1
Klanten en werkhistorie
Bij de klant staan contactpersonen, adressen, notities en alle offertes, facturen en vragen. Een collega ziet zonder overleg wat er de vorige keer is gedaan en wat er is afgesproken.
Software voor installatiebedrijven
Van storingsmelding tot betaalde factuur in dezelfde omgeving. Plan je monteurs, houd uren en materiaal bij het project en laat onderhoudscontracten vanzelf factureren.
Geen betaalgegevens nodig.
Welke software heeft een installatiebedrijf nodig?
Een installatiebedrijf heeft software nodig waarin de klant, de offerte, de planning en de factuur aan elkaar hangen. Appficient is Nederlandse bedrijfssoftware die dat combineert: je legt een klant één keer vast, maakt daaruit een offerte, zet het werk op de planning, schrijft uren op het project en verstuurt daarna de factuur. Onderhoudscontracten lopen via abonnementen.
Waar de administratie van een installatiebedrijf vastloopt
Niet omdat er te weinig werk is, maar omdat het werk over te veel plekken verspreid staat.
1
De planning zit in het hoofd van één persoon
Wie er morgen naar welke klus rijdt, welke storing voorgaat en wie de spoeddienst heeft, wordt geregeld via de groepsapp en een print aan de deur. Valt die ene planner uit, dan ligt de week stil.
2
Materiaal en uren komen te laat binnen
De monteur schrijft ze op een briefje en dat briefje ligt tot vrijdag in de bus. Op het moment dat je factureert weet niemand meer of die extra meters leiding er nou wel of niet in zaten.
3
Onderhoud vraagt elk jaar dezelfde ronde met de hand
De contracten staan in een spreadsheet. Iemand moet dat bestand openen, bellen, inplannen en daarna alle facturen los aanmaken. Sla je een maand over, dan mis je omzet die je gewoon had mogen sturen.
Van storingsmelding tot betaalde factuur
Eén keten. Wat aan het begin wordt vastgelegd, staat aan het eind op de factuur.
- 1
De melding komt binnen
Een klant belt of mailt over een storing. Mail komt binnen als klantvraag in de gedeelde inbox, gekoppeld aan de juiste klant. Je ziet direct wat je er eerder hebt gedaan en welke afspraken er lopen.
- 2
Offerte of directe opdracht
Gaat het om vervanging van een toestel, dan stel je een offerte samen uit je eigen regels voor materiaal en montage-uren. De klant tekent digitaal en jij ziet wanneer dat gebeurt. Bij een storing sla je die stap over en plan je meteen in.
- 3
Het werk op de planning
Je maakt een taak met een datum en een verantwoordelijke, gekoppeld aan de klant. De monteur ziet zijn eigen dag in de browser op zijn telefoon, met adres en achtergrond erbij.
- 4
Uren en materiaal op het project
Grotere klussen zet je weg als project. Uren en inkoopkosten hangen daaraan, zodat je tijdens het werk ziet of de marge nog klopt in plaats van pas bij de eindafrekening.
- 5
Factureren
De factuur maak je vanuit de offerte, de opdracht of de geschreven uren. Er gaat een betaallink mee en blijft de factuur te lang staan, dan loopt de herinnering automatisch.
- 6
Onderhoud komt terug in beeld
Heeft de klant een onderhoudscontract, dan leg je dat vast als abonnement. De periodieke factuur wordt op tijd klaargezet en met een terugkerende taak houd je de beurt zelf in de gaten.
Weten wie waar rijdt, zonder groepsapp.
Plan het werk als taken met een datum, een eigenaar en de klant erbij. Je bekijkt de planning per dag of per medewerker en synchroniseert met je agenda. Een spoedklus schuif je ertussen, en de afspraken die je daarvoor verzet blijven zichtbaar in plaats van dat je ze vergeet.
Bekijk taken en planning
Onderhoudscontracten die zichzelf factureren.
Leg een contract één keer vast en laat Appficient de periodieke factuur klaarzetten, per maand, per kwartaal of per jaar. Automatische incasso kan erbij. Je hoeft niet meer met een spreadsheet langs alle klanten om te zien wie dit jaar aan de beurt is en wie er al betaald heeft.
Bekijk abonnementen
Zelf ervaren hoe dit werkt?
Probeer Appficient 30 dagen gratis. Zet een klant, een offerte en een factuur klaar en kijk of het bij je manier van werken past. Je hoeft geen betaalgegevens achter te laten.
Van losse tools naar één omgeving
De meeste installatiebedrijven werken met een boekhoudpakket, een spreadsheet voor onderhoud, een groepsapp voor de planning en een map met bonnen. Dat houdt het uit tot de derde monteur.
Zoals het nu vaak gaat
Met Appficient
Zoals het nu vaak gaat
Onderhoudscontracten in een spreadsheet die één iemand bijhoudt
Met Appficient
Contracten die periodiek zelf een factuur klaarzetten
Zoals het nu vaak gaat
Planning in de groepsapp en op een print aan de muur
Met Appficient
Taken met datum en eigenaar, zichtbaar per monteur
Zoals het nu vaak gaat
Uren en materiaal op briefjes, vrijdagmiddag overtypen
Met Appficient
Uren en kosten op het project, direct bruikbaar voor de factuur
Zoals het nu vaak gaat
Wat je bij die klant deed zit in het hoofd van de eigenaar
Met Appficient
Volledige historie bij de klant, ook voor een nieuwe collega
Zoals het nu vaak gaat
Storingsmails verdeeld over drie mailboxen
Met Appficient
Eén inbox met status en verantwoordelijke per vraag
Zoals het nu vaak gaat
Vier abonnementen die niet met elkaar praten
Met Appficient
Eén omgeving waarin het werk doorloopt
Wat AppPilot voor een installatiebedrijf kan doen
AppPilot is de AI in Appficient. Hij kijkt mee in je klantvragen, offertes en facturen en zet werk klaar als concept. Er gaat niets de deur uit voordat jij akkoord geeft. Meer erover lees je op de AppPilot-pagina.
Er komt een aanvraag per mail binnen
AppPilot koppelt het bericht aan de juiste klant, leest wat er gevraagd wordt en zet een conceptofferte klaar met je eigen prijzen. Jij controleert en verstuurt.
Een offerte blijft te lang open
Na een aantal dagen zonder reactie schrijft AppPilot een opvolgmail in jouw toon en zet een belafspraak als taak klaar bij de juiste collega.
Een factuur blijft openstaan
AppPilot bereidt de herinnering voor en houdt rekening met werkdagen en kantooruren, zodat er geen mail om elf uur 's avonds uitgaat.
Een klant mailt dat het spoed heeft
AppPilot ziet aan de toon dat de vraag niet kan wachten, zet de klantvraag hoger en vat de geschiedenis van die klant samen bij het concept-antwoord.
Google reviews
Wat ondernemers ervan vinden
Drie reviews van ondernemers die met Appficient werken. Er zit nog geen installatiebedrijf tussen; vraag ons gerust naar een referentie in jouw vak.
De Barones Epe
Ik ben echt niet zo'n computermens. Maar dit snap ik meteen. Ik zocht niks ingewikkelds, gewoon iets waarmee ik m'n offertes en facturen kon regelen zonder gedoe. En dat doet het.
Google review
Astrid
Beauty Enzo 28
Vanaf het eerste contact voelden we ons serieus genomen. Geen enkele vraag was te veel en er werd altijd met kennis en geduld meegedacht.
Google review
Rami Ekinci
PM Bauelemente
Fantastisch programma, makkelijk in gebruik. Ik kan het alleen maar aanbevelen.
Google review
Software voor andere vakbedrijven
Werk je in een aanpalend vak? Deze pagina's beschrijven dezelfde omgeving met de voorbeelden van die branche.
Veelgestelde vragen over software voor installatiebedrijven
Praktische vragen die installateurs stellen voordat ze overstappen.
Welke software heeft een installatiebedrijf nodig?
In de basis één plek voor klantgegevens, offertes, planning, projecten en facturatie. Zolang die onderdelen los van elkaar staan, typ je dezelfde gegevens meerdere keren over en zie je pas achteraf of een klus rendabel was. In Appficient loopt een getekende offerte door naar de planning, het project en de factuur.
Is Appficient ook geschikt voor een installateur die alleen werkt?
Ja. Als zzp'er begin je met klanten, offertes en facturen en laat je planning, projecten en contracten uit staan. Neem je later een monteur aan, dan zet je die onderdelen erbij zonder over te stappen naar een ander pakket.
Kan ik onderhoudscontracten automatisch laten factureren?
Ja. Een contract leg je vast als abonnement met een eigen periode: maandelijks, per kwartaal of per jaar. De factuur wordt op tijd klaargezet en kan met automatische incasso meelopen.
Kan een monteur er onderweg bij?
Ja, via de browser op telefoon of tablet. Hij ziet het adres, de klantgeschiedenis en zijn openstaande taken. Een aparte iOS- en Android-app is in ontwikkeling.
Zie ik per klus of ik er nog aan verdien?
Ja, als je de klus als project vastlegt. Uren en inkoopkosten hangen aan het project, dus je ziet omzet, kosten en marge terwijl het werk loopt in plaats van bij de eindafrekening.
Hoe verwerk ik facturen van de groothandel?
Je maakt een foto van de inkoopfactuur of stuurt hem door. Leverancier, factuurnummer en bedrag worden herkend en je koppelt de kosten aan de juiste klant of het juiste project.
Kan ik mijn bestaande klantgegevens meenemen?
Ja. Klantgegevens kun je importeren, zodat je niet in een lege omgeving begint en je historie op één plek verder opbouwt.
Wat kost software voor een klein installatiebedrijf?
Je betaalt per gebruiker en per onderdeel dat je aanzet. Een installatiebedrijf met twee monteurs en een planner betaalt dus minder dan een bedrijf met tien man in de bus. Op de tarievenpagina vink je aan wat je nodig hebt en zie je meteen wat het per maand wordt. Eerst 30 dagen proberen kan zonder dat je betaalgegevens achterlaat.