Waar vind je het
In het gesprek met de AI-collega verschijnt een kaart met de titel Bevestiging nodig.
Zo werkt het
Een actie goedkeuren
- Geef de collega een opdracht, bijvoorbeeld "Maak een offerte voor familie De Vries: Remeha cv-ketel inclusief montage".
- De collega zoekt de klant en de producten op en toont een bevestigingskaart met de actie, zoals Offerte aanmaken. Op de kaart zie je wat er gaat gebeuren, bijvoorbeeld de klant, de regels en de bedragen.
- Controleer alles goed.
- Klik op Goedkeuren. Je geeft daarmee toestemming om de actie uit te voeren.
- Je ziet Goedgekeurd en uitgevoerd. Vaak staat er een link bij om het resultaat te openen, of opent de collega de pagina zelf.
Een factuur of offerte versturen
Vraag je de collega een factuur of offerte te versturen, dan toont de kaart ook Versturen naar met het e-mailadres. Is het document nog een concept, dan zie je dat het eerst definitief wordt gemaakt en daarna verstuurd, met de knop Genereren en versturen. Gebruik je een e-mailadres dat nog niet bij de klant staat, dan vraagt de collega of je het bij de klant wilt opslaan: Ja, opslaan bij klant of Nee, alleen versturen.
Een actie afwijzen
- Klik op Afwijzen.
- Vul bij Wat moet er anders? eventueel kort in wat je anders wilt, bijvoorbeeld "Gebruik 2 uur montage in plaats van 3".
- Klik op Afwijzen bevestigen.
- Er gebeurt niets. De collega kan met jouw toelichting een nieuw voorstel maken.
Een actie terugdraaien
Was een uitgevoerde actie toch niet goed, vraag dan bijvoorbeeld "Maak dat ongedaan". Voor acties die terug te draaien zijn, toont de collega een kaart Actie ongedaan maken, die je ook weer goedkeurt.
Goed om te weten
- Zonder jouw goedkeuring wijzigt de collega niets. Opzoeken en vragen beantwoorden gebeurt wel direct.
- Een bevestigingskaart is beperkt geldig. Is hij verlopen, dan zie je Deze bevestiging is verlopen en is niet uitgevoerd. Vraag de actie dan opnieuw.
- Vraag je iets nieuws terwijl er nog een kaart openstaat, dan kan de oude kaart vervangen worden door een nieuwere. Gebruik altijd de nieuwste kaart.
- Nieuwe facturen en offertes maakt de collega als concept. Je kunt ze daarna nog aanpassen. Definitief maken gebeurt alleen als je daar zelf om vraagt en het goedkeurt.
- De collega voert alleen acties uit in onderdelen waarvoor jij rechten hebt.
Veelgestelde vragen
Ik heb per ongeluk op Goedkeuren geklikt. Wat nu?
Vraag de collega "Maak dat ongedaan". Lukt dat niet, pas het resultaat dan zelf aan, bijvoorbeeld door een conceptfactuur te verwijderen of te wijzigen.
Waarom moet ik elke keer goedkeuren?
Zo houd je zelf de controle over wat er in je administratie verandert, zeker bij facturen en mails aan klanten.
De kaart zegt dat de actie niet kon worden geladen. Wat moet ik doen?
Geef je opdracht opnieuw in de chat. De collega maakt dan een nieuwe kaart.