Waar vind je het
Open een product via Producten → Producten. De instellingen staan in de kaart Voorraad.
Voordat je begint
Voorraad registreer je per locatie. Maak daarom eerst minimaal één voorraadlocatie aan, bijvoorbeeld "Magazijn". Zie Voorraadlocaties beheren. Zonder locatie zie je op het product de melding Nog geen voorraadlocatie met de knop Voorraadlocatie toevoegen.
Zo werkt het
- Ga naar Producten → Producten en open het product, bijvoorbeeld "Koperbuis 15 mm".
- Vink in de kaart Voorraad de optie Voorraad bijhouden aan.
- Vul de Minimum voorraad in. Daalt de voorraad tot dit aantal of lager, dan krijg je een melding. Het veld wordt vooraf gevuld met de standaard uit je voorraadinstellingen.
- Vul per voorraadlocatie het aantal in dat er nu ligt. Onder Totaal zie je de voorraad over alle locaties.
- Klik op Opslaan.
Vanaf nu telt Appficient de voorraad van dit product. In het productenoverzicht zie je bij Status het aantal op voorraad: groen als er genoeg is, oranje bij of onder het minimum, rood bij nul of minder.
Onbeperkte voorraad
Voor materiaal dat je niet telt, zoals kabelbinders of tape, vink je Onbeperkte voorraad aan. Het product toont dan Onbeperkte voorraad en er worden geen aantallen bijgehouden.
Wat gebeurt er automatisch?
- Een factuur boekt de voorraad af. Standaard gebeurt dat als je de factuur definitief maakt.
- Een werkbon boekt het materiaal af zodra de werkbon de fase Voltooid krijgt.
- Een creditfactuur boekt de voorraad weer terug.
- Offertes kunnen voorraad reserveren, zodat je ziet wat al is toegezegd.
- Wanneer reserveren en afboeken gebeurt, stel je in bij Instellingen → Producten → Voorraad.
Melding bij lage voorraad
Komt de totale voorraad op of onder het minimum, dan krijg je de melding Lage voorraad, bijvoorbeeld: "Koperbuis 15 mm: nog 20 op voorraad (minimum 25)". Met Product bekijken open je het product. Je krijgt pas een nieuwe melding als de voorraad eerst weer boven het minimum is geweest. Of en hoe je meldingen ontvangt, stel je in bij je meldingsinstellingen.
Goed om te weten
- Let op: zet je Voorraad bijhouden uit of Onbeperkte voorraad aan en sla je op, dan worden de aantallen per locatie gewist.
- Aantallen worden in hele stuks geteld. Houd daar rekening mee bij producten die je per meter of per liter verkoopt.
- Negatieve voorraad wordt niet geblokkeerd. Boek je meer af dan er ligt, dan wordt de voorraad negatief.
- Zie je de kaart Voorraad niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Waarom verandert mijn voorraad niet als ik een factuur maak?
Controleer of Voorraad bijhouden aanstaat, of er minimaal één voorraadlocatie is en of de factuurregel aan het product gekoppeld is. Kijk ook bij Instellingen → Producten → Voorraad wanneer facturen afboeken.
Van welke locatie wordt afgeboekt?
Je kiest geen locatie. Appficient boekt af van de locaties op volgorde en gaat pas naar de volgende locatie als de eerste leeg is.
Kan ik zien waarom de voorraad is veranderd?
Ja, op het tabblad Voorraadlog van het product. Zie Voorraad aanpassen en mutaties bekijken.