Waar vind je het
De meeste stappen doe je via Instellingen (onderaan in het menu links) en via Snelle acties (de plusknop rechtsboven). Medewerkers voeg je toe via Omgevingen → Mijn omgeving → Medewerkers.
Zo werkt het
Stap 1: Bedrijfsgegevens invullen
- Ga naar Instellingen → Organisatie → Bedrijfsgegevens.
- Vul onder Bedrijfsinformatie je Bedrijfsnaam, Website, E-mailadres en Telefoonnummer in.
- Vul onder Contact voor je account het Contact e-mailadres in. Dit adres ontvangt abonnement- en systeemmeldingen.
- Vul je Adresgegevens en onder Financieel je KVK nummer en BTW-nummer in.
- Klik op Opslaan.
Deze gegevens komen op je offertes, facturen en werkbonnen. Vul ze daarom eerst in.
Stap 2: Huisstijl instellen
- Ga naar Instellingen → Organisatie → Huisstijl.
- Klik op Huisstijl toevoegen of open de bestaande huisstijl.
- Voeg je logo en kleuren toe en controleer hoe je documenten eruitzien.
Stap 3: Facturatie en verzending controleren
- Controleer in Instellingen → Facturen → Facturen de Factuurnummering.
- Kies in Instellingen → Financieel → Btw en valuta of je prijzen standaard excl. BTW of incl. BTW invoert.
- Stel in Instellingen → Documenten en e-mail → Verzendinstellingen het Van e-mailadres en de Van naam in voor facturen en offertes.
Stap 4: Medewerkers toevoegen
- Klik bovenaan op Omgevingen en kies Mijn omgeving.
- Open het tabblad Medewerkers en voeg je collega's toe.
- Kies per persoon het Gebruikerstype: Kantoor voor binnendienst, Buitendienst voor monteurs.
- Geef iedereen toegang tot de onderdelen die hij nodig heeft.
Zie Een medewerker toevoegen of uitnodigen en Rollen en rechten instellen.
Stap 5: Je eerste klant
- Klik rechtsboven op Snelle acties (de plusknop).
- Kies Nieuwe klant en vul de gegevens in, bijvoorbeeld een particulier die een nieuwe cv-ketel wil.
- Sla de klant op.
Meer uitleg: Relaties in Appficient.
Stap 6: Je eerste offerte
- Kies in Snelle acties voor Nieuwe offerte.
- Kies de klant en voeg regels toe, bijvoorbeeld de ketel, montage-uren en materiaal.
- Controleer de offerte als concept voordat je hem verstuurt.
Meer uitleg: Offertes in Appficient.
Stap 7: Je eerste factuur
- Kies in Snelle acties voor Nieuwe factuur, of zet een geaccepteerde offerte om naar een factuur.
- Controleer klant, regels, btw en totaal.
- Maak de factuur pas definitief als nummering, btw en huisstijl goed staan.
Meer uitleg: Facturen in Appficient.
Goed om te weten
- Begin je vanuit een proefperiode, dan staat er vaak voorbeelddata in je omgeving. Verwijder die voordat je met echte klanten begint; zie Voorbeelddata verwijderen.
- Tijdens de proefperiode bevestig je eerst je e-mailadres voordat Appficient mails voor je verstuurt.
- Alleen een beheerder ziet de instellingen van de organisatie en Mijn omgeving.
- Een concept kun je nog aanpassen. Een definitieve factuur heeft een vast factuurnummer.
- Wil je sneller werken? Vraag de AI-collega om een conceptofferte of conceptfactuur voor te bereiden; zie De AI-collega gebruiken.
Veelgestelde vragen
Moet ik alle stappen in één keer doen?
Nee. Doe in elk geval stap 1 tot en met 3 voordat je je eerste document verstuurt, zodat je gegevens en opmaak kloppen.
Ik zie Snelle acties niet of mis er opties in. Hoe kan dat?
De opties in Snelle acties hangen af van je rechten en jullie abonnement. Zie je dit onderdeel niet? Vraag het je beheerder.
Kan ik mijn bedrijfsgegevens later nog wijzigen?
Ja. Pas ze aan in Instellingen → Organisatie → Bedrijfsgegevens. Controleer daarna je openstaande concepten.
Hoe nodig ik een monteur uit die alleen werkbonnen gebruikt?
Voeg hem toe met het gebruikerstype Buitendienst. Zie Kantoor- en buitendienstgebruikers.