.
De automatisering sturen
- Wachten: pauzeer een aantal minuten, uren, dagen of weken. Met Alleen doortellen tijdens werkdagen en kantooruren voorkom je dat een klant midden in de nacht een mail krijgt.
- Alleen doorgaan als: ga alleen verder als een voorwaarde op dat moment klopt.
- Automatisering stoppen: sla alle volgende stappen over.
- HTTP-verzoek versturen (webhook): stuur gegevens naar een ander systeem. Zie Een ander systeem koppelen met een webhook.
De instelling Goedkeuring per stap
Bij elke stap, behalve wachten, stoppen en een voorwaarde, staat het veld Goedkeuring:
- Volgens modus: de stap volgt de goedkeuringsmodus van je omgeving. Erachter zie je wat dat voor deze stap betekent: (eerst goedkeuren) of (direct uitvoeren).
- Altijd eerst goedkeuren: deze stap wacht altijd op jouw akkoord.
- Nooit goedkeuren: deze stap wordt altijd direct uitgevoerd.
Meer hierover in De goedkeuringsmodus kiezen.
Tags in teksten
In onderwerp, tekst en titels kun je tags gebruiken, zoals de klantnaam, het offertenummer of de datum van de afspraak. AppPilot vult ze bij het uitvoeren zelf in. Je ziet alleen tags die bij het startmoment passen.
Goed om te weten
- De stappen worden van boven naar beneden uitgevoerd. Sleep een stap om de volgorde te wijzigen.
- Een AI-stap werkt alleen als je bedrijf toestemming voor AI heeft gegeven en er AI-credits beschikbaar zijn. Zijn ze op, dan wacht de uitvoering vóór de AI-stap tot er weer AI-credits zijn. Zie AI in AppPilot.
- Bij een e-mail kun je kiezen voor Platte opmaak of Eigen opmaak met je huisstijl, en een afzendernaam instellen.
Veelgestelde vragen
Stuurt "Betalingsherinnering versturen" een mail naar mijn klant?
Nee. Deze stap zet een melding klaar voor de collega die verantwoordelijk is voor de factuur. Wil je de klant mailen, gebruik dan E-mail versturen. Zie ook Voorbeeld: betaalherinnering en te late betalers.
Kan ik een stap verwijderen?
Ja. Klik op het menu met de drie puntjes rechts op het blok van de stap en kies Verwijderen.
Hoe laat ik AppPilot een paar dagen wachten tussen twee mails?
Zet een stap Wachten tussen de twee e-mails en vul het aantal dagen in. Combineer dit met Alleen doorgaan als om te controleren of de tweede mail nog nodig is.