Waar vind je het
Klik links onderin het menu op Instellingen en kies de categorie Tickets. Daar staan Basis, Kanalen, Teams en statussen, Handtekeningen en Geblokkeerde afzenders.
Algemene instellingen, zoals bedrijfsgegevens, huisstijl en meldingen, staan elders. Zie Instellingen in Appficient.
Zo werkt het
Basis
Hier regel je de ticketnummers en de opmaak van je antwoorden.
- Willekeurig nummer: aan elk ticket wordt een willekeurig nummer gegeven. Zet je dit uit, dan krijgen tickets opvolgende nummers.
- Opbouw ticketnummer: bepaal hoe een nummer eruitziet. Gebruik {number} voor het nummer zelf, bijvoorbeeld S{number} voor S000123.
- Lengte van het ticketnummer: de minimale lengte van het cijfergedeelte. Kortere nummers worden aangevuld met voorloopnullen.
- Mail aanhef: de aanhef die vooraf wordt ingevuld in je antwoord. Gebruik {time_greeting} voor Goedemorgen, Goedemiddag of Goedenavond, {contact_name} voor de volledige naam of {first_name} voor de voornaam. Bijvoorbeeld: {time_greeting} {first_name},
- Lettertype, Tekstgrootte en Tekstkleur: de opmaak van de tekst in je ticketmails. Onder Voorbeeld zie je meteen hoe het eruitziet.
- Mails zonder opmaak ontvangen: inkomende mails worden als platte tekst opgeslagen, zonder opmaak.
Kanalen
Hier voeg je de e-mailkanalen toe waarlangs tickets binnenkomen en stel je in vanaf welk adres je antwoordt. Ook koppel je hier je eigen e-maildomein. Zie Een e-mailkanaal voor tickets instellen.
Teams en statussen
Hier maak je teams aan, bepaal je welke medewerkers erin zitten en richt je de statussen in. Je bepaalt ook welke status automatisch wordt gezet na een reactie. Zie Teams en statussen voor tickets inrichten.
Handtekeningen
Hier stel je per kanaal en per medewerker de e-mailhandtekening in die onder een antwoord aan de klant komt. Zie Je handtekening voor tickets instellen.
Geblokkeerde afzenders
Van deze e-mailadressen worden geen tickets aangemaakt. Handig voor nieuwsbrieven, automatische meldingen of spam.
- Klik op Toevoegen.
- Vul het E-mailadres in, bijvoorbeeld nieuwsbrief@leverancier.nl.
- Klik op Toevoegen.
- Met Zoeken vind je snel een adres terug in de lijst. Via het prullenbakje haal je een adres weer van de lijst.
Goed om te weten
- Je persoonlijke handtekening stel je in bij Instellingen → Persoonlijk → Mijn handtekening.
- Zie je deze instellingen niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Hoe zorg ik dat de klant met zijn voornaam wordt aangesproken?
Zet bij Mail aanhef bijvoorbeeld {time_greeting} {first_name}, neer. De voornaam wordt gehaald uit de naam van de klant op het ticket.
Een leverancier stuurt elke dag automatische mails die tickets worden. Hoe stop ik dat?
Zet het afzenderadres op de lijst bij Geblokkeerde afzenders.
Waarom zien inkomende mails er soms rommelig uit?
Sommige mails hebben zware opmaak. Zet Mails zonder opmaak ontvangen aan om ze als platte tekst op te slaan.