Waar vind je het
In het venster Inkoopfactuur aanmaken via Inkoop → Inkoopfacturen, knop Inkoopfactuur. Het vinkje heet Scan- en herken gebruiken.
Zo werkt het
- Ga naar Inkoop → Inkoopfacturen en klik op Inkoopfactuur.
- Vink Scan- en herken gebruiken aan. Onder het vinkje zie je je resterende tegoed bij Scans.
- Upload een of meer facturen of bonnen.
- Appficient leest elk bestand uit. Tijdens het uitlezen zie je Bezig met herkennen....
- Open de factuur in Te verwerken. De gegevens zijn ingevuld.
- Controleer vooral de oranje velden. Die zijn minder betrouwbaar herkend.
- Vul aan wat ontbreekt, zoals de kostengroep per regel, en klik op Opslaan.
Wat wordt herkend?
- Het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum.
- De factuurregels met omschrijving, bedrag exclusief btw, btw-tarief en bedrag inclusief btw.
- De totalen en de valuta.
- De gegevens van de leverancier, zoals naam, btw-nummer, KvK-nummer en IBAN.
Leverancier automatisch koppelen
Appficient zoekt de leverancier op aan de hand van het btw-nummer, het KvK-nummer of het IBAN. Is er precies één bestaande leverancier die past, dan wordt die automatisch gekoppeld.
- Is de leverancier nog niet bekend, dan zie je bijvoorbeeld Leverancier 'Groothandel Installatietechniek' is nog niet bekend. met de optie om hem toe te voegen.
- Zijn er meerdere kandidaten, dan zie je Mogelijk dezelfde leverancier: met een lijst om uit te kiezen.
Tegoed
- Elke keer dat je Scan & herken op een bestand gebruikt, gaat dat van je scantegoed af.
- Je resterende tegoed zie je onder het vinkje bij Scans, in het uploadvenster en op de inkoopfactuur zelf.
- Is je tegoed op, dan krijg je Onvoldoende credits voor deze actie. Je kunt de factuur dan gewoon handmatig invullen.
- Mislukt het uitlezen door een technische fout, dan krijg je het tegoed terug.
Scannen bij een bestaande factuur
Voeg je met Scan & herken een extra bestand toe aan een factuur die al bestaat, dan vraagt Appficient eerst om bevestiging. De bestaande gegevens worden dan overschreven met de nieuw herkende gegevens.
Goed om te weten
- Kon een document niet worden gelezen, dan zie je Het document kon niet worden herkend. Vul de factuur handmatig in.
- De kostengroep wordt niet automatisch gekozen. Die vul je zelf per regel in.
- Je beheerder kan Scan & herken standaard aanzetten bij Instellingen → Facturen → Inkoopfacturen. Zie Instellingen voor inkoop.
- Je hebt het recht Scan & Herken nodig. Zonder dat recht zie je het vinkje niet.
- Zie je de optie niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Moet ik de herkende gegevens nog controleren?
Ja. Controleer altijd bedragen, btw en leverancier voordat je opslaat, en let vooral op de oranje velden.
Kost een mislukte scan ook tegoed?
Mislukt het uitlezen door een technische fout, dan wordt het tegoed teruggeboekt.
Werkt het ook met een foto van een kassabon?
Ja, je kunt afbeeldingen uploaden. Hoe scherper en rechter de foto, hoe beter het resultaat.