Waar vind je het
- Instellingen → Facturen → Inkoopfacturen: goedkeuring en herkenning van inkoopfacturen.
- Instellingen → Financieel → Boekhouding: kostengroepen, kostenplaatsen en inkoop-btw-codes.
- Instellingen → Relaties → Leveranciers: de nummering van leveranciers.
Algemene instellingen, zoals je bedrijfsgegevens, staan in Instellingen.
Zo werkt het
Inkoopfacturen
- Ga naar Instellingen → Facturen → Inkoopfacturen.
- Goedkeuring inkoopfacturen inschakelen: zet dit aan als inkoopfacturen eerst goedgekeurd moeten worden. In het overzicht verschijnt dan het tabblad Te goedkeuren, en op de factuur de knoppen Goedkeuren en Afkeuren. Zet je het aan, dan vraagt Appficient of bestaande inkoopfacturen van dit boekjaar als goedgekeurd gemarkeerd moeten worden.
- Scan & herken standaard inschakelen: het vinkje Scan- en herken gebruiken staat dan standaard aan bij het uploaden. Zo vergeten collega's het niet.
Kostengroepen en btw-codes
- Ga naar Instellingen → Financieel → Boekhouding.
- Bij Kostengroep voeg je met Kostengroep toevoegen een groep toe, met een Naam en Omschrijving. Bijvoorbeeld "Materiaal", "Gereedschap" of "Vervoer".
- Bij Kostenplaats voeg je met Kostenplaats toevoegen kostenplaatsen toe.
- Bij Inkoop BTW-codes beheer je de btw-tarieven die je op inkoopfactuurregels kunt kiezen, zoals 21%, 9%, verlegd en vrijgesteld. Je kunt hier ook een standaard kiezen.
Leveranciersnummering
- Ga naar Instellingen → Relaties → Leveranciers.
- Stel bij Formaat de opbouw van het leveranciersnummer in. Je kunt codes gebruiken voor het jaar, de maand, de dag en een volgnummer.
- Stel bij Vaste lengte leveranciernummer in uit hoeveel cijfers het nummer bestaat. Het nummer wordt dan aangevuld met voorloopnullen.
Goed om te weten
- Deze instellingen zijn alleen beschikbaar voor beheerders.
- Scan & herken standaard inschakelen zie je alleen als jullie Scan & herken kunnen gebruiken.
- Gebruik je een boekhoudkoppeling, dan koppel je in die koppeling de kostengroepen en inkoop-btw-codes aan je boekhouding. Zie Koppelingen.
- Zie je deze instellingen niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met facturen die al in Appficient staan als ik goedkeuring aanzet?
Appficient vraagt dan of bestaande inkoopfacturen van dit boekjaar als goedgekeurd gemarkeerd moeten worden. Kies Ja als je die niet opnieuw wilt beoordelen.
Ik mis een kostengroep. Waar voeg ik die toe?
Bij Instellingen → Financieel → Boekhouding, kaart Kostengroep. Een gebruiker kan ook direct op een factuurregel een nieuwe kostengroep toevoegen.
Wat is het verschil tussen een kostengroep en een kostenplaats?
Een kostengroep zegt wat voor kosten het zijn, bijvoorbeeld materiaal. Een kostenplaats zegt waar de kosten bij horen, bijvoorbeeld een afdeling of vestiging.