Waar vind je het
Tickets → Tickets, knop Ticket rechtsboven in de app-balk.
Zo werkt het
- Ga naar Tickets en klik rechtsboven op Ticket. Het scherm Nieuw ticket opent.
- Vul bovenaan het onderwerp in, in het veld Waar gaat dit ticket over? Bijvoorbeeld "Storing cv-ketel, geen warm water".
- Kies of je eerste bericht een Reactie naar de klant of een Interne notitie is.
- Kies Reactie naar de klant als de klant direct een mail moet krijgen, bijvoorbeeld een bevestiging van zijn melding.
- Kies Interne notitie als je alleen wilt vastleggen wat de klant aan de telefoon vertelde.
- Bij een reactie naar de klant vul je bij Aan het e-mailadres van de klant in. Wil je iemand meesturen, vul dan CC in.
- Typ je bericht. Bij een reactie naar de klant kun je bestanden toevoegen door ze naar het vak Sleep bestanden hierheen te slepen of erop te klikken.
- Vul rechts de gegevens van het ticket in:
- Status, Team en Prioriteit;
- Kanaal, als jullie meer dan één kanaal hebben. Vanaf dit kanaal wordt de mail verstuurd;
- Toegewezen aan: de collega die het ticket oppakt;
- Klant: zoek de klant op, of maak met + een nieuwe klant aan;
- Project: koppel eventueel een project.
- Klik op Ticket aanmaken.
Het ticket krijgt een nummer en staat in het overzicht. Koos je Reactie naar de klant, dan wordt de mail meteen verstuurd vanaf het gekozen kanaal. In het paneel Activiteit zie je dat het ticket is aangemaakt.
Goed om te weten
- Bijlagen kunnen alleen bij een reactie naar de klant, niet bij een interne notitie.
- De naam en het e-mailadres van de klant worden automatisch opgeslagen als contactpersoon. Zie Contactpersonen in tickets beheren.
- Is een contactpersoon al aan een klant gekoppeld, dan worden nieuwe tickets van dat e-mailadres automatisch aan die klant gekoppeld.
- Kon een mail niet worden verzonden, dan blijft het bericht bewaard in het ticket met de melding E-mail is niet verzonden (opgeslagen in het ticket).
- Tickets die per e-mail binnenkomen op een ticketkanaal maak je niet zelf aan: die verschijnen automatisch. Zie Een e-mailkanaal voor tickets instellen.
- Zie je de knop Ticket niet? Dan heb je geen rechten om tickets aan te maken. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Ik wil een telefonische melding vastleggen zonder de klant te mailen. Kan dat?
Ja. Kies bij het eerste bericht Interne notitie. De klant krijgt dan geen mail.
Kan ik een ticket aanmaken voor een klant die nog niet in Appficient staat?
Ja. Klik naast het veld Klant op + om een nieuwe klant toe te voegen, of laat het veld leeg en koppel de klant later.
Kan ik meerdere mensen tegelijk mailen?
Ja. Voeg meerdere ontvangers toe bij Aan of zet collega's of de huurder van de woning in CC.