Waar vind je het
Inkoop → Inkoopfacturen, knop Inkoopfactuur rechtsboven.
Zo werkt het
- Ga naar Inkoop → Inkoopfacturen en klik op Inkoopfactuur. Het venster Inkoopfactuur aanmaken opent.
- Kies de optie om handmatig een nieuwe inkoopfactuur aan te maken.
- Er opent een lege inkoopfactuur.
- Vul in de kaart Factuurgegevens in:
- Leverancier: zoek de leverancier op. Staat hij er nog niet in, klik dan op Nieuwe leverancier aanmaken.
- Factuurnummer: het nummer van de leverancier.
- Factuurdatum en Vervaldatum.
- Voeg in de kaart Financieel de regels toe met Rij +. Vul per regel in:
- Kostengroep
- Omschrijving
- Totaal excl. BTW
- BTW
- Controleer onderaan het Subtotaal, de BTW en het Totaal incl. BTW.
- Stel in de kaart Betaling de status in als je al hebt betaald.
- Klik op Opslaan. De factuur is verwerkt en staat onder Onbetaald of Betaald.
Voorbeeld
Je tankt de servicebus en betaalt met de tankpas. De maandfactuur van de tankpas komt per post. Je maakt handmatig een inkoopfactuur aan, kiest de leverancier, vult factuurnummer en datum in en voegt één regel toe met kostengroep "Vervoer", omschrijving "Brandstof september" en het bedrag exclusief btw.
Goed om te weten
- Krijg je een melding Dit factuurnummer komt al voor bij een andere inkoopfactuur.? Controleer dan of je de factuur niet dubbel invoert.
- Een factuur met meerdere soorten kosten splits je over meerdere regels, elk met een eigen kostengroep en btw-tarief.
- De btw-tarieven komen uit je inkoop-btw-codes, bijvoorbeeld 21%, 9%, Verlegd of Vrijgesteld. Je beheerder beheert die bij Instellingen → Financieel → Boekhouding.
- Heb je de factuur toch als bestand? Dan kun je hem achteraf toevoegen via Bestand toevoegen.
- Om facturen toe te voegen heb je het recht nodig om inkoopfacturen toe te voegen.
Veelgestelde vragen
Hoe voer ik een factuur met verlegde btw in?
Kies op de regel bij BTW de btw-code voor verlegde btw, bijvoorbeeld Verlegd. Dat komt veel voor bij onderaannemers in de installatiebranche.
Kan ik de factuur later nog aanpassen?
Na Opslaan is de factuur vergrendeld. Met Bewerken maak je hem weer aanpasbaar. Zie Een inkoopfactuur controleren en verwerken.
Moet ik altijd een leverancier kiezen?
Ja, kies altijd een leverancier. Dan kloppen je overzicht van crediteuren en je rapportage per leverancier.