Waar vind je het
AppPilot → Automatiseringen → Nieuwe automatisering, het sjabloon Maak van elke offerteaanvraag een conceptofferte.
Dit sjabloon werkt met mails die binnenkomen als ticket, en gebruikt AI. Zie je het niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Zo werkt het
Instellen
- Vul eerst je bedrijfscontext in onder Instellingen → AppPilot → Bedrijfscontext, zoals "Installatiebedrijf voor cv-ketels, warmtepompen en airco" en de diensten die klanten aanvragen.
- Zorg dat je productcatalogus compleet is. Hoe completer je productenlijst, hoe beter de offerte klopt.
- Ga naar AppPilot → Automatiseringen en klik op Nieuwe automatisering.
- Kies Maak van elke offerteaanvraag een conceptofferte en klik op Starten.
- Heeft je bedrijf nog geen toestemming voor AI gegeven, dan vraagt AppPilot daar eerst om.
Wat de automatisering doet
De automatisering start bij elke mail van een klant: een nieuwe aanvraag, maar ook een reactie in een bestaande mailwisseling. Daarna:
- Offerteaanvraag lezen: AI haalt uit de mail wat de klant wil, bijvoorbeeld "cv-ketel vervangen, rijtjeshuis, voorkeur voor een HR-ketel".
- Alleen doorgaan als de mail een offerteaanvraag is. Mails die geen offerteaanvraag zijn, worden overgeslagen.
- Klant koppelen: AppPilot zoekt de afzender op in je klanten, op e-mail, domein en eerdere tickets. Bij twijfel gebeurt er niets.
- Conceptofferte maken: met regels en prijzen uit je eigen catalogus.
- Melding sturen: jij krijgt een melding om de conceptofferte te controleren.
Er wordt niets automatisch naar de klant verstuurd. Je opent de conceptofferte, controleert hem en verstuurt hem zelf.
De conceptofferte-stap aanpassen
Klik in de builder op de stap Conceptofferte maken. Je kunt onder meer kiezen:
- Offertesjabloon: een sjabloon als basis, of leeg laten.
- Titel bepalen: AI bepaalt de titel, Overnemen uit sjabloon, Onderwerp van het ticket of Eigen tekst.
- Extra context voor AI (optioneel): bijvoorbeeld "Vermeld altijd de levertijd en 2 jaar garantie op installatiewerk."
- Offerteregels vullen: Ja, AI + catalogusprijzen of Nee, lege offerte.
- Bij niet-herkende regels: Toevoegen als open regel zonder prijs of Overslaan.
- Notitie bij offerte: een interne notitie met per regel welk product is gekoppeld en wat je moet controleren.
Met Test met voorbeeld kies je een recente aanvraag en zie je wat AppPilot ervan zou maken. Dit gebruikt AI-credits.
Goed om te weten
- Regels die niet aan je catalogus te koppelen zijn, krijgen nooit automatisch een prijs. AppPilot verzint geen prijzen.
- Binnen de Deduplicatieperiode (dagen) maakt AppPilot geen tweede conceptofferte voor dezelfde aanvraag. Je stelt die in onder Instellingen → AppPilot → Automatisch verzenden.
- Corrigeer je productregels in de conceptofferte of in de goedkeuring, dan leert AppPilot welke tekst bij welk product hoort. Je ziet die koppelingen onder Productkoppelingen op de pagina Wat AppPilot heeft geleerd.
- Elke keer dat de automatisering draait, gaan er AI-credits af. Hoeveel hangt af van de lengte van de aanvraag en het aantal offerteregels.
Veelgestelde vragen
Verstuurt AppPilot de offerte naar mijn klant?
Nee. De conceptofferte wordt nooit automatisch verstuurd. Jij controleert en verstuurt hem.
Wat gebeurt er als AppPilot de klant niet herkent?
Bij twijfel koppelt AppPilot geen klant. Controleer dan zelf het ticket en de conceptofferte.
De offerte bevat een verkeerd product. Hoe voorkom ik dat de volgende keer?
Corrigeer de regel. AppPilot onthoudt de koppeling. Vul daarnaast bij Bedrijfscontext de Terminologie aan, zoals "ketel = cv-ketel".