Waar vind je het
Inkoop → Inkoopfacturen, tabblad Te verwerken.
Zo werkt het
- Ga naar Inkoop → Inkoopfacturen en open het tabblad Te verwerken.
- Klik op de factuur. Links zie je het document, rechts het formulier. De scheiding tussen beide kun je verslepen.
- Controleer in Factuurgegevens de Leverancier, het Factuurnummer, de Factuurdatum en de Vervaldatum.
- Controleer in Financieel de regels: omschrijving, bedragen en btw. Kies per regel een Kostengroep. Voeg regels toe met Rij + en versleep ze om de volgorde te wijzigen.
- Koppel de factuur eventueel aan een Project in het zijpaneel.
- Stel in Betaling de status in als je al hebt betaald.
- Klik op Opslaan.
De factuur is nu verwerkt. Hij verdwijnt uit Te verwerken en staat onder Onbetaald of Betaald. Vanaf nu telt hij mee in je kosten, rapportages en btw-berekening.
Een verwerkte factuur aanpassen
Na het opslaan is de factuur vergrendeld. Probeer je iets te wijzigen, dan zie je Deze inkoopfactuur is opgeslagen en kan niet meer worden gewijzigd.
- Open de factuur.
- Klik onderaan op Bewerken. Je krijgt de melding Factuur bewerkbaar.
- Pas de gegevens aan.
- Klik op Opslaan.
De betaalgegevens en het project kun je ook wijzigen zonder de factuur eerst te ontgrendelen.
Een concept verwijderen
Heb je een factuur dubbel geüpload of hoort hij er niet in? Zolang hij nog niet verwerkt is, verwijder je hem met Verwijder concept in het zijpaneel. Meerdere concepten tegelijk verwijder je in het tabblad Te verwerken: vink ze aan en kies Verwijder concept.
Voorbeeld
De groothandelsfactuur voor de installatie van een warmtepomp bij een klant staat in Te verwerken. Je controleert het factuurnummer en de bedragen, geeft de regels de kostengroep "Materiaal" en koppelt de factuur aan het project van die klant. Na Opslaan zie je de materiaalkosten terug in de marge van het project.
Goed om te weten
- Koppel je een factuur aan een project, dan worden de kosten meegenomen in de marge van dat project.
- Gebruiken jullie goedkeuring van inkoopfacturen, dan zie je ook de knoppen Goedkeuren, Goedkeuren en volgende en Afkeuren.
- Gebruiken jullie een boekhoudkoppeling, dan kan de verwerkte factuur naar je boekhoudpakket gaan. Op de factuur zie je dan de synchronisatiestatus.
- Je kunt facturen archiveren via het overzicht: vink ze aan en kies Archief. Gearchiveerde facturen zie je niet meer in de tabbladen.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik mijn factuur niet meer wijzigen?
Hij is verwerkt en daardoor vergrendeld. Klik op Bewerken om hem weer aanpasbaar te maken.
Telt een factuur in Te verwerken al mee in mijn kosten?
Nee. Pas na Opslaan telt de factuur mee in rapportages en btw.
Kan ik een verwerkte factuur nog verwijderen?
Verwijder concept werkt alleen bij facturen die nog niet verwerkt zijn. Een verwerkte factuur kun je archiveren.