Waar vind je het
Instellingen → Tickets → Kanalen, kaart E-mailkanalen.
Zo werkt het
Stap 1: het kanaal aanmaken
- Klik bij E-mailkanalen op Toevoegen. Het venster Nieuw kanaal opent.
- Zorg dat Actief aanstaat.
- Vul een Naam in, bijvoorbeeld "Service" of "Storingen".
- Kies bij Standaardteam het team dat nieuwe tickets van dit kanaal krijgt.
- Klik op Opslaan.
Stap 2: verzenden instellen
- Open het kanaal opnieuw vanuit de lijst. Na het opslaan zie je nu ook het ticketadres en de verzendinstellingen.
- Vul onder Verzenden vanaf de Afzendernaam in, bijvoorbeeld "Service Installatiebedrijf De Vries".
- Vul het Afzenderadres in en kies het domein achter de @. Je kiest uit het standaard maildomein van Appficient of een eigen domein dat je hebt geverifieerd.
- Klik op Opslaan.
Stap 3: doorsturen naar het ticketadres
Elk kanaal heeft een eigen ticketadres. Mail die daar binnenkomt, wordt een ticket.
- Klik in het kanaal bij Forward op Kopiëren om het ticketadres te kopiëren. Via Uitleg open je het venster E-mailforward instellen met de stappen.
- Stel in je eigen mailbox (bijvoorbeeld service@jouwbedrijf.nl) in dat alle mail wordt doorgestuurd naar dit ticketadres. In Outlook doe je dat met doorsturen of een regel.
- Stuur een testmail naar je supportadres. Verschijnt die in Tickets, dan werkt de forward.
Mail versturen vanaf je eigen domein
Wil je dat klanten antwoorden krijgen vanaf je eigen adres, zoals service@jouwbedrijf.nl? Koppel dan je domein onder E-mails verzenden vanaf je eigen domein op dezelfde pagina.
- Klik op Koppel domein en vul je domein in.
- Zet de getoonde records bij je domeinprovider.
- Klik op Controleer status. Staat er Geverifieerd, dan kun je het domein kiezen bij het afzenderadres van je kanaal.
Zie ook E-mails versturen vanaf je eigen domein.
Goed om te weten
- Doorsturen werkt alleen vanaf het ingestelde afzenderadres. Mail die vanaf een andere mailbox wordt doorgestuurd, wordt geweigerd. Laat desgewenst een kopie in je eigen mailbox staan.
- Gebruik je Microsoft 365? Dan moet een beheerder extern doorsturen soms eerst toestaan. Klap in het venster E-mailforward instellen de Microsoft 365 / Exchange — beheerderstappen open voor de uitleg.
- Een kanaal dat niet actief is, staat in de lijst met het label Inactief.
- Wil je van bepaalde afzenders geen tickets? Zet ze bij Instellingen → Tickets → Geblokkeerde afzenders.
- Zie je bij het toevoegen de melding Geen vrij slot voor een e-mailkanaal? Dan kun je op dit moment geen extra kanaal toevoegen. Vraag je beheerder of neem contact op met support.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn bestaande mailadres opgeven?
Nee. Je houdt je eigen adres, zoals service@jouwbedrijf.nl. Je stuurt de mail alleen door naar het ticketadres van het kanaal.
Mijn testmail komt niet aan als ticket. Wat nu?
Controleer of je doorstuurt vanaf precies het ingestelde afzenderadres, of het kanaal Actief is en of het adres niet bij de geblokkeerde afzenders staat. Bij Microsoft 365 moet extern doorsturen zijn toegestaan.
Kan ik meerdere kanalen hebben, bijvoorbeeld voor service en voor offertes?
Ja. Voeg per adres een kanaal toe en geef het een eigen standaardteam.