Waar vind je het
Inkoop → Inkoopfacturen. Je leveranciers vind je onder Relaties → Leveranciers.
Wat kun je ermee
In Inkoop verzamel je alle facturen en bonnen die je van leveranciers krijgt: de maandfactuur van je technische groothandel, de bon van de bouwmarkt, de factuur voor je leasebus of je telefoonabonnement. Je kunt:
- facturen en bonnen uploaden als pdf of foto, of handmatig invoeren;
- ze automatisch laten uitlezen met Scan & herken;
- elke factuurregel een kostengroep geven en de factuur aan een project koppelen;
- bijhouden wat je nog moet betalen en wat al betaald is;
- je leveranciers beheren.
Wat je in Inkoop vastlegt, gebruikt Appficient in je kostenrapportages, je cashflow, het overzicht van crediteuren en de btw-berekening. Gebruik je een boekhoudkoppeling, dan kunnen verwerkte inkoopfacturen ook naar je boekhoudpakket.
Het overzicht van inkoopfacturen
Bovenaan staan tabbladen, elk met een teller:
- Te verwerken: facturen die je hebt toegevoegd maar nog niet hebt gecontroleerd en opgeslagen.
- Onbetaald: verwerkte facturen die nog niet (volledig) betaald zijn.
- Betaald: facturen die volledig betaald zijn.
- Alle: alles bij elkaar. Dit is de standaardweergave.
- Te goedkeuren: alleen als jullie goedkeuring van inkoopfacturen gebruiken.
Verder:
- Rechtsboven staat de knop Inkoopfactuur om een factuur toe te voegen.
- Met het zoekveld zoek je op factuurnummer, onderwerp, ordernummer of leverancier.
- In het filterpaneel rechts kies je Lijstweergave of Tabelweergave, filter je op Boekjaar en Factuurdatum en kies je de sortering. Heb je de rechten, dan zie je daar ook het totaal exclusief en inclusief btw.
- Elke regel toont het factuurnummer, de datum, de leverancier, het bedrag en de status, zoals Te verwerken, Openstaand, Deels betaald, Betaald of hoeveel dagen de factuur nog heeft of te laat is.
Belangrijke begrippen
- Inkoopfactuur: een factuur of bon van een leverancier.
- Concept: een inkoopfactuur die nog niet verwerkt is.
- Verwerken: de factuur controleren en opslaan. Daarna is hij vergrendeld.
- Scan & herken: Appficient leest de factuur automatisch uit en vult de gegevens in.
- Kostengroep: de soort kosten, zoals materiaal, gereedschap of vervoer. Je kiest die per factuurregel.
- Leverancier: het bedrijf waarvan je de factuur krijgt; ook wel crediteur.
Artikelen in dit onderdeel
- Een inkoopfactuur of bon uploaden
- Een inkoopfactuur automatisch laten uitlezen
- Een inkoopfactuur handmatig invoeren
- Een inkoopfactuur controleren en verwerken
- Kosten indelen met kostengroepen en projecten
- Een inkoopfactuur als betaald markeren
- Leveranciers beheren
- Instellingen voor inkoop
Goed om te weten
- Gearchiveerde inkoopfacturen zie je in geen enkel tabblad meer.
- Om facturen toe te voegen heb je het recht nodig om inkoopfacturen toe te voegen. Totalen zie je alleen met het recht om totalen van inkoopfacturen te bekijken.
- Zie je dit onderdeel niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Te verwerken en Onbetaald?
Te verwerken zijn facturen die je nog moet controleren en opslaan. Onbetaald zijn verwerkte facturen die je nog moet betalen.
Kan ik bonnetjes van de bouwmarkt ook kwijt?
Ja. Een bon behandel je als inkoopfactuur. Upload een foto of pdf en verwerk hem op dezelfde manier.
Waar zie ik hoeveel ik aan leveranciers moet betalen?
Op het tabblad Onbetaald, of in Rapportages → Crediteuren met een betaalkalender.