1
Contracten die periodiek factureren
Per opdrachtgever een bedrag en een periode. De facturen worden klaargezet, jij geeft akkoord.
Software voor schoonmaakbedrijven
Maandelijkse contractfacturen die zichzelf klaarzetten, planning per object en meldingen van opdrachtgevers die niet meer in een mailbox blijven hangen.
Geen betaalgegevens nodig.
Welke software heeft een schoonmaakbedrijf nodig?
Een schoonmaakbedrijf verkoopt vooral herhaling: dezelfde objecten, dezelfde frequentie, elke maand dezelfde factuur. De uitdaging zit niet in het schoonmaken maar in het bijhouden ervan. Appficient is Nederlandse bedrijfssoftware waarin je contracten periodiek laat factureren, het werk per object inplant met taken en meldingen van opdrachtgevers vastlegt met een status en een verantwoordelijke.
Waar een schoonmaakbedrijf overzicht verliest
Niet bij één grote klant, maar bij de dertigste locatie en de vijfde medewerker.
1
De maandelijkse factuurronde kost een hele dag
Dertig opdrachtgevers, allemaal met een eigen bedrag en een eigen frequentie. Iemand loopt de lijst door en maakt de facturen aan. Eén keer een rij overslaan en die omzet mis je gewoon.
2
Wie er waar staat is niet ergens vastgelegd
De verdeling van medewerkers over objecten zit in het hoofd van de voorman. Meldt iemand zich ziek, dan begint het bellen, en de opdrachtgever hoort het meestal als eerste.
3
Meldingen van opdrachtgevers verdwijnen in de mail
Een beheerder mailt dat de derde verdieping is overgeslagen. Dat bericht komt binnen bij iemand die die dag vrij is, en de klacht komt een week later terug via de telefoon.
Van offerte tot maandelijkse factuur
Zo loopt een schoonmaakopdracht door Appficient, van de eerste rondgang tot de factuur die elke maand vanzelf komt.
- 1
De rondgang en de offerte
Je bekijkt het pand en stelt een offerte op met eigen regels voor frequentie, uren en materiaal per object. De opdrachtgever krijgt een link en tekent digitaal.
- 2
Het contract vastleggen
Na akkoord leg je het maandbedrag en de periode vast als contract bij de opdrachtgever. Vanaf dat moment worden de facturen automatisch klaargezet.
- 3
Het werk verdelen
Je maakt taken per object met een dag en een verantwoordelijke. Bij ziekte of vakantie wijs je de taak toe aan iemand anders, zodat de vervanging zichtbaar is in plaats van telefonisch geregeld.
- 4
Meldingen opvangen
Mails van beheerders en opdrachtgevers komen binnen als klantvraag met een status en een eigenaar, gekoppeld aan de juiste opdrachtgever. Je ziet wat er open staat en wie eraan werkt.
- 5
Eenmalig werk erbij factureren
Een vloerbehandeling, een grote voorjaarsbeurt of schoonmaak na een verbouwing zet je als losse opdracht weg en factureer je apart van het contract.
- 6
De maandelijkse ronde
De contractfacturen staan klaar. Jij controleert de lijst, geeft akkoord en ze gaan de deur uit met een betaallink. Blijft een factuur openstaan, dan gaat de herinnering vanzelf de deur uit.
De maandelijkse factuurronde in een kwartier.
Leg per opdrachtgever het contractbedrag en de periode vast en laat Appficient de facturen klaarzetten. Automatische incasso kan erbij, zodat je bij vaste klanten ook nog eens minder achter betalingen aan hoeft. Wat overblijft is controleren en akkoord geven.
Bekijk abonnementen
Een melding van een beheerder blijft niet liggen.
Mails van opdrachtgevers en beheerders komen binnen in een gedeelde inbox en worden een vraag met een status en een verantwoordelijke, gekoppeld aan de juiste opdrachtgever. Is iemand vrij, dan pakt een collega het op. Je ziet per locatie wat er is gemeld en wat er is opgelost.
Bekijk klantvragen
Wil je die factuurdag terugwinnen?
Probeer Appficient 30 dagen gratis. Zet een paar contracten klaar en kijk hoe de volgende maandronde eruitziet. Geen betaalgegevens nodig.
Excel-lijst en mailbox, of één omgeving
Bij tien objecten houd je het bij in een bestand. Bij dertig is dat bestand het probleem geworden.
Zoals het nu gaat
Met Appficient
Zoals het nu gaat
Elke maand met de hand tientallen facturen maken
Met Appficient
Contractfacturen die worden klaargezet, jij controleert
Zoals het nu gaat
Verdeling van medewerkers in het hoofd van de voorman
Met Appficient
Taken per object met een verantwoordelijke, ook bij vervanging
Zoals het nu gaat
Meldingen in de mailbox van één persoon
Met Appficient
Gedeelde inbox met status en eigenaar per melding
Zoals het nu gaat
Eenmalig werk vergeten te factureren
Met Appficient
Losse opdracht naast het contract, apart gefactureerd
Zoals het nu gaat
Niet zien welke opdrachtgever nog moet betalen
Met Appficient
Openstaande posten per contract, met herinneringen die vanzelf gaan
Zoals het nu gaat
Contracten, planning en facturatie in drie bestanden
Met Appficient
Eén omgeving met de opdrachtgever als middelpunt
Wat AppPilot voor een schoonmaakbedrijf kan doen
AppPilot is de AI in Appficient. Hij kijkt mee in je meldingen, offertes en facturen en zet werk klaar als concept. Jij bepaalt of het weggaat. Meer erover staat op de AppPilot-pagina.
Een beheerder mailt een klacht
AppPilot koppelt de melding aan de juiste opdrachtgever en locatie, ziet aan de toon hoe dringend het is en zet een concept-antwoord klaar met de historie erbij.
Een offerte voor een nieuw pand blijft open
Na een aantal dagen zonder reactie schrijft AppPilot een opvolgmail en zet een belafspraak als taak klaar.
Een contractfactuur blijft onbetaald
AppPilot bereidt de herinnering voor met een toon die past bij een vaste klant, en houdt rekening met werkdagen.
Er komt een aanvraag binnen via de mail
AppPilot leest de aanvraag, koppelt de relatie en zet een conceptofferte klaar op basis van je eigen prijsregels.
Google reviews
Wat ondernemers ervan vinden
Drie reviews van ondernemers die met Appficient werken. Er zit nog geen schoonmaakbedrijf tussen; vraag ons gerust naar een referentie in jouw vak.
De Barones Epe
Ik ben echt niet zo'n computermens. Maar dit snap ik meteen. Ik zocht niks ingewikkelds, gewoon iets waarmee ik m'n offertes en facturen kon regelen zonder gedoe. En dat doet het.
Google review
Astrid
Beauty Enzo 28
Vanaf het eerste contact voelden we ons serieus genomen. Geen enkele vraag was te veel en er werd altijd met kennis en geduld meegedacht.
Google review
Rami Ekinci
PM Bauelemente
Fantastisch programma, makkelijk in gebruik. Ik kan het alleen maar aanbevelen.
Google review
Software voor andere vakbedrijven
Lever je ook ander onderhoud aan dezelfde panden? Deze pagina's laten dezelfde omgeving zien vanuit een ander vak.
Veelgestelde vragen van schoonmaakbedrijven
Wat schoonmaakbedrijven vragen over contracten, planning en meldingen.
Kan ik maandelijkse contractfacturen automatisch laten klaarzetten?
Ja. Je legt per opdrachtgever het bedrag en de periode vast en de facturen worden op tijd klaargezet. Jij controleert de lijst en geeft akkoord. Automatische incasso kan meelopen, zodat je bij vaste klanten minder achter betalingen aan hoeft.
Kan ik per object bijhouden wie er schoonmaakt?
Ja. Je maakt taken per locatie met een dag en een verantwoordelijke, en bekijkt de planning per persoon of per team. Meldt iemand zich ziek, dan wijs je de taak toe aan een collega en is dat direct voor iedereen zichtbaar.
Hoe verwerk ik een klacht van een opdrachtgever?
De mail komt binnen in de gedeelde inbox en wordt een vraag met een status en een eigenaar, gekoppeld aan de juiste opdrachtgever. Zo blijft een melding niet hangen bij iemand die die dag vrij is, en zie je later terug wat er is gemeld en opgelost.
Kan ik eenmalig werk los factureren naast het contract?
Ja. Een vloerbehandeling, glasbewassing of opleverschoonmaak zet je weg als losse opdracht en factureer je apart. Het contract blijft gewoon zijn eigen ritme houden.
Kan ik meerdere locaties onder één opdrachtgever hangen?
Ja. Je legt de objecten vast bij dezelfde relatie, met adressen en contactpersonen. Contracten, facturen en meldingen komen daar allemaal bij te staan.
Kunnen mijn medewerkers hun planning op hun telefoon zien?
Ja, via de browser op telefoon of tablet. Ze zien welke objecten er die dag voor hen staan. Een aparte iOS- en Android-app is in ontwikkeling.
Is Appficient geschikt voor een klein schoonmaakbedrijf?
Ja. Werk je met een paar objecten, dan gebruik je vooral klanten, contracten en facturen. Groei je naar meer locaties en medewerkers, dan zet je planning en meldingen erbij aan.
Wat kost software voor een schoonmaakbedrijf?
Dat verschilt per bedrijf, want je betaalt per gebruiker en per onderdeel. Een schoonmaakbedrijf met vaste contracten heeft meestal klanten, planning, abonnementen en facturen nodig. Op de tarievenpagina zie je wat jouw samenstelling per maand kost. Proberen kan 30 dagen zonder betaalgegevens.