Dezelfde factuur elke maand opnieuw typen: een uur dat je als ondernemer niet hebt.
De eerste werkdag van de maand. Je opent je factuurprogramma, zoekt de template van vorige maand op, past de datum aan, controleert of het bedrag nog klopt, geeft het een nieuw factuurnummer en stuurt het op. Twintig minuten later doe je hetzelfde voor de volgende vaste klant. En daarna nog een keer. Elke maand opnieuw.
Voor bedrijven die vaste klanten bedienen op basis van een abonnement, retainer of maandelijkse dienstverlening, is dit een van de meest terugkerende en overbodige handelingen in de administratie. Niets verandert van maand tot maand, maar toch doe je elk keer het hele proces opnieuw.
Waarom dit handmatige werk zoveel kost
Het kost meer dan alleen tijd. Handmatig werken betekent ook handmatig fouten maken. Een vergeten nul bij het bedrag, een datum die je over het hoofd hebt gezien, een btw-percentage dat je vorige maand heeft aangepast maar dit keer niet meer. Kleine fouten, maar ze leiden tot vragen van klanten, correcties en extra e-mails.
Er is ook een continuïteitsrisico. Als jij op vakantie bent of ziek, worden de periodieke facturen niet verstuurd. Tenzij een collega het overneemt, maar daarvoor moet die collega weten welke klanten een vaste factuur krijgen, wat het bedrag is en wanneer het verstuurd moet worden. Die informatie staat nergens gestructureerd; het zit bij jou.
Bovendien: als je vijftien vaste klanten hebt die elk maand een factuur krijgen, kost het handmatige proces al snel twee tot drie uur per maand. Dat zijn uren die je direct kunt terugwinnen zonder dat iets verandert aan de relatie met je klant.
Hoe periodieke facturering werkt
Periodieke facturering is simpel: je stelt één keer in wat de factuur moet bevatten, hoe hoog het bedrag is, op welke dag van de maand hij verstuurd moet worden en aan welke klant. Het systeem neemt het vervolgens over en verstuurt de factuur automatisch op het juiste moment.
Je hoeft niet elke maand in te loggen, de factuur te controleren en te versturen. Je krijgt hooguit een bevestiging dat de factuur is verstuurd, zodat je weet dat het is gebeurd. Als er iets moet worden aangepast, doe je dat vóór de volgende factuurdatum.
Dat aanpassen is ook eenvoudiger dan het klinkt. Als een klant zijn pakket uitbreidt, pas je het bedrag aan in het sjabloon. Vanaf de volgende maand is het nieuwe bedrag automatisch van kracht. Je hoeft niet te onthouden dat je volgende maand een ander bedrag moet invullen; dat risico verdwijnt.
Wat je inricht voordat je automatiseert
Voordat je periodieke facturen instelt, is het goed om even te inventariseren welke klanten er in aanmerking komen. Klanten met een vaste maandelijkse vergoeding zijn de voor de hand liggende keuze. Maar ook klanten met kwartaalfacturen of jaarfacturen kunnen worden geautomatiseerd.
Zorg dat de klantgegevens correct zijn: naam, adres, btw-nummer als dat van toepassing is, en het juiste e-mailadres. Een periodieke factuur die naar het verkeerde adres gaat is erger dan een die je handmatig verstuurt, omdat je het misschien niet eens merkt.
Bepaal ook wat er op de factuur moet staan. Een omschrijving die de klant begrijpt, geen cryptische codes of interne benamingen. Als klanten elke maand automatisch een factuur ontvangen, moet die zelf-verklarend zijn, want jij gaat er niet elke maand bij uitleggen wat erin staat.
Combineren met betaalherinnering
Automatisch factureren werkt nog beter als je het combineert met automatische betalingsherinneringen. Betaalt een klant zijn maandelijkse factuur niet binnen de afgesproken termijn, dan gaat er automatisch een nette herinnering uit. Jij hoeft er niet naar te kijken tenzij er na de tweede herinnering nog steeds niets is betaald.
Die combinatie maakt je debiteurenbeheer grotendeels zelflerend. Klanten die altijd op tijd betalen, hoor je nooit van. Klanten die af en toe te laat zijn, ontvangen automatisch een herinnering. Jij grijpt alleen in als er echt iets structureel misgaat.
In Appficient stel je terugkerende facturen in per klant met een vaste factuurdag en bedrag. Het systeem verstuurt ze automatisch, je behoudt het overzicht en hoeft alleen actie te ondernemen als er iets afwijkt.
