Waar vind je het
AppPilot → Automatiseringen → Nieuwe automatisering → Eigen automatisering bouwen.
Zo werkt het
- Ga naar AppPilot → Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering.
- Scrol naar Liever zelf beginnen? en klik op Eigen automatisering bouwen.
- Bij Geef je automatisering een naam vul je een Naam in, bijvoorbeeld "Bedankmail na ondertekende werkbon". Een Omschrijving is optioneel.
- Klik op Volgende.
- Bij Wanneer starten? kies je de trigger: het moment waarop de automatisering start. Zoek met Zoek trigger… of blader per onderwerp. Triggers met het label Aanbevolen worden veel gebruikt.
- Klik op Naar de automatisering. De builder opent.
- Lees de automatisering van boven naar beneden, zoals een recept:
- Wanneer: het startmoment.
- Alleen als: de voorwaarden. Staat hier Altijd, dan geldt de automatisering voor elk geval.
- Daaronder de stappen, en onderaan Einde automatisering.
- Klik op Actie toevoegen (rechtsboven) om een eerste stap toe te voegen, bijvoorbeeld een e-mail of taak.
- Klik op een blok om het in te stellen. Er opent een paneel rechts. Klik daar op Opslaan; de automatisering wordt dan meteen bewaard.
- Ga naar het tabblad Instellingen om de automatisering aan te zetten. Zie Een automatisering testen en aanzetten.
De tabbladen van een automatisering
Bovenaan in de builder staan vier tabbladen:
- Automatisering: het schema met startmoment, voorwaarden en stappen.
- Goedkeuringen: de goedkeuringen van alleen deze automatisering.
- Geschiedenis: de uitvoeringen van alleen deze automatisering.
- Instellingen: naam, omschrijving, aan/uit, het AI-label en de voorrangsgroep. Hier kun je de automatisering ook verwijderen.
Werken in de builder
- Volgorde wijzigen: sleep een stap naar een andere plek. De nieuwe volgorde wordt direct bewaard.
- Tussenvoegen: met het plusje tussen twee stappen voeg je er een stap tussen.
- Onvolledige stap: een blok met Stap nog niet compleet mist nog een verplicht veld. Zolang dat zo is, kan de automatisering niet worden aangezet. Je ziet dan welke stappen je moet controleren.
- Tags: in teksten kun je tags gebruiken die AppPilot zelf invult, zoals de naam van de klant of het offertenummer. Je ziet ze als blauwe labels, en je krijgt alleen tags te zien die bij het gekozen startmoment passen.
Goed om te weten
- Je ziet bij Actie toevoegen alleen stappen die passen bij de gekozen trigger. Een stap voor een werkbon kun je bijvoorbeeld niet kiezen bij een trigger voor tickets.
- Wil je een andere trigger? Klik op het blok Wanneer en kies een ander startmoment. In het venster Stap toevoegen staat daarvoor ook de link Trigger wijzigen.
- Een zelfgebouwde automatisering staat na het aanmaken nog uit. Je zet hem pas aan als hij klaar is.
- Gebruik je een AI-stap en heeft je bedrijf nog geen toestemming voor AI gegeven, dan vraagt AppPilot daar bij het opslaan om. Een beheerder regelt dat via Instellingen → Organisatie → Beveiliging & privacy.
- Staat de gewenste trigger er niet tussen? Neem contact op met de support van Appficient; het adres staat onder de lijst met triggers.
Veelgestelde vragen
Moet ik ergens op "Opslaan" drukken voor de hele automatisering?
Nee. Elke keer dat je een paneel opslaat of stappen versleept, bewaart AppPilot de automatisering. Op het tabblad Instellingen sla je naam, omschrijving en aan/uit op met Opslaan.
Kan ik een automatisering laten maken door hem in gewone taal te beschrijven?
Op dit moment bouw je een eigen automatisering in de builder of start je een sjabloon. Wel kan AppPilot zelf automatiseringen voorstellen via het inwerkgesprek en patroon-suggesties. Zie Automatiseringen laten voorstellen.
Hoe verwijder ik een automatisering?
Ga naar het tabblad Instellingen en klik bij Automatisering verwijderen op Verwijderen. De automatisering stopt meteen. Wat AppPilot eerder deed, blijft zichtbaar in de geschiedenis.