Projectplanning in de ene tool, administratie in de andere. Daar gaat het overzicht verloren.
Je hebt een projectplanning in een tool. Je hebt je uren in een apart systeem. Je facturen staan in je boekhoudpakket. En de klantcommunicatie staat in je mail. Het project is inmiddels afgerond, de klant is blij, maar als je wilt weten wat het project je heeft opgeleverd, moet je vier systemen samenvoegen. En zelfs dan klopt het niet helemaal, want niet alle uren zijn geregistreerd en één inkoopfactuur is nooit gekoppeld aan het project.
De scheiding tussen projectplanning en administratie is voor veel bedrijven een structureel probleem. Planningtools zijn gericht op taken, deadlines en wie wat doet. Administratieve tools zijn gericht op geld: wat gaat in en wat gaat uit. Maar in een project zijn die twee niet los van elkaar te zien.
Wat er verloren gaat door de scheiding
Het meest directe verlies is marge. Als uren niet worden bijgehouden op het juiste project, of als inkoopkosten niet worden gekoppeld, weet je pas achteraf wat het project echt heeft gekost. En "achteraf" is te laat om bij te sturen of meerwerk te factureren.
Er is ook een overzichtsprobleem. Als de projectstatus alleen zichtbaar is in je planningtool, weet iemand die alleen in het administratieve systeem werkt niet hoe ver het project staat. Moet er al gefactureerd worden? Zijn er nog kosten te verwachten? Die vragen kunnen alleen worden beantwoord als de twee systemen samenwerken of als iemand handmatig de verbinding legt.
Dat handmatig verbinden is de derde kost: de tijd die iemand besteedt aan het overzetten van informatie van het ene naar het andere systeem. Dat zijn uren die direct verloren gaan en die ook nog eens fouten kunnen introduceren.
Wat een gecombineerd projectoverzicht geeft
Als planning en administratie in hetzelfde systeem zitten, heb je op elk moment een compleet beeld van een project. Je ziet de geplande taken, de bestede uren, de gemaakte kosten en de gefactureerde bedragen op één plek. Je hoeft niets samen te voegen of over te zetten.
Dat geeft je de informatie om betere beslissingen te nemen. Loopt een project uit? Je ziet het op tijd en kunt bespreken of dat meerwerk is of binnen de opdracht valt. Zijn er kosten bijgekomen die je nog niet hebt gefactureerd? Je ziet het in het projectoverzicht voordat je de eindafrekening maakt.
Ook voor de klant is het beter. Je kunt transparant zijn over voortgang en kosten zonder dat je drie systemen hoeft door te spitten. Als een klant vraagt hoeveel uur er al is besteed, heb je het antwoord direct.
Hoe je projecten inricht voor goed overzicht
Begin bij het starten van een project. Leg vast wat de opdracht is, wat het budget is in uren of geld, en welke collega’s eraan werken. Koppel de offerte aan het project, zodat je altijd weet wat er is afgesproken.
Zorg dat uren direct op het project worden geregistreerd. Niet in een algemene categorie en later handmatig toewijzen, maar direct bij het beginnen van een taak. Dat kost twee seconden maar geeft je aan het einde van de week een actueel urenoverzicht zonder handmatige samenvoegingen.
Koppel ook inkoopfacturen aan het project. Materialen die je voor een specifieke klant inkoopt, horen zichtbaar te zijn in het projectoverzicht. Zo zie je direct of je de kosten hebt meegenomen in de facturering.
Afsluiten van een project
Het afsluiten van een project is het moment waarop alle losse draden samenkomen. Je controleert of alle uren zijn geregistreerd, of alle inkoopkosten zijn verwerkt, en of alles is gefactureerd wat gefactureerd moet worden. Dat is een checklist van vijf minuten als het project goed is bijgehouden, en een tijdrovend puzzelwerk als dat niet het geval is.
Na het afsluiten heb je ook de data voor een evaluatie. Hoeveel uur heeft het project gekost versus de schatting? Wat waren de grootste kostenposten? Had je de offerte anders moeten opstellen? Die informatie maakt je volgende projectofferte nauwkeuriger, zonder dat je op gevoel hoeft te schatten.
In Appficient koppel je offertes, uren, inkoopkosten en facturen aan één project. Je houdt planning en administratie bij in hetzelfde systeem, zodat je op elk moment weet hoe een project er financieel voor staat.
