Waar vind je het
Inkoop → Inkoopfacturen, knop Inkoopfactuur rechtsboven. Je kunt ook via de plusknop kiezen voor Nieuwe inkoopfactuur.
Zo werkt het
- Ga naar Inkoop → Inkoopfacturen en klik op Inkoopfactuur. Het venster Inkoopfactuur aanmaken opent.
- Sleep een of meer bestanden naar het vak Sleep bestanden hierheen, of klik in het vak om bestanden te kiezen.
- Wil je dat Appficient de gegevens automatisch uitleest? Vink Scan- en herken gebruiken aan. Zie Een inkoopfactuur automatisch laten uitlezen.
- De bestanden worden geüpload. Je krijgt de melding dat de upload gelukt is.
- Elk bestand wordt een aparte inkoopfactuur met de status Te verwerken.
- Open de factuur in het tabblad Te verwerken om hem te controleren en op te slaan. Zie Een inkoopfactuur controleren en verwerken.
Welke bestanden kun je uploaden?
- Pdf-bestanden en afbeeldingen, zoals een foto van een bon.
- Maximaal 10 MB per bestand.
- Meerdere bestanden tegelijk. Upload je vijf facturen, dan krijg je vijf inkoopfacturen.
Een extra bestand bij een factuur
Hoort er bij een factuur nog een bijlage, zoals een pakbon of specificatie? Open de inkoopfactuur en voeg het bestand toe via het tabblad Bestand toevoegen naast het document. Per factuur kun je tot drie bestanden toevoegen.
Voorbeeld
Aan het eind van de maand krijg je de verzamelfactuur van je technische groothandel, met koperbuis, fittingen en een paar radiatoren. Daarnaast heb je drie foto's van bonnen van de bouwmarkt. Je selecteert alle vier de bestanden tegelijk, zet Scan- en herken gebruiken aan en sleept ze in het vak. Even later staan er vier facturen klaar in Te verwerken, met de gegevens al ingevuld.
Goed om te weten
- Maak foto's van bonnen recht van boven en goed belicht. Dan zijn ze beter leesbaar, ook bij automatisch uitlezen.
- Onderweg? In de mobiele app maak je direct een foto van een bon. Zie Een inkoopbon of -factuur scannen.
- Een geüploade factuur telt pas mee in je kosten en rapportages als je hem hebt verwerkt.
- Een factuur die je per ongeluk hebt geüpload, verwijder je met Verwijder concept, zolang hij nog niet verwerkt is.
- Om facturen te uploaden heb je het recht nodig om inkoopfacturen toe te voegen.
- Zie je de knop niet? Dan heb je er geen rechten voor of het zit niet in jullie abonnement. Vraag het je beheerder.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere facturen in één pdf uploaden?
Elk bestand wordt één inkoopfactuur. Staan er meerdere facturen in één pdf, splits die dan eerst in aparte bestanden.
Ik krijg een foutmelding bij het uploaden. Wat nu?
Controleer of het een pdf of afbeelding is en of het bestand kleiner is dan 10 MB.
Kan ik een factuur ook zonder bestand invoeren?
Ja. Kies in het venster voor handmatig aanmaken. Zie Een inkoopfactuur handmatig invoeren.