Waar vind je het
Instellingen → Koppelingen → Apps en integraties, kaart Exact Online.
Wat doet de koppeling?
Met de koppeling stuurt Appficient automatisch je relaties (klanten en leveranciers), verkoopfacturen en, als je dat aanzet, inkoopfacturen naar Exact Online. Betalingen die je in Exact verwerkt, leest Appficient terug: is een factuur in Exact betaald, dan registreert Appficient de betaling als Betaling uit Exact Online. Synchroniseren gaat automatisch; je hoeft niets handmatig te starten.
Zo werkt het
- Ga naar Instellingen → Koppelingen → Apps en integraties en klik bij Exact Online op Koppelen.
- Klik op de detailpagina op Koppelen. Je gaat naar de inlogpagina van Exact Online.
- Log in met je Exact-account en geef toestemming. Je komt terug in Appficient met de melding Succesvol gekoppeld met Exact Online.
- De wizard start. Bovenaan zie je bij welke stap je bent.
- Administratie kiezen: kies je administratie bij Selecteer administratie en klik op Administratie bevestigen.
- Gegevens ophalen uit Exact: klik op Gegevens ophalen. Appficient haalt btw-codes, grootboekrekeningen, dagboeken en artikelen op.
- BTW verkoop koppelen: koppel elk verkoop-btw-tarief in Appficient aan een btw-code in Exact.
- BTW inkoop koppelen: hetzelfde voor inkoop, als je inkoopfacturen synchroniseert.
- Omzetgroepen koppelen: koppel je omzetgroepen aan grootboekrekeningen.
- Kostencategorieën koppelen: koppel je kostengroepen aan grootboekrekeningen, als je inkoopfacturen synchroniseert.
- Standaardwaarden instellen: kies de Standaard grootboekrekening, het Standaard artikel, het Dagboek verkoop en het Dagboek inkoop.
- Instellingen: kies de Startdatum synchronisatie en welke onderdelen je wilt synchroniseren: Relaties synchroniseren, Verkoopfacturen synchroniseren en Inkoopfacturen synchroniseren.
- Controle: klik op Validatie en droogloop uitvoeren. Appficient controleert of alles compleet is.
- Afronden: klik op Configuratie afronden.
- Ga tussen de stappen heen en weer met Volgende stap en Terug.
Na het afronden is de koppeling actief. Zolang de wizard niet af is, zie je Configuratie nog niet afgerond met Verder configureren, en wordt er niets gesynchroniseerd.
Na het koppelen
Op de detailpagina staan de onderdelen Verbinding, Instellingen, Mapping en Synchroniseren:
- Verbinding: de status, de gekoppelde administratie, Verbinding testen en Verbinding verbreken.
- Instellingen: onder andere de startdatum, de Relatienummering (nummering van Exact overnemen of je eigen nummer sturen) en welke onderdelen je synchroniseert.
- Mapping: alle koppelingen van btw, omzetgroepen en kostengroepen. Met Stamgegevens verversen haal je nieuwe codes uit Exact op, bijvoorbeeld als je daar een grootboekrekening hebt toegevoegd.
- Synchroniseren: de status per onderdeel en eventuele fouten. Zie Synchronisatie met Exact Online controleren.
Goed om te weten
- Alleen beheerders kunnen de koppeling instellen.
- Kies de startdatum bewust. Facturen van vóór die datum worden niet naar Exact gestuurd, zodat je geen dubbele boekingen krijgt.
- Betalingen worden alleen vanuit Exact naar Appficient gelezen, niet andersom.
- Voeg je in Appficient een nieuw btw-tarief, omzetgroep of kostengroep toe, koppel die dan ook in Mapping.
- Gaat er herhaaldelijk iets mis, dan kan de koppeling tijdelijk op Gepauzeerd komen te staan. Op Verbinding zie je de reden.
Veelgestelde vragen
Moet ik de synchronisatie zelf starten?
Nee. Na het afronden van de wizard loopt de synchronisatie automatisch.
Ik heb meerdere administraties in Exact. Welke wordt gebruikt?
De administratie die je in de eerste stap kiest bij Administratie kiezen.
Komen betalingen uit Exact terug in Appficient?
Ja. Is een factuur in Exact (deels) betaald, dan registreert Appficient die betaling.