Waar vind je het
Instellingen → Documenten en e-mail → E-mailhandtekeningen.
Zo werkt het
De handtekening van een medewerker instellen
- Ga naar Instellingen → E-mailhandtekeningen.
- Klik in de lijst op de medewerker, bijvoorbeeld de planner of een monteur.
- Je ziet een overzicht met de kolommen Toepassing en Handtekening. De regel Standaard is de handtekening van deze medewerker. Daaronder staan eventueel de Ticketkanalen.
- Klik bij Standaard op het bewerkicoon.
- Kies bij Hoe wil je je handtekening instellen?:
- Maak je eigen e-mailhandtekening op: je maakt de handtekening in een editor, met vet, lijsten, links en afbeeldingen.
- Gebruik een bestaande handtekening: je plakt bij HTML plakken een handtekening die je al hebt in Outlook, Gmail of je webmail.
- Controleer de handtekening onder Voorbeeld.
- Klik op Opslaan.
In de kolom Handtekening staat daarna Ingesteld. Staat er Leeg, dan heeft de medewerker nog geen handtekening.
Een eigen handtekening per ticketkanaal
- Open de medewerker.
- Klik onder Ticketkanalen bij het kanaal op het bewerkicoon.
- Maak of plak de handtekening zoals hierboven en klik op Opslaan.
Bij dat kanaal staat dan Eigen. Staat er Standaard, dan gebruikt het kanaal de standaardhandtekening van de medewerker. Met Eigen handtekening verwijderen ga je terug naar de standaardhandtekening.
Goed om te weten
- Medewerkers kunnen hun eigen handtekening ook zelf instellen via het blok Persoonlijk, bij Mijn handtekening. Zie Instellingen voor tickets.
- Heb je nog geen ticketkanalen, dan zie je alleen de regel Standaard.
- Zie je Geen medewerkers gevonden voor deze omgeving., maak dan eerst medewerkers aan.
- Houd de handtekening kort: naam, functie, telefoonnummer en eventueel je logo. Een monteur kan bijvoorbeeld "Jan de Vries – Servicemonteur – 06 12345678" gebruiken.
- De tekst van factuur- en offertemails stel je in bij de huisstijl. Zie De teksten van e-mails aanpassen.
Zie je dit onderdeel niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Mijn Outlook-handtekening ziet er na het plakken anders uit. Wat nu?
Kijk onder Voorbeeld hoe hij eruitziet. Lukt het niet goed, kies dan Maak je eigen e-mailhandtekening op en bouw de handtekening opnieuw op in de editor.
Kan een medewerker voor elk ticketkanaal een andere handtekening hebben?
Ja. Stel per kanaal een eigen handtekening in. Kanalen zonder eigen handtekening gebruiken de standaardhandtekening.
Kan ik een logo in de handtekening zetten?
Ja, met Maak je eigen e-mailhandtekening op kun je afbeeldingen toevoegen.