Waar vind je het
AppPilot → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, het sjabloon Krijg een beltaak bij ernstig te late betalers.
Appficient heeft daarnaast ingebouwde automatische factuurherinneringen bij Facturen. Die staan los van AppPilot. Zie Facturen.
Zo werkt het
Variant 1: beltaak bij ernstig te late betalers (sjabloon)
Persoonlijk contact op het moment dat mailen alleen niet meer genoeg is.
- Ga naar AppPilot → Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering.
- Kies Krijg een beltaak bij ernstig te late betalers en klik op Starten.
- Vul bij Dagen in hoe lang facturen openstaan voordat je een beltaak krijgt. Dertig dagen is een goede drempel voor zakelijke klanten.
- Klik op Starten.
De automatisering gebruikt het startmoment Betalingsachterstand: een klant heeft een of meer vervallen facturen. Je krijgt dan een taak, bijvoorbeeld "Bellen over achterstallige betaling" met de naam van de klant. Een taak is een interne stap, dus die loopt in de modus Slim direct.
Variant 2: seintje aan de verantwoordelijke collega
- Bouw een eigen automatisering met het startmoment Factuur te laat.
- Voeg de stap Betalingsherinnering versturen toe.
- Pas eventueel het bericht aan.
De collega die verantwoordelijk is voor de factuur krijgt een melding in Appficient, met een link naar de factuur. Let op: deze stap mailt de klant niet.
Variant 3: eigen herinneringsmail aan de klant
- Bouw een eigen automatisering met het startmoment Factuur te laat.
- Voeg E-mail versturen toe en kies bij Ontvanger de optie Klant. Gebruik tags voor de klantnaam en het factuurnummer.
- Zet eventueel daarna een Wachten van een week en een Taak aanmaken: "Klant bellen over openstaande factuur".
- Zet de automatisering aan op het tabblad Instellingen.
Een mail naar de klant wacht in de modus Slim eerst op jouw goedkeuring.
Extra: waarschuwing bij een nieuwe offerte
Bij installatiebedrijven staat ook Waarschuw bij een nieuwe offerte voor een klant met openstaande facturen klaar. Maak je een offerte voor een klant die nog vervallen facturen heeft, dan krijg je direct een melding. Zo kun je eerst de betaling bespreken voordat je nieuw werk aanneemt.
Goed om te weten
- Gebruik je ook de ingebouwde factuurherinneringen bij Facturen? Stem de twee dan op elkaar af, zodat de klant niet dubbel wordt gemaand.
- Krijg je veel signalen tegelijk? Bundel ze in het dagoverzicht. Zie Achtergrondcontroles en het dagoverzicht.
- Je kunt met een voorwaarde alleen grote bedragen opvolgen, bijvoorbeeld bij Betalingsachterstand met een Drempelbedrag (optioneel).
- Is een factuur inmiddels betaald, dan start Factuur te laat daar niet meer voor.
Veelgestelde vragen
Stuurt AppPilot automatisch een aanmaning naar mijn klant?
Alleen als je zelf een stap E-mail versturen naar de klant toevoegt. De stap Betalingsherinnering versturen en het sjabloon met de beltaak blijven intern.
Kan ik bij een betaalde factuur de klant bedanken?
Ja. Gebruik het startmoment Factuur betaald of Eerste factuur betaald met een stap E-mail versturen.
Wat is het verschil tussen "Factuur te laat" en "Betalingsachterstand"?
Factuur te laat gaat over één factuur die na de vervaldatum openstaat. Betalingsachterstand gaat over de klant: die heeft een of meer vervallen facturen.