Waar vind je het
Open een automatisering via AppPilot → Automatiseringen en klik in de builder op het blok Wanneer.
Zo werkt het
- Klik op het blok Wanneer bovenaan de automatisering.
- Kies bij Gebeurtenis waar de automatisering op reageert.
- Vul de extra velden in die bij deze gebeurtenis horen, zoals een Drempel in dagen of uren.
- Klik op Opslaan in het paneel.
Twee soorten startmomenten
Direct, als er iets gebeurt. De automatisering start meteen op het moment zelf. Voorbeelden:
- Werkbon voltooid: als een werkbon op voltooid wordt gezet, bijvoorbeeld als de monteur klaar is.
- Werkbon ondertekend: als een klant een werkbon digitaal ondertekent.
- Offerte geaccepteerd, Offerte bekeken, Offerte aangemaakt.
- Bericht ontvangen: als er een nieuw ticket binnenkomt of een klant reageert.
- Factuur betaald, Factuur aangemaakt.
- Moment ingepland en Moment verplaatst in de planning.
- Nieuwe klant, Project voltooid.
Via een achtergrondcontrole, als iets blijft liggen. AppPilot kijkt regelmatig of ergens iets te lang stilstaat, ook 's nachts en in het weekend. Voorbeelden:
- Offerte blijft stil: de klant laat na verzending te lang niets horen.
- Offerte verloopt binnenkort: een verzonden offerte zonder reactie nadert de einddatum van de geldigheid.
- Factuur te laat: een factuur staat na de vervaldatum nog open.
- Betalingsachterstand: een klant heeft een of meer vervallen facturen.
- Klant inactief: een klant heeft langere tijd geen activiteit.
- Werkbon voltooid, nog niet gefactureerd en Werkbon open na afspraakdatum.
- Offerte akkoord, nog niet ingepland.
- Afspraak morgen: een dag voor een ingeplande afspraak bij een klant.
- Ticket blijft liggen en Reactie blijft uit.
- Abonnement loopt af: handig voor onderhoudscontracten die binnenkort aflopen.
Welke triggers je ziet, hangt af van de onderdelen die jullie gebruiken.
Instellingen bij een startmoment
Afhankelijk van de gebeurtenis zie je extra velden:
- Drempel: na hoeveel dagen, uren of welk procent de automatisering start. Bij een achtergrondcontrole zoals Offerte blijft stil is dit het aantal dagen stilte.
- Drempelbedrag (optioneel): alleen starten boven een bepaald bedrag. Laat leeg als het altijd moet gelden.
- Pipeline en Fase, of Van fase en Naar fase: bij deals, alleen in een bepaald verkoopproces of bij een bepaalde faseovergang.
- Alleen bij wijziging van: bij Gegevens gewijzigd van een klant, bijvoorbeeld alleen bij een nieuw Adres of Telefoon.
- Ook bij automatische wijzigingen (AppPilot): zet je dit aan, dan start de automatisering ook als AppPilot zelf de wijziging deed.
- Meldingen bundelen in het dagoverzicht: bij achtergrondcontroles. Meldingen komen dan niet los binnen, maar één keer per dag in één overzicht per mail en melding. Zie Achtergrondcontroles en het dagoverzicht.
Goed om te weten
- Dezelfde gebeurtenis start dezelfde automatisering niet twee keer. AppPilot houdt bij wat al verwerkt is.
- Gebeuren er twee dingen tegelijk bij dezelfde klant of hetzelfde ticket, dan handelt AppPilot ze één voor één af.
- Wijzig je de trigger van een bestaande automatisering, controleer dan de stappen. Stappen die niet bij de nieuwe trigger passen, moet je verwijderen of vervangen voordat je kunt opslaan.
- Wil je alleen bepaalde gevallen? Gebruik daarvoor voorwaarden. Zie Voorwaarden instellen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen "Offerte blijft stil" en "Offerte bekeken"?
Offerte bekeken start direct zodra de klant de offerte opent. Offerte blijft stil is een achtergrondcontrole die start als de klant na verzending een ingesteld aantal dagen niets laat horen.
Mijn achtergrondcontrole start niet meteen. Is dat normaal?
Ja. Een achtergrondcontrole kijkt regelmatig, niet op hetzelfde moment als de wijziging. In Geschiedenis → Alle activiteit zie je wanneer een automatisering is gecontroleerd, ook als er niets is gestart.
Kan ik een automatisering laten starten vanuit een ander systeem?
De triggers in de lijst komen uit Appficient zelf. Wil je zelf gegevens naar een ander systeem sturen, gebruik dan een webhook-stap. Zie Een ander systeem koppelen met een webhook.